Sự khác biệt giữa phần mềm kế toán QuickBooks Online và QuickBooks Desktop

Sự khác biệt giữa phần mềm kế toán QuickBooks Online và QuickBooks Desktop là một vấn đề quan trọng mà nhiều Doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp kế toán phù hợp cho Doanh nghiệp. Cả hai phần mềm này đều do Intuit phát triển và cung cấp nhiều tính năng hữu ích, nhưng mỗi phần mềm đều có những đặc điểm riêng biệt mà Cá nhân/Doanh nghiệp cần hiểu rõ để đưa ra quyết định đúng đắn.

Trong bài viết này, Global Link Asia Consulting sẽ so sánh giữa QuickBooks Online và QuickBooks Desktop để giúp Cá nhân/Doanh nghiệp hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa hai phần mềm và làm cho quyết định chọn lựa của Cá nhân/Doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn.

1. QuickBooks Online và QuickBooks Desktop: Lựa chọn nào tốt hơn?

Khi so sánh 2 dòng sản phẩm nổi tiếng của Công ty Intuit Singapore - QuickBooks Online và QuickBooks Desktop, cả 2 đều vượt trội về các tính năng kế toán, nhưng vẫn có điểm khác biệt chính – QuickBooks Online là phần mềm được tạo dựa trên nền tảng đám mây với chi phí dịch vụ theo tháng/năm và QuickBooks Desktop là phần mềm phải cài đặt cố định và đồng bộ với mô hình chi phí bản quyền.

Tuy nhiên, đó không phải điểm khác biệt duy nhất giữa hai dòng sản phẩm này. Trước khi đi sâu vào những so sánh cốt lõi, Global Link Asia sẽ cung cấp cho Doanh nghiệp một cái nhìn tổng quát về cả hai phần mềm QuickBooks Online và QuickBooks Desktop.

1.1. Quickbooks Online

QuickBooks Online (QBO) là phần mềm kế toán dựa trên nền tảng đám mây của Công ty Intuit Singapore. Mặc dù trong khoảng thời gian đầu QBO được ra mắt vào năm 2004, phần mềm online này ít phát triển hơn so với QuickBooks Desktop. Công ty Intuit đã không ngừng cải tiến sản phẩm và liên tục bổ sung những tính năng mới, những dịch vụ doanh nghiệp để cải thiện phần mềm của họ.

QuickBooks Online được thiết kế đặc biệt dành cho những Doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, các Doanh nghiệp lớn hoàn toàn có thể yên tâm khi Intuit cũng giới thiệu gói QuickBooks Online Advanced mới có thể giúp mở rộng phần mềm cho các Doanh nghiệp lớn hơn. Phần mềm cung cấp một bộ tính năng và kế toán ưu việt, thanh toán trực tuyến, hóa đơn bắt mắt, hơn 500 tính năng cho vay độc đáo.

Ngoài ra, QBO cũng dễ dàng tìm hiểu và sử dụng hơn so với QuickBooks Desktop. Vì phần mềm dựa trên nền tảng đám mây, có thể làm việc trên QBO ở bất kỳ đâu miễn là Doanh nghiệp có các thiết bị di động kết nối Internet, điều này giúp công ty dễ dàng quản lý doanh nghiệp của mình tại bất cứ đâu.

QBO thực sự là phần mềm kế toán hoàn hảo cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, công ty kinh doanh quốc tế, quản ly tập trung hoạt động công ty nội địa và chi nhanh nước ngoài, công ty kế toán, freelancer.

1.2. QuickBooks Desktop

QuickBooks Desktop là phần mềm kế toán lâu năm nhất trong tất cả các loại phần mềm, được giới thiệu từ năm 1992. Mặc dù là vậy nhưng QuickBooks Desktop vẫn khẳng định được vị trí của mình ở hiện tại và cả trong thời gian sắp tới. (Bất chấp những nỗ lực của Intuit buộc người dùng chuyển sang QuickBooks Online).

QuickBooks Desktop đã tạo nên vị thế của Intuit ngày nay, và nó vẫn là một trong những phần mềm chính được kế toán viên lựa chọn sử dụng trên toàn thế giới.

QuickBooks Desktop thường được nhắc đến nhất là QuickBooks Desktop Pro, mặc dù trên thực tế có 3 dòng sản phẩm QuickBooks Desktop khác nhau như: QuickBooks Desktop Pro, QuickBooks Premier, và QuickBooks Desktop Enterprise.

Ngoài ra, còn có thêm sự khác biệt chính giữa 3 dòng sản phẩm này, Pro được thiết kế dành cho loại hình công ty nhỏ, Premier dành cho loại hình công ty vừa, và Enterprise dành cho loại hình công ty lớn. Như vậy, mỗi một phần cải tiến đều có sẵn tính năng và người dùng.

Mỗi phiên bản QuickBooks Desktop cung cấp các công cụ kế toán vượt trội và các tính năng mở rộng, bao gồm theo dõi chi phí, lập ngân sách, và chi phí công việc, 200 tích hợp và cả những đánh giá tích cực từ khách hàng.

2. Tính năng

Dưới đây là bảng phân tích so sánh các tính năng cụ thể của mỗi dòng sản phẩm.

Tính năng	QuickBooks Online	QuickBooks Desktop
Hóa đơn
Quản lý liên lạc
Quản lý khách hàng	✖️
Theo dõi chi phí
Hàng tồn kho
Quản lý dự án
Theo dõi thời gian
Báo cáo	80	130
Đơn đặt hàng	✖️
Hỗ trợ tính thuế
Cho vay		✖️

Cả QuickBooks Online và QuickBooks Desktop đều cung cấp một số lượng lớn các tính năng. Trong khi cả hai đều chia sẻ nhiều tính năng giống nhau, tính năng của QuickBooks Desktop thường được phát triển hơn, ngoại trừ chức năng về hóa đơn.

Nhìn tổng quan, QuickBooks Desktop có nhiều tính năng toàn diện hơn, nhưng vẫn có một số tính năng mà chỉ QuickBooks Online mới có: bao gồm cho vay, lập hóa đơn quốc tế, và app trên ứng dụng di động. Vì vậy, QuickBooks Online sẽ mang đến những tính năng có giá trị nhất cho Doanh nghiệp.

Dưới đây là các phân tích so sánh các tính năng cụ thể của mỗi dòng sản phẩm:

3. Chi phí

QuickBooks Online và QuickBooks Desktop có 2 mức giá khác nhau. QuickBooks Online có cấu trúc giá thanh toán theo tháng/năm, còn QuickBooks Desktop sẽ tính phí theo gói sẵn có. 

Chính vì vậy, Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng tăng theo thời gian sẽ thấy việc dùng QBO tiện lợi hơn, vì việc nâng cấp lên các phiên bản tiên tiến hơn là dễ dàng. Trong khi đó,  QuickBooks Desktop sẽ bị giới hạn theo phiên bản theo các năm và từng nhu cầu cụ thể: ví dụ  QuickBooks Desktop v21, v22, v23. Vì vậy, Doanh nghiệp sẽ phải bỏ tiền ra mau phiên bản hiện hành trong trường hợp phiên bản cũ hết thời gian hỗ trợ, ví dụ: 2024, Intuit ngừng hỗ trợ phiên bảng Desktop v21.

Hiện tại, Global Link Asia Consulting là đại lý chính thức của QBO tại khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. Doanh nghiệp sẽ nhận được mức giá ưu đãi và dịch vụ hỗ trợ tốt nhất khi mua phiên bản Quickbooks Online.

Tính năng	Simple start	Essential	Plus	Advanced
Theo dõi doanh thu và chi phí
Sắp xếp hóa đơn
Khấu trừ thuế tối đa
Tạo hóa đơn và thanh toán
Theo dõi từ xa
Phát hành các báo cáo cơ bản
Gửi báo cáo dự toán
Theo dõi doanh thu và thuế thu nhập DN
Quản lý lên đến 1099 nhà thầu
Quản lý và thanh toán hóa đơn mua hàng
Theo dõi thời gian
Cho phép 25 tài khoản sử dụng		3 tài khoản	5 tài khoản	25 tài khoản
Theo dõi tiến độ lợi nhuận dự án
Theo dõi hàng tồn kho
Phân tích chi tiết tình hình kinh doanh
Xuất và gửi nhiều hóa đơn một lần
Tùy chỉnh truy cập theo chức năng
Tài khoản dành riêng cho người quản lý
Đào tạo trực tuyến theo yêu cầu
Tùy chỉnh nâng cao

QuickBooks Desktop có mô hình định giá cấp phép và định giá thuê theo năm. Chi phí dành cho QuickBooks Desktop khác nhau tùy thuộc theo phiên bản phần mềm mà Doanh nghiệp chọn để sử dụng.

Tính năng	Pro 2024	Premier 2024	Enterprise 24.0
Cập nhập những tính năng mới năm 2021
Theo dõi doanh thu và chi phí
Hóa đơn
Xuất báo cáo	100+	150+ Ngành công nghệ đặc biệt	150+ Báo cáo nâng cao
Gửi báo cáo dự toán
Theo dõi thuế thu nhập doanh nghiệp
Quản lý hóa đơn mua hàng và tài khoản phải trả
Theo dõi thời gian
Theo dõi hàng tồn kho
Giới hạn danh sách
Thanh toán cho 1099 nhà thầu
Dự đoán
Các tính năng cho ngành công nghiệp đặc biệt
Quét mã vạch hàng tồn kho bằng thiết bị di động
Vòng ưu tiên QuickBooks
Cải tiến tính năng chọn, đóng gói và vận chuyển
Đa người dùng	Lên đến 3 người dùng	Lên đến 5 người dùng	Lên đến 30 người dùng với chức năng nâng cao

QuickBooks Desktop có nhiều phương thức thanh toán phí, có phiên bản thanh toán 1 lần ( Ví dụ: QuickBooks Pro, QuickBooks Premier) và phiên bản khác gia hạn từng năm (Ví dụ: QuickBooks Enterprise).

Tuy nhiên, điều quan trọng là nếu Doanh nghiệp mua bản quyền của QuickBooks Pro hoặc Premier sẽ nhận được giấy phép sử dụng kéo dài 3 năm cho Doanh nghiệp của mình (Doanh nghiệp có thể chọn mô hình đăng ký hàng năm cho cả QuickBooks Pro và Premier để được truy cập vào những sản phẩm QB mới nhất và có sự hỗ trợ cao nhất).

Chi phí để sở hữu phần mềm phụ thuộc vào nhiều yếu tố:

• Khi QuickBooks Desktop có mức giá tốt hơn: nếu Doanh nghiệp dự định sẽ sử dụng QuickBooks Pro trong 3 năm và không bổ sung thêm người dùng, sự lựa chọn này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm một số tiền lớn. Tuy nhiên, các chi phí phụ thu thêm các tính năng của QuickBooks Desktop sẽ tăng lên nhanh chóng.
• Khi QuickBooks Online có mức giá tốt hơn: nếu Doanh nghiệp có nhiều người dùng, sử dụng nguồn dữ liệu từ ngân hàng, và muốn có sự hỗ trợ từ các thiết bị di động, QuickBooks Online có thể sẽ là sự lựa chọn tốt nhất. Với cấu trúc chi phí theo tháng sẽ tốt hơn đối với các doanh nghiệp nhỏ không có đủ dòng tiền để thanh toán chi phí bản quyền sử dụng hoặc là đăng ký theo năm.

Vì vậy, các Doanh nghiệp nên xem xét số lượng các tính năng cần sử dụng để quyết định lựa chọn QuickBooks Online hay là QuickBooks Desktop phù hợp với mô hình doanh nghiệp của mình.

4. Giao diện dễ sử dụng 

Phiên bản QuickBooks Online dễ sử dụng hơn nhiều so với phiên bản QuickBooks Desktop.

Một trong những khiếu nại nhiều nhất về QuickBooks Desktop là khó khăn trong việc tìm hiểu để sử dụng nó. Kế toán viên thường thấy rằng phiên bản QuickBooks Pro và Premier truyền thống dễ sử dụng hơn, nhưng không nhất thiết phải là kế toán viên hay chuyên gia để có thể sử dụng QuickBooks Online.

5. Hỗ trợ và chăm sóc khách hàng

Việc hỗ trợ khách hàng chưa bao giờ là thế mạnh của Intuit. Cả QuickBooks Online và QuickBooks Pro và Premier nổi tiếng trong việc hỗ trợ khách hàng không hiệu quả (Dịch vụ chăm sóc của QuickBooks Enterprise có sự ưu tiên hỗ trợ tốt hơn). Công ty đã thực hiện trong việc phát triển các trung tâm hỗ trợ thân thiện hơn với người dùng, nhưng thời gian chờ đợi vẫn còn dài, và không có bất kỳ email hỗ trợ nào đến từ công ty.

Dịch vụ hỗ trợ khách hàng của QuickBooks Online tốt hơn một chút bởi vì Doanh nghiệp không cần phải trả thêm chi phí phụ cho việc hỗ trợ, nhưng các sản phẩm của Inuit vẫn sẽ được cải thiện khi có liên quan đến vấn đề chăm sóc khách hàng.

6. Đánh giá chung

Cả hai phiên bản đều có những đánh giá ưu và nhược riêng biệt, mặc dù QuickBooks Online nhận được nhiều lời khiếu nại hơn. Và những khiếu nại thường xoay quanh:

• Giới hạn các ứng dụng di động
• Thời gian chạy chậm
• Lỗi
• Khả năng hỗ trợ khách hàng chưa tốt
• Nhiều người dùng phản ánh rằng QuickBooks Online không thể chiếm ưu thế được với QuickBooks Pro trong một số tính năng và chất lượng.

QuickBooks Desktop cũng có một số khiếu nại về:

• Khó khăn trong tìm hiểu để sử dụng
• Cưỡng chế nâng cấp
• Khả năng hỗ trợ khách hàng chưa tốt

Tuy nhiên, đa số người dùng vẫn thấy QuickBooks Desktop dễ sử dụng hơn và ghi được số điểm tích cực trên hầu hết trang web đánh giá của khách hàng. Và bất chấp những lời phàn nàn về QBO, QuickBooks Online vẫn được xếp hạng cao trên các trang web đánh giá và có nhiều người dùng hài lòng với sản phẩm. Ngoài ra, QuickBooks online cũng được đánh giá cao về tính di động, dễ sử dụng, được lựa chọn tính năng, tiết kiệm thời gian tự động hóa và tính năng, trong khi QuickBooks Pro lại được đánh giá cao về chương trình kế toán mạnh mẽ, tính năng đa dạng, độ tin cậy và các bản báo cáo.

Nhìn chung, các nhận xét của QuickBooks Pro có vẻ được yêu thích hơn, nhưng người dùng đều có ý kiến hai chiều khi nói đến mỗi phần mềm.

7. Sử dụng tích hợp

Cả hai phần mềm QuickBooks Online và QuickBooks Pro đều cung cấp một số lượng lớn các tính năng hữu ích và các sản phẩm hỗ trợ. Tuy nhiên, QuickBooks Online lại cung cấp hơn 500 tính năng trong khi QuickBooks Pro chỉ có tối đa 200 tính năng

Bên cạnh việc sở hữu nhiều tính năng hơn, QuickBooks Online cũng sở hữu những tính năng hỗ trợ tốt hơn. Các tính năng của QBO đáp ứng nhiều nhu cầu của Doanh nghiệp và bao gồm đa sự lựa chọn cổng thanh toán, trong khi QuickBooks Desktop hầu như không cung cấp bất kỳ cổng thanh toán nào, khiến cho tình trạng nhiều khách hàng hiện nay khó chấp nhận việc thanh toán hóa đơn trực tuyến.

8. Điểm khác biệt chính giữa QuickBooks Online và QuickBooks Desktop

Các thành phần chính của mỗi phần mềm bao gồm tính năng, chi phí, giao diện dễ sử dụng, dịch vụ hỗ trợ khách hàng và đánh giá. Ngoài ra, dưới đây mô tả điểm khác biệt chính giữa QuickBooks Online và QuickBooks Desktop mà tất các chủ Doanh nghiệp nhỏ nên cân nhắc.

Dưới đây là 8 yếu tố khác biệt chính giữa QuickBooks Desktop và QuickBooks Online:

9. Phần mềm nào là lựa chọn tối ưu cho nhu cầu kế toán của Doanh nghiệp?

Chọn QuickBooks Online nếu Doanh nghiệp muốn được đáp ứng các tiêu chí sau:

• Phần mềm dễ tìm hiểu và sử dụng
• Khả năng truy cập vào tài khoản từ xa với các ứng dụng di động.
• Tiết kiệm thời gian tự động và đồng bộ hóa thời gian tự động với ngân hàng của công ty và các hội nhập kinh doanh khác (other business integrations)
• Thay đổi quá trình thanh toán để khách hàng của công ty có thể trực tiếp thanh toán hóa đơn trực tuyến
• Lập hóa đơn quốc tế
• Truy cập vào tính năng cho vay của QuickBooks Capital
• Đồng bộ việc quản trị công ty mẹ và các công ty, chi nhanh quốc tế theo chuẩn mực kế toán quốc tế
• Dễ dàng đào tạo nhân sự sử dụng trong tương lai

Đặc biệt, theo báo cáo Tác động kinh tế khi dùng QuickBooks Online Advanced tới Doanh nghiệp (The Total Economic Impact™ Of Intuit QuickBooks Online Advanced ), việc sử dụng QuickBooks Online mang lại 488% ROI (Lợi nhuận trên vốn đầu tư dùng) trong 3 năm dùng, gia tăng hiệu quả làm việc tới 30% và ra quyết định nhanh hơn 15%

Chọn QuickBooks Desktop nếu Doanh nghiệp muốn

• Tìm kiếm phần mềm kế toán được cài đặt cục bộ
• Phần mềm, báo cáo chuyên dụng phù hợp cho 1 lĩnh vực kinh doanh cụ thể của công ty
• Các tính năng riêng dành cho ngành của QuickBooks Desktop Premier hoặc QuickBooks Desktop Enterprise
• Tính năng đơn đặt hàng
• Hệ thống kế toán hiện tại của Doanh nghiệp đang phức tạp
• Gia tăng bảo mật thông tin của công ty thông qua việc tự quản lý, lưu trữ dữ liệu

Cả QuickBooks Online và QuickBooks Desktop là những chương trình có tính năng kế toán ưu việt. Mỗi phần mềm đều có những ưu điểm và nhược điểm.

Với QuickBooks Online, người dùng nhận được nhiều tính năng tuyệt vời tương tự trong khi vẫn có được tính di động của phần mềm dựa trên nền tảng đám mây. QuickBooks Online dễ dàng sử dụng hơn và có nhiều tính năng tự động hơn, nhiều tích hợp, lập hóa đơn tốt hơn và có tính năng cho vay độc đáo.

Đặc điểm là thiếu tính năng đơn đặt hàng, quản lý khách hàng tiềm năng, và các tính năng phức tạp khác mà người dùng phiên bản Desktop lâu năm có thể bỏ qua (chẳng hạn như tùy chỉnh mẫu thư, lịch tích hợp, và thậm chí kiểm tra lỗi chính tả).

Với QuickBooks Desktop, người dùng nhận một số công cụ kế toán được phát triển nhất thị trường. Phần mềm cung cấp các tính năng toàn diện, những điểm nhấn nổi bật như quản lý khách hàng và đơn đặt hàng, các phiên bản phần mềm dành riêng cho ngành cụ thể, và có khả năng bảo mật cao hơn.

Nhược điểm là QuickBooks Desktop thiếu tính di động của QBO, có ít khả năng tự động, chưa cung cấp tính năng cho vay và thay đổi cổng thanh toán, và khó tìm hiểu để sử dụng (mặc dù phần mềm được tổ chức tốt và dễ dàng điều chỉnh hơn theo thời gian).

Cuối cùng, yếu tố quyết định thực sự là quy mô, loại hình và nhu cầu của Doanh nghiệp. Hy vọng những đánh giá tổng quát của Global Link Asia Consulting có thể giúp Doanh nghiệp đưa ra quyết định tối ưu trong quá trình tìm kiếm phần mềm kế toán tốt nhất.

Global Link Asia Consulting - đại lý chính thức của QuickBooks tại thị trường Châu Á Thái Bình Dương, cung cấp các dịch vụ trọn gói về QuickBooks bao gồm:

• Licence (cấp quyền sử dụng) phần mềm QuickBook Online đủ mọi phiên bản.
• Tư vấn và hỗ trợ đào tạo sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online:
• Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online cho công ty Singapore;
• Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online cho công ty Offshore;
• Hướng dẫn dử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online cho công ty Hồng Kông (Trung Quốc);
• Đăng ký Giấy phép làm việc tại Singapore, Hồng Kông;
• Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online cho công ty Mỹ;
• Khóa học elearning hướng dẫn sử dụng QuickBooks Online trực tuyến.
• Cài đặt QuickBooks phù hợp với nhu cầu và mô hình kinh doanh.

Để được hỗ trợ thêm chi tiết về hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online cho cho doanh nghiệp, vui lòng liên hệ QuickBook Proadvisor - Ms. Kaylin:

• Email: Địa chỉ email này đang được bảo vệ từ spam bots, bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó. Bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó.
• Phone (Viber/Skype/WhatsApp/Telegram): (+84) 0938 297 637

5.0 / 5.0 Reviews

+700

Khách hàng

+10 năm

Kinh nghiệm

Top 10

Thương hiệu Châu Á

Thu gọn Mở rộng