Hỗ trợ thành lập công ty tại nước ngoài

Global Links Asia Consulting Pte Ltd

Giải pháp quản lý kế toán - tài chính hiệu quả cho công ty Dropshipping/E-commerce

Điều hành một doanh nghiệp thương mại điện tử là một quá trình phức tạp không chỉ xoay quanh việc quản lý cửa hàng trực tuyến cơ bản. Với khối lượng lớn các đơn hàng mỗi tuần/mỗi tháng, rất nhiều chủ doanh nghiệp Dropshipping, E-commerce đang đau đầu trong việc tìm ra giải pháp quản lý kế toán - tài chính tối ưu nhất, mà vẫn có thể tự động hóa nhằm giảm thiểu sự tham gia của con người và tiết kiệm cho doanh nghiệp nhiều chi phí và thời gian nhất có thể.

Lúc này, tích hợp thương mại điện tử với phần mềm kế toán QuickBooks Online là một giải pháp không thể bỏ qua đối với những doanh nghiệp kinh doanh trực tuyến. Và để hỗ trợ Quý doanh nghiệp tận dụng tối đa phần mềm kế toán này, Global Link Asia Consulting sẽ giới thiệu đến Quý doanh nghiệp các giải pháp tích hợp thương mại điện tử hoạt động với QuickBooks Online.

1. Tự động nhập doanh số và doanh thu bằng ứng dụng Connect to PayPal

PayPal là một cổng thanh toán phổ biến được hàng triệu người dùng trên toàn cầu sử dụng hầu như mỗi ngày. Đây là cách tốt nhất để gửi hoặc nhận tiền trong nước và thậm chí trên toàn cầu từ khách hàng, người bán và nhà cung cấp hàng hóa. Vì lý do đó mà, PayPal rất quan trọng đối với các nhà kinh doanh trực tuyến và các doanh nghiệp nước ngoài.

1.1 Lợi ích khi tích hợp tài khoản PayPal vào ứng dụng QuickBooks Online

Với ứng dụng Connect to PayPal, mọi dữ liệu bán hàng sẽ tự động được nhập vào hệ thống của QuickBooks Online. Chủ doanh nghiệp hoặc nhà bán hàng trực tuyến có thể theo dõi tiến độ và doanh thu bán hàng ở một nền tảng tập trung dữ liệu là QuickBooks Online. Đồng thời, ứng dụng tích hợp này còn mang đến các lợi ích sau cho chủ doanh nghiệp:

  • Tăng tốc độ thanh toán: Hóa đơn sẽ được tạo và gửi từ QuickBooks Online sẽ có nút "Thanh toán ngay". Nút này sẽ dẫn khách hàng đến trang thực hiện thanh toán trực tuyến của PayPal. Tại đây, khách hàng có thể lựa chọn thanh toán bằng thẻ hoặc bằng tài khoản PayPal Personal của mình. Khoản tiền được thanh toán sẽ đi về tài khoản PayPal Business của chủ doanh nghiệp.
  • Hạn chế đáng kể các thao tác thủ công: Sau khi tích hợp thành công, chủ doanh nghiệp chỉ cần cài đặt 1 lần, QuickBooks Online và PayPal sẽ tự động phân phối và xử lý các khoản giao dịch đến từ khách hàng, nhà cung cấp.
  • Tiết kiệm nhiều thời gian hơn: Sau khi tích hợp, các khoản thanh toán qua PayPal sẽ được tự động cập nhật vào QuickBooks Online. Nhờ vậy, các khoản giao dịch sẽ được ghi nhận đúng thời hạn. Thay vì trước đây, mỗi lần thanh toán qua PayPal đòi hỏi một lần nhập sổ sách kế toán trên Excel, thì bây giờ, sẽ không còn thao tác thủ công nào cần phải thực hiện khi mọi thứ đã được tự động hóa.

This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

1.2 Các câu hỏi thường gặp khi tích hợp tài khoản PayPal vào QuickBooks Online

Câu hỏi Trả lời
1. Ứng dụng này có thay thế cho thao tác đồng bộ hóa tài khoản PayPal vào QuickBooks Online không? Không những thay thế, mà Connect to PayPal còn kết hợp thêm nhiều tính năng mới để tối ưu trải nghiệm sử dụng của người dùng. Nếu đã đồng bộ hóa tài khoản PayPal vào QuickBooks Online trước đó, Quý doanh nghiệp có thể sử dụng các tính năng của ứng dụng Connect to PayPal bằng cách cập nhật chương trình đồng bộ hóa hiện tại.
2. Ứng dụng này có thể nhập dữ liệu giao dịch trước đây hay không? Các giao dịch trước đây của Quý doanh nghiệp sẽ được nhập vào QuickBooks Online. Khi thiết lập ứng dụng, Quý doanh nghiệp sẽ được hỏi liệu có muốn nhập tối đa 18 tháng giao dịch lịch sử hay không. Nếu đồng ý, các giao dịch trước đây sẽ được nhập vào tài khoản QuickBooks Online của Quý doanh nghiệp.
3. Ứng dụng này có thể tự động cập nhật các giao dịch PayPal vào QuickBooks Online không? Hoàn toàn có thể. Quý doanh nghiệp có thể bật tính năng Auto-Add để cho phép ứng dụng nhập các giao dịch bán hàng qua PayPal mà không cần phải xem xét.
4. Làm thế nào để biết giao dịch qua PayPal có được cập nhật vào QuickBooks Online hay không? Quý doanh nghiệp có thể theo dõi tiến độ cập nhật giao dịch tại menu Banking hoặc menu Transactions. Các giao dịch qua PayPal sẽ xuất hiện trong tab In Review trong vòng 2 giờ. Ứng dụng sẽ tự động cập nhật sau 15-30 phút.
5. Có thể kết nối bao nhiêu tài khoản PayPal vào QuickBooks Online? Ứng dụng Connect to PayPal hỗ trợ kết nối nhiều tài khoản PayPal với QuickBooks Online.

2. Tự động nhập dữ liệu từ cửa hàng trực tuyến vào QuickBooks Online

Các nền tảng thương mại điện tử như Shopify, WooCommerce, Magento, BigCommerce, v.v… là nơi tập trung các hoạt động kinh doanh trực tuyến của doanh nghiệp. Khi tích hợp phần mềm kế toán là QuickBooks Online vào các cửa hàng trực tuyến này, mọi giao dịch, đơn hàng, quy trình vận chuyển hàng hóa, v.v… đều sẽ được cập nhật tự động và kịp thời. Từ đó giúp chủ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đáng kể khi không phải thường xuyên kiểm tra tình trạng đơn hàng và giao dịch thanh toán trên nhiều nền tảng khác nhau.

2.1 Lợi ích khi tích hợp phần mềm QuickBooks Online vào cửa hàng thương mại điện tử

Chỉ cần 1 lần cài đặt tích hợp QuickBooks Online vào cửa hàng thương mại điện tử, Quý doanh nghiệp có thể nhận được các lợi ích đáng kể sau:

  • Hạn chế sai sót khi nhập dữ liệu: Việc nhập dữ liệu thủ công đã vô tình dẫn đến khá nhiều sai sót về mặt dữ liệu mà không phải ai cũng kịp thời nhận ra. So với các quy trình kế toán truyền thống, nơi dữ liệu tài chính phải được nhập thủ công và được lưu tại nhiều file Excel khác nhau, giải pháp tích hợp phần mềm kế toán QuickBooks Online sẽ hạn chế sai sót không đáng có của con người.
  • Tăng hiệu quả công việc đáng kể: Việc tích hợp QuickBooks Online vào cửa hàng trực tuyến sẽ cho phép doanh nghiệp tự động gửi và truyền dữ liệu đến một nơi tập trung dữ liệu duy nhất. Điều này rất quan trọng trong việc hiểu được bức tranh toàn cảnh về tình hình tài chính của công ty, chẳng hạn như chi phí và lợi nhuận.
Ví dụ thực tế 1:

Khi một khách mua hàng trực tuyến liên hệ cửa hàng Dropshipping của Quý doanh nghiệp với mong muốn hỗ trợ xuất hóa đơn mua hàng từ 2 tháng trước, phần mềm kế toán QuickBooks Online sẽ hỗ trợ doanh nghiệp Dropshipping này:

  • nhanh chóng tìm ra và trích xuất hóa đơn dựa vào vài thông tin cơ bản (họ tên của khách, mặt hàng được mua, ngày thanh toán, số tiền đã thanh toán, v.v…) chỉ trong 5 giây bằng tính bằng Search Tips.
  • nhanh chóng phản hồi đến khách hàng với một hóa đơn mua hàng đầy đủ thông tin và chỉn chu về mặt giao diện

→ Thay vì phải xử lý các tài liệu hoặc tệp tin phức tạp, hoặc tốn nhiều thời gian tìm lại hồ sơ chứng từ, doanh nghiệp sẽ đẩy nhanh tiến độ xử lý công việc khi trích xuất tài liệu trên QuickBooks Online. Điều này cũng góp phần cải thiện trải nghiệm khách hàng của Quý doanh nghiệp.

Ví dụ thức tế 2:

Khi phía thanh toán trực tuyến PayPal yêu cầu doanh nghiệp trích xuất hóa đơn chứng từ làm việc với nhà cung cấp, hoặc báo cáo tài chính để gỡ limit tài khoản, phần mềm kế toán QuickBooks Online sẽ hỗ trợ Quý doanh nghiệp:

  • nhanh chóng trích xuất lịch sử hóa đơn chứng từ làm việc với khách hàng, nhà cung cấp với đầy đủ nguồn thông tin (ngày xuất hóa đơn, ngày thanh toán hàng hóa, v.v…)
  • thuận tiện đối chiếu với lịch sử giao dịch qua tài khoản PayPal ngay trên nền tảng của QuickBooks Online
  • nhanh chóng kết xuất báo cáo tài chính một cách thuận tiện và trùng khớp với các hóa đơn chứng từ đã cung cấp

→ Việc này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí khi đáp ứng yêu cầu kiểm tra từ các tổ chức tài chính quốc tế nói chung và từ PayPal nói riêng.

Online store QuickBooks

2.2 Các câu hỏi thường gặp khi tích hợp phần mềm QuickBooks Online vào cửa hàng trực tuyến

Câu hỏi Trả lời
1. Các đơn hàng từ cửa hàng trực tuyến được nhập vào QuickBooks Online như thế nào? Tất cả các đơn đặt hàng và tiền hoàn lại từ cửa hàng sẽ được hiển thị dưới dạng biên lai bán hàng trong QuickBooks. Mỗi đơn hàng được xuất từ ​​cửa hàng trực tuyến vào QuickBooks sẽ tự động bao gồm tất cả các mặt hàng và thuế (bao gồm cả phí vận chuyển).
2. QuickBooks Online có kiểm tra được danh sách hàng hóa được bán qua nền tảng thương mại điện tử không? QuickBooks Online có thể làm được điều này. Các giao dịch từ cửa hàng trực tuyến sẽ cập nhật với QuickBooks Online về các chi tiết của từng giao dịch bán hàng bao gồm số lượng mỗi mặt hàng đã được bán. Sau đó QuickBooks Online tự động khấu trừ các mặt hàng đã bán khỏi số lượng hiện có để danh sách luôn được cập nhật.
3. Làm thế nào để tích hợp QuickBooks Online vào cửa hàng trực tuyến? QuickBooks cung cấp rất nhiều ứng dụng tích hợp khác nhau cho từng nền tảng thương mại điện tử - nơi mà doanh nghiệp mở cửa hàng trực tuyến. Quý doanh nghiệp có thể tham khảo các ứng dụng trên cửa hàng ứng dụng của QuickBooks để lựa chọn giải pháp tích hợp phù hợp cho cửa hàng của mình.
4. Các ứng dụng tích hợp này có tính phí không? Cửa hàng ứng dụng QuickBooks cung cấp rất nhiều lựa chọn ứng dụng cho doanh nghiệp, bao gồm tính phí và miễn phí. Đa số các ứng dụng tích hợp cửa hàng và tích hợp cổng thanh toán đều miễn phí. Nhưng để cài đặt được các ứng dụng tích hợp này thì cần phải cài đặt QuickBooks Online trước.

3. Tối ưu hóa quy trình quản lý khách hàng khi tích hợp QuickBooks Online với CRM

CRM - Customer Relationship Management là một phương pháp giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của khách hàng như thông tin về tài khoản, nhu cầu, liên lạc và các vấn đề khác nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn.

3.1 Lợi ích khi kết hợp QuickBooks Online và CRM

Bằng cách tích hợp 2 giải pháp công nghệ là CRM và QuickBooks Online, giải pháp này cho phép doanh nghiệp:

  • Quản lý tất cả các mối quan hệ và tương tác của doanh nghiệp với khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng
  • Hợp lý hóa quy trình bán hàng, tùy chỉnh hóa đơn, báo giá và đơn đặt hàng.

Ngoài ra, lịch sử giao dịch và lịch sử liên hệ với khách hàng của doanh nghiệp đều được lưu trên một nền tảng, góp phần nâng cao chất lượng hỗ trợ khách hàng.

Ví dụ thực tế 3:

Khi sử dụng phương pháp kế toán xuất hóa đơn thông thường, doanh nghiệp sẽ mất thời gian chỉnh sửa, cập nhật tài liệu và gửi lại cho khách hàng mỗi khi có bất cứ thông tin nào cần thay đổi/cập nhật.

Tuy nhiên, chỉ với một lần tích hợp CRM với QuickBooks Online, mọi thay đổi/cập nhật kế toán chỉ cần thực hiện trực tiếp trên QuickBooks Online và hệ thống CRM sẽ hỗ trợ gửi trực tiếp tới khách hàng mà không cần thực hiện thêm một thao tác thủ công nào. Lúc này, với giải pháp tích hợp QuickBooks Online và CRM, doanh nghiệp có thể tăng tốc độ xử lý dữ liệu nội bộ và cập nhật đến khách hàng sớm nhất có thể.

→ Điều này vừa góp phần tăng trải nghiệm của khách hàng đối; vừa nâng cao hiệu suất trong công việc trong nội bộ doanh nghiệp.

CRM QuickBooks

3.2 Các câu hỏi thường gặp khi tích hợp QuickBooks Online và CRM

Câu hỏi Trả lời
1. Các Dropshipper/chủ doanh nghiệp E-commerce có những lựa chọn gì khi kết hợp QuickBooks và CRM?

Có nhiều cách để kết hợp 2 nền tảng công nghệ với nhau, bao gồm:

  • Sử dụng các ứng dụng tích hợp CRM vào QuickBooks Online từ cửa hàng ứng dụng của QuickBooks: Để tích hợp theo cách này, Quý doanh nghiệp cần cài đặt phần mềm QuickBooks Online trước và tham khảo các loại ứng dụng CRM hỗ trợ tích hợp cùng QuickBooks Online để chọn ra ứng dụng phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng của mình.
  • Tích hợp QuickBooks với CRM từ một nền tảng cung cấp khác: Các nền tảng CRM tách biệt đều trang bị thêm tính năng tích hợp với các phần mềm kế toán bán hàng QuickBooks Online như: Salesforce, Vtiger Cloud, Hubspot CRM, Zoho CRM, v.v… Để tích hợp theo cách này, Quý doanh nghiệp cần cài đặt trước cả 2 phần mềm và tiến hành tích hợp theo hướng dẫn của các bên cung cấp giải pháp này.

4. Vậy loại hình doanh nghiệp thương mại điện tử nào nên sử dụng QuickBooks Online?

Sau nhiều năm tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp Việt Nam trong hành trình mở rộng thị trường, Global Link Asia Consulting nhận thấy các doanh nghiệp kinh doanh dropshipping quốc tế sẽ được hưởng rất nhiều lợi ích từ giải pháp này. Cụ thể:

Các doanh nghiệp kinh doanh Dropshipping quốc tế thường kinh doanh các mặt hàng trên toàn thế giới với số lượng giao dịch rất lớn. Thông thường, các doanh nghiệp Dropshipping này sẽ:

  • Bỏ qua việc làm báo cáo tài chính  tình hình tài chính thiếu minh bạch nên thường bị các cổng thanh toán Stripe, PayPal đóng tài khoản hoặc limits tài khoản, hoặc;
  • Làm báo cáo tài chính sơ sài - không đầy đủ, do:
    • thiếu nhân sự chuyên môn đảm đương khối lượng giao dịch lớn, hoặc;
    • thiếu phần mềm kế toán hiệu quả - dễ sử dụng để có thể hỗ trợ tích hợp với các cổng thanh toán/cửa hàng trực tuyến.

→ Do đó, nếu Quý khách hàng đang:

  • Kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dropshipping quốc tế
  • Mở công ty tại Singapore, mở công ty tại Hồng Kông để tận dùng được các ưu đãi của cổng thanh toán PayPal Business, PayPal Pro tại Singapore, Hồng Kông

→ Hãy liên hệ ngay với Global Link Asia Consulting để hiểu hơn về cách triển khai - áp dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online - giải pháp tài chính - kế toán hiệu quả cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ khi kinh doanh quốc tế.

→ Hoặc trong trường hợp Quý doanh nghiệp muốn tập trung 100% vào việc kinh doanh, dịch vụ làm báo cáo tài chính trọn gói cho công ty Dropshipping/E-commerce của Global Link Asia Consulting sẽ là lựa chọn tối ưu nhất.

Global Link Asia Consulting - đơn vị tư vấn chuyên giải quyết các bài toán đầu tư, kinh doanh, vận hành khó của doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp quốc tế trong hành trình hội nhập ra thế giới - hoàn toàn có thể hỗ trợ Quý doanh nghiệp giải quyết vấn đề này. Với kiến thức sâu rộng trong các lĩnh vực:

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn, Global Link Asia Consulting tự hào khi đã hỗ trợ nhiều doanh nghiệp từ Start-up đến tập đoàn thuộc top 500 Việt Nam trong quá trình hội nhập quốc tế, đồng thời là đối tác làm việc trực tiếp với nhiều ngân hàng lớn, uy tín như OCBC, DBS, UOB, v.v..., đối tác của các cổng thanh toán quốc tế uy tín như PayPal và nhiều đối tác khác.

Bài viết trên được Global Link Asia Consulting Pte. Ltd. biên soạn và đăng trực tiếp vào website www.globallinkconsulting.sg lần đầu vào ngày 06 tháng 07 năm 2021. Bản quyền thuộc Global Link Asia Consulting Pte. Ltd. Vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức trừ trường hợp được đồng ý bằng văn bản của Global Link Asia Consulting Pte. Ltd.

1749 Last modified on Thứ tư, 21 Tháng 7 2021 15:40
Login to post comments

Liên hệ qua phone

Liên hệ qua email

Liên hệ qua Viber

Liên hệ qua Whatsapp

Liên hệ qua Skype

Liên hệ qua Telegram