Là một giải pháp mới, có tính đột phá cao, song nhiều doanh nghiệp vẫn đang phân vân về các vấn đề xoay quanh chữ ký điện tử/chữ ký số như: Chữ ký điện tử/ chữ ký số là gì; loại chữ ký này có hiệu lực pháp lý không; chữ ký điện tử/ chữ ký số có gì vượt trội hơn chữ ký giấy thông thường; chi phí đầu tư vào chữ ký điện tử, cách tạo chữ ký điện tử miễn phí, phần mềm tạo chữ ký điện tử nào là hiệu quả, an toàn, bảo mật với chi phí phải chăng v.v...

Hãy để Global Link Asia Consulting làm rõ những nghi vấn kể trên của Quý doanh nghiệp!

1. Chữ ký điện tử (E - signature) là gì? Chữ ký số (Digital Signature) là gì? Hai loại chữ ký này có gì khác nhau?

Hiện nay, mặc dù “ký PDF trực tuyến” không còn là một khái niệm - hành động xa vời với các doanh nghiệp, nhưng số người có thể hiểu kĩ bản chất giữa hai khái niệm tưởng chừng rất giống nhau là chữ ký điện tử và chữ ký số vẫn còn rất ít, thậm chí đánh đồng hai khái niệm này là một.

Tuy nhiên, xét về bản chất, hai loại hình chữ ký điện tử và chữ ký số này có ý nghĩa kỹ thuật lẫn pháp lý hoàn toàn khác nhau. Hãy cùng Global Link Asia Consulting tìm hiểu sự khác nhau này?

1.1 Chữ ký điện tử là gì?

Một số đặc điểm của chữ ký điện tử:

• Cách ký bằng chữ ký điện tử có thể ký thông qua một phần mềm chữ ký điện tử online hoặc chỉ đơn giản là “chèn hình vào file word hoặc pdf có sẵn”.
• Về bản chất, miễn là hợp đồng hoặc tài liệu có sự xác nhận - chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp được ký kết (thông qua biểu tượng, hình ảnh đính kèm) thì hợp đồng đã có thể coi là có hiệu lực pháp lý.
  • VD: Khi bạn có một đơn hàng DHL và nhân viên giao hàng nhờ bạn ký chữ ký trên IPAD của họ, hình ảnh chữ ký hiện trên IPAD chính là chữ ký điện tử. Hoặc khi doanh nghiệp đính kèm một hình ảnh chữ ký sống chụp bằng điện thoại vào file tài liệu, hình ảnh này cũng chính là chữ ký điện tử.
• Với chữ ký điện tử, doanh nghiệp không cần thật sự đầu tư nguồn lực vào phần mềm nào, ngoài ra chữ ký điện tử còn dễ sử dụng; do đó, chữ ký điện tử được xem là giải pháp thay thế tối ưu - hiệu quả cho chữ ký viết tay thông thường, đặc biệt trong bối cảnh doanh nghiệp kinh doanh quốc tế.
• Tuy nhiên, trong thời đại công nghệ cao, việc những cá nhân có mục đích xấu làm giả chữ ký điện tử rất dễ dàng, chưa kể, do không thông qua một thuật toán giúp xác nhận danh tính, hợp đồng có thể được ký bởi các cá nhân có mục đích xấu, nên doanh nghiệp cần lưu ý khi sử dụng chữ ký điện tử.

1.2 Chữ ký số (digital signature) là gì?

VD: Chữ ký số không có giao diện dễ nhìn như chữ ký điện tử, thực tế, chữ ký số chủ yếu nhằm mục đích xác nhận nguồn văn bản, đảm bảo văn bản không bị “chỉnh sửa” và xác thực danh tính người ký. Do đó, chúng ta thường thấy chữ ký số trong các giao dịch mã hóa với ngân hàng hoặc khi thanh toán trực tuyến.

TÓM LẠI, chữ ký số mang lại cho doanh nghiệp sự bảo mật, an toàn và độ tin cậy cao hơn rất nhiều lần khi sử dụng chữ ký điện tử.

1.3 Ứng dụng chữ ký điện tử/ chữ ký số cho công ty Singapore.

Singapore là quốc gia công nhận hiệu lực của cả chữ ký điện tử và chữ ký số. Vì thế mà ứng dụng của chúng vô cùng rộng rãi và hữu ích, cụ thể như sau:

• Nhìn chung, doanh nghiệp thường được khuyên dùng chữ ký điện tử cho những giao dịch nhỏ, đơn giản, đối tác quen thuộc.
• Còn đối với các giao dịch giá trị lớn, hay đối với các giao dịch yêu cầu sự xác nhận với cơ quan chính phủ như như khai thuế, nộp biểu mẫu với Cơ quan quản lý doanh nghiệp và kế toán (ACRA), v.v…, chính phủ sẽ yêu cầu doanh nghiệp ký chữ ký số.
• Các phần mềm chữ ký số chỉ được coi là có hiệu lực tại Singapore khi các chữ ký số được ký từ phần mềm được cấp cùng với Chứng chỉ chữ ký số (Digital Signature Certificate - DSC) có chứa thông tin chi tiết về danh tính của người ký (tên, email, ngày chữ ký được xác nhận, tổ chức xác nhận).

1.4 Làm sao để phân biệt chữ ký điện tử (e-signature) và chữ ký số (digital signature)?

Tóm lại, chữ ký số là một loại chữ ký điện tử - loại chữ ký này có tính bảo mật cao hơn, có thể chứa nhiều thông tin hơn và có thể bảo vệ tài liệu trước sự thay đổi trái phép từ người khác.

2. Chữ ký điện tử và chữ ký số mang đến lợi ích gì cho doanh nghiệp?

So với chữ viết tay thông thường, việc áp dụng chữ ký điện tử sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nhờ các lợi ích:

2.1 Tiết kiệm chi phí

Tiết kiệm chi phí: Khi sử dụng chữ ký tay thông thường, các doanh nghiệp phải chi trả một khoản tiền không nhỏ cho việc mua giấy và in ấn, cho chi phí vận chuyển giấy tờ trong và ngoài nước, nhất là khi chi phí vận chuyển quốc tế đang tăng cao trong thời buổi dịch COVID-19 bùng phát. Nhưng tin mừng là, các chi phí kể trên có thể được cắt giảm đáng kể khi doanh nghiệp áp dụng chữ ký điện tử vào quy trình kinh doanh. Với các thiết bị điện tử và mạng internet, chủ doanh nghiệp có thể gửi chữ ký điện tử đến bất cứ đối tác/ khách hàng nào ở bất cứ đâu mà không cần lo đến chi phí giấy tờ, vận chuyển bưu điện.

2.2 Tiết kiệm thời gian

Tiết kiệm thời gian: Doanh nghiệp không cần phải gặp gỡ các đối tác kinh doanh của mình để ký tài liệu - việc vốn mất thời gian ở cả hai bên (chờ ký, gửi thư, chờ ký, gửi lại, v.v..). Thay vào đó, chủ doanh nghiệp có thể ngay lập tức ký và gửi một tài liệu qua email hoặc bất kỳ hệ thống trực tuyến nào khác và tài liệu đó sẽ đến được người nhận địa chỉ thích hợp.

2.3 Đảm bảo tính bảo mật

Đảm bảo tính bảo mật: Với chữ ký điện tử - đặc biệt là chữ ký số, doanh nghiệp có thể theo dõi ai, khi nào và ở đâu đã ký tài liệu. Điều này đặc biệt hữu ích làm bằng chứng khi nói đến khiếu nại và kiện tụng.

2.4 Tự động hóa quy trình

Tự động hóa quy trình: Thu thập, sắp xếp, quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử dễ dàng hơn rất nhiều - thay vì phải lưu trữ bản giấy rồi lại SCAN để tiếp tục lưu trữ.

2.5 Thu hút khách hàng mới

Thu hút khách hàng mới: Với chữ ký điện tử, khách hàng có thể tiến hành mua hàng ngay lập tức thông qua điện thoại thông minh hoặc máy tính xách tay. Doanh nghiệp sẽ có lợi thế hơn đối thủ cạnh tranh của mình - gia tăng trải nghiệm số cho khách hàng rất nhiều so với phương pháp truyền thống.

Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí bằng cách sử dụng chữ ký điện tử so với chữ ký viết tay truyền thống. Một tài liệu có thể được gửi qua e-mail và có thể được ký sau vài phút. Điều này rất hữu ích cho các doanh nghiệp có sự hiện diện toàn cầu.

3. Chữ ký điện tử và chữ ký số có hiệu lực pháp lý như thế nào?

Chữ ký điện tử và chữ ký số có giá trị pháp lý ràng buộc ở hầu hết mọi quốc gia, và ngay cả các quốc gia đang phát triển cũng đang bắt đầu ban hành luật về chữ ký điện tử. Một số quốc gia có nền kinh tế phát triển và hệ thống tài chính vững mạnh đang áp dụng rộng rãi chữ ký điện tử và chữ ký số là Singapore, Hồng Kông, Mỹ, v.v… Đặc biệt, chữ ký điện tử được sử dụng phổ biến cho tất cả các loại giao dịch ở Singapore và việc sử dụng chúng ngày càng tăng do các công ty địa phương sử dụng rộng rãi.

Tại Singapore, việc sử dụng chữ ký điện tử/chữ ký số an toàn được quy định trong Luật giao dịch điện tử và Quy định về giao dịch điện tử 2010.

Vậy nên, các doanh nghiệp thành lập công ty tại Singapore có thể tin tưởng 100% vào hiệu lực pháp lý của Chữ ký điện tử/Chữ ký số khi hoạt động kinh doanh tại Singapore.

4. Áp dụng chữ ký điện tử/ chữ ký số như thế nào khi kinh doanh quốc tế?

Khi kinh doanh quốc tế, hầu như doanh nghiệp đều áp dụng chữ ký điện tử hoặc chữ ký số. Cùng điểm qua cả ưu và nhược điểm trong cách các doanh nghiệp đang sử dụng hai giải pháp này, từ đó rút ra được chiến lược chữ ký số/ chữ ký điện tử một cách hiệu quả, tiết kiệm chi phí.

4.1 Ưu - nhược điểm của chữ ký điện tử/ chữ ký số

Có nhiều doanh nghiệp chưa hiểu sâu về bản chất của chữ ký điện tử - chữ ký số thì đa phận sẽ sử dụng các cách sau:

• Đính kèm bản scan chữ ký sống của mình vào tài liệu cần ký và gửi cho đối tác
• Dùng một phần mềm chữ ký điện tử online miễn phí như Smart pdf, v.v…

Ưu điểm của các cách làm này là dễ sử dụng, dễ làm, không tốn chi phí. Tuy nhiên, nhược điểm là:

4.2 Giải quyết các nhược điểm bằng cách áp dụng giải pháp từ chuyên gia

Với kinh nghiệm tư vấn cho các khách hàng khi kinh doanh quốc tế, Global Link Asia Consulting đề xuất các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế nên đầu tư vào một phần mềm tạo và quản trị chữ ký điện tử kết hợp công nghệ chữ ký số chuẩn quốc tế cho phép doanh nghiệp ký với các khách hàn, đối tác trên toàn cầu.

• Phần mềm này nên vừa có tính năng dễ sử dụng của chữ ký điện tử, vừa có thuật toán giúp xác minh danh tính người ký, thời điểm ký
• Đặc biệt, phần mềm tạo chữ ký điện từ này phải tạo được các workflow tự động - có quy trình tự gửi người ký số 1 ký, sau khi hoàn tất gửi người ký 2 mà không cần nhân sự liên quan phải đi nhắc.

Hiện nay, Global Link Asia Consulting tự hào là đối tác chính thức làm việc trực tiếp với phần mềm chữ ký điện tử công nghệ chữ ký số SIGNNOW được thiết kế và phát triển bởi airSlate Mỹ. Phần mềm này đảm bảo:

• Doanh nghiệp sử dụng dễ dàng với hình thức của chữ ký điện tử nhưng công nghệ chữ ký số - bảo mật cao - xác minh danh tính người ký
• Phần mềm SIGNNOW còn có chuỗi thiết kế ký 1 tài liệu hoặc một nhóm tài liệu theo trình tự công việc tự động đã được thiết kế sẵn - chỉ cần set up 1 lần là đảm bảo tài liệu sẽ được ký hoàn tất, không cần mất thời gian đi nhắc từng bên ký.
• Không tốn chi phí in ấn, gửi thư hay các chi phí phát sinh khác

• Gia tăng trải nghiệm khách hàng do áp dụng công nghệ chuyển đổi số, số hóa toàn diện, dễ dàng

Bài viết trên được Global Link Asia Consulting Pte.Ltd. biên soạn và đăng trực tiếp vào website www.globallinkconsulting.sg/vi/  lần đầu vào ngày 13 tháng 05 năm 2021. Bản quyền thuộc Global Link Asia Consulting Pte. Ltd. Vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức trừ trường hợp được đồng ý bằng văn bản từ phía Global Link Asia Consulting Pte. Ltd.