Cụm từ “Hợp pháp hóa lãnh sự” hay chứng thực các tài liệu, giấy tờ nước ngoài trở nên phổ biến trong những năm gần đây vì nhu cầu đầu tư hay kinh doanh quốc tế hoặc di chuyển đến nước ngoài sinh sống ngày càng tăng cao. Trên thực tế, hồ sơ hay văn bản công được cấp tại một quốc gia về mặt pháp lý sẽ không có giá trị tại những quốc gia khác mà phải thông qua quá trình được gọi là “Hợp pháp hóa lãnh sự”. Nói cách khác giấy tờ, văn bản công được cấp tại nước ngoài muốn sử dụng hợp pháp tại Việt Nam thì cần phải hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ văn bản công trên tại Đại sứ quán Việt Nam ở quốc gia cấp hoặc tại Đại sứ quán Việt Nam ở quốc gia được chấp thuận.  

Để giúp người đọc hiểu rõ khái niệm cũng như quy trình thực hiện thủ tục này, đọc qua bài viết dưới đây của Global Link Asia Consulting để tìm hiểu thêm thông tin chi tiết. 

Khái niệm hợp pháp hóa lãnh sự tại nước ngoài 

Theo pháp luật Việt Nam, hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Vì vậy, hồ sơ hoặc tài liệu được cấp tại nước ngoài muốn sử dụng tại Việt Nam cần phải thông qua hợp pháp hóa lãnh sự, vàquá trình hợp pháp hóa lãnh sự phải được thực hiện tại đại sứ quán Việt Nam quốc gia đã cấp hồ sơ hoặc tài liệu trên hoặc tại đại sứ quán Việt Nam ở quốc gia được chấp thuận. 

Ví dụ: Giấy chứng nhận công ty tại British Virgin Island (BVI) muốn sử dụng tại Việt Nam phải thông qua hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam ở BVI. Ngoài ra, còn có thể hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam ở Singapore, vì Singapore và Việt Nam chấp thuận điều này.   

=> Theo đó, "hợp pháp hóa lãnh sự" là một thủ tục hành chính với chức năng xác nhận giá trị của văn bản công nước ngoài và kiểm tra tính xác thực của chữ ký trên văn bản và tư cách của người ký văn bản đó. 

Trường hợp nào cần hợp pháp hóa lãnh sự?

 Các loại giấy tờ hồ sơ khách hàng tại Global Link Asia Consulting hợp pháp hóa lãnh sự:

• Chứng nhận thành lập doanh nghiệp
• Chứng nhận hoạt động công ty
• Chứng nhận giám đốc cổ đông
• Hồ sơ doanh nghiệp
• Sao kê ngân hàng cá nhân/ doanh nghiệp
• Bằng cấp
• Passport - Visa
• Và các loại giấy tờ khác

Có thể thấy hợp pháp hóa lãnh sự tại nước ngoài sẽ khiến công dân Việt Nam gặp vài trở ngại vì quá trình này bắt buộc phải diễn ra tại quốc gia đã cấp hồ sơ hoặc văn bản công của chủ sở hữu. Thực tế, chủ sở hữu không dễ nắm rõ quy trình & thủ tục vì những rào cản ngôn ngữ dẫn đến nhiều chi phí phát sinh không đáng có trong quá trình hợp pháp hóa lãnh sự.  

Hiểu được những khó khăn khi hợp pháp hóa lãnh sự tại nước ngoài của công dân Việt Nam, Global Link Asia Consulting hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự tại nước ngoài với quy trình rõ ràng với chi phí tiết kiệm và thời gian nhanh chóng. 

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự tại nước ngoài 

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ được cấp tại bất kỳ quốc gia thì thông thường cũng trãi qua quy trình bao gồm 6 bước như sau:

1. Hồ sơ & văn bản được cấp tại nước ngoài

2. Chứng thực tại Đại sứ quán Việt Nam tại quốc gia cấp hồ sơ & văn bản trên hoặc Đại sứ quán Việt Nam tại quốc gia được chấp thuận

3. Xác nhận ngoại giao tại quốc gia đó

4. Xác nhận ngoại giao tại Sở ngoại vụ/ Đại sứ quán Việt Nam tại quốc gia đó xác nhận

5. Dịch thuật công chứng tại Việt Nam (Bước này khách hàng có thể tự thực hiện để tiết kiệm chi phí)

6. Giấy tờ đã sẵn sàng sử dụng tại Việt Nam

Dịch vụ & quy trình hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự tại nước ngoài

Quy trình tư vấn dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự tại nước ngoài:

1. Tư vấn qua điện thoại

Trao đổi khách hàng để hiểu rõ nhu cầu của khách hàng và đưa ra giải pháp phù hợp

2. Khách hàng gửi hồ sơ tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự

Khách hàng chỉ cần gửi bản scan qua email cho GLAC

3. GLAC check với quốc gia khách hàng cần hợp pháp hóa

Sau khi nhận được bản scan bộ hồ sơ, GLAC tiến hành gửi sang quốc gia cấp hồ sơ của khách hàng để check xem bộ hồ sơ có hợp lệ và đủ điều kiện để hợp pháp hóa lãnh sự hay không

4. Báo phí

Thông báo phí chi tiết và thời gian hoàn tất dự kiến cho khách hàng

5. Tiến hành

Sau khi hoàn tất thỏa thuận và nhận được thanh toán từ khách hàng, GLAC sẽ tiến hành gửi bộ hồ sơ sang nước ngoài để hợp pháp hóa lãnh sự. Lưu ý: hồ sơ có thể không hoặc yêu cầu gửi bản gốc đến quốc gia khách hàng muốn hợp pháp hóa lãnh sự. 

Bài viết trên được Global Link Asia Consulting Pte. Ltd. biên soạn và đăng trực tiếp vào website www.globallinkconsulting.sg lần đầu vào ngày 06 tháng 12 năm 2018. Bản quyền thuộc Global Link Asia Consulting Pte. Ltd. Vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức trừ trường hợp được đồng ý bằng văn bản của Global Link Asia Consulting Pte. Ltd.