Apostille là gì? Phân biệt Apostille với Legalization (hợp pháp hóa lãnh sự nước ngoài)

Apostille là một chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền của quốc gia thành viên Công ước La Hay cấp nhằm xác nhận tính hợp pháp của một tài liệu, hồ sơ. Chứng nhận này được công nhận tại tất cả các quốc gia thành viên của Công ước mà không cần thêm bất kỳ thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự nào khác. Vậy, sự khác biệt giữa Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự (Legalization) là gì? Bài viết dưới đây của Global Link Asia Consulting sẽ chia sẻ thông tin chi tiết về Apostille và giúp Cá nhân/Doanh nghiệp phân biệt rõ ràng giữa hai hình thức này. 

1. Tổng quan về Apostille

1.1. Apostille là gì?

Apostille là một con dấu xác nhận tính chính thống của một tài liệu được cấp tại một quốc gia thành viên của Công ước La Hay. Con dấu này giúp cho tài liệu đó được công nhận và chấp nhận là hợp lệ tại tất cả các quốc gia thành viên khác của Công ước mà không cần phải trải qua thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự phức tạp.

Lưu ý: 

• Apostille chỉ xác nhận chữ ký và con dấu của một công chức trên một tài liệu, chứ không xác nhận nội dung của tài liệu đó.
• Hình thức của Apostille có thể khác nhau giữa các quốc gia, nhưng thông tin cơ bản thường bao gồm tên quốc gia cấp, ngày cấp, số hiệu, tên và chức danh người ký.

Cá nhân/ Doanh nghiệp sẽ cần Apostille nếu tất cả các điều kiện sau đây được đáp ứng:

• Quốc gia cấp văn bản là thành viên của Công ước Apostille; và
• Quốc gia sử dụng văn bản cũng là thành viên của Công ước Apostille; và
• Luật pháp của quốc gia cấp văn bản coi đó là văn bản công; và
• Quốc gia sử dụng văn bản yêu cầu Apostille để công nhận nó là văn bản công nước ngoài.

1.2. Những thông tin được đề cập trong tài liệu được Apostille

Dưới đây là những thông tin chính được ghi trong tài liệu được Apostille:

• Thông tin về quốc gia cấp Apostille
• Thông tin về hồ sơ, tài liệu được cấp Apostille
  • Loại văn bản công cộng (ví dụ: giấy khai sinh, giấy kết hôn, giấy chứng tử).
  • Số hiệu, ngày cấp của hồ sơ, tài liệu
  • Họ tên, chức vụ của người ký tên trên hồ sơ, tài liệu cấp Apostille
  • Tên cơ quan, tổ chức cấp hồ sơ, tài liệu
• Thông tin về cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille
  • Tên cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille (ví dụ: Bộ Ngoại giao).
  • Tên, chức vụ của người phụ trách cấp Apostille.
  • Thông tin liên lạc của cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille (số điện thoại, email, địa chỉ website).
• Thông tin về Apostille
  • Số Apostille
  • Ngày cấp Apostille
  • Con dấu, chữ ký của người phụ trách cấp Apostille.

1.3. Mục đích của chứng nhận Apostille

Apostille giúp đảm bảo rằng các tài liệu của Cá nhân/ Doanh nghiệp được công nhận và có giá trị pháp lý tại các quốc gia khác. Điều này rất quan trọng trong các giao dịch kinh doanh quốc tế, như ký kết hợp đồng hay mở công ty con.

Nhờ có Apostille, Cá nhân/ Doanh nghiệp không cần phải trải qua quy trình hợp pháp hóa lãnh sự phức tạp và tốn kém, vốn có thể mất nhiều thời gian và chi phí, cụ thể:

• Xác minh tính xác thực: Apostille xác nhận rằng chữ ký và con dấu trên giấy tờ công là xác thực. Điều này giúp loại bỏ những nghi ngờ về nguồn gốc và tính hợp lệ của tài liệu ở nước tiếp nhận.
• Quy trình hợp lý hóa: Quy trình Apostille là một giải pháp thay thế nhanh hơn và đơn giản hơn cho quy trình hợp pháp hóa truyền thống, bao gồm nhiều lớp xác thực của nhiều cơ quan chính phủ khác nhau.
• Sự công nhận rộng rãi: Giấy tờ Apostille được các nước thành viên của Công ước La Hay công nhận và chấp nhận rộng rãi, giảm nguy cơ bị cơ quan có thẩm quyền nước ngoài từ chối. 

Nhìn chung, Apostille thúc đẩy hợp tác quốc tế và đơn giản hóa các thủ tục pháp lý và hành chính liên quan đến việc sử dụng tài liệu, văn bản từ các quốc gia khác nhau.

1.4. Những quốc gia nào được sử dụng Apostille

Apostille chỉ có giá trị giữa các quốc gia là thành viên của Công ước La Hay. Điều này có nghĩa là nếu giấy tờ có nguồn gốc từ một quốc gia thành viên và được gửi đến một quốc gia thành viên khác thì chỉ cần có Apostille để xác minh tính hợp pháp của tài liệu mà không cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự. 

Hiện nay có hơn 120 quốc gia là thành viên của Công ước La Hay. 

Trong trường hợp, những quốc gia không là thành viên của Công ước này, thì tài liệu, giấy tờ để được sử dụng ở những quốc gia này, thì bắt buộc phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự tại quốc gia nơi giấy tờ, tài liệu đó được cấp. 

Đối với các Cá nhân/ Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng tài liệu ở các quốc gia thành viên Công ước La Hay, Global Link Asia Consulting cung cấp dịch vụ tư vấn và thực hiện chứng nhận Apostille uy tín, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.

2. Phân biệt Apostille với Legalization (hợp pháp hóa lãnh sự nước ngoài)

Cả Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự nước ngoài (Legalization) đều nhằm mục đích xác minh tính xác thực của giấy tờ công để sử dụng ở nước ngoài. Tuy nhiên, Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự khác nhau trong ứng dụng và phù hợp với các tình huống riêng biệt.

Dưới đây là sự khác nhau sự giữa Apostille với Legalization: 

Việc chọn lựa giữa chứng nhận Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự phụ thuộc vào quốc gia sử dụng tài liệu và mục đích cụ thể khi sử dụng tài liệu. Hiểu rõ sự khác biệt giữa hai phương thức này sẽ giúp Cá nhân/Doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình chuẩn bị tài liệu cho Doanh nghiệp. 

3. Những giấy tờ Doanh nghiệp cần chứng nhận Apostille

Các giấy tờ Doanh nghiệp có thể được Apostille:

• Giấy chứng nhận trình độ học vấn, bằng cấp học thuật, bằng đại học, v.v.;  
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (certifications of business registers);
• Giấy phép đi làm việc ở nước ngoài; 
• Giấy chứng nhận quyền sở hữu trí tuệ (patents); 
• Các lệnh và phán quyết của tòa án cũng như bất kỳ tài liệu nào khác do cơ quan có thẩm quyền hoặc quan chức công quyền cấp.

Lưu ý:

• Thông thường, các giấy tờ liên quan đến thủ tục hải quan và thương mại không được Apostille. Các giấy tờ này có thể cần được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc các hình thức hợp pháp hóa khác theo quy định của pháp luật.
• Các giấy tờ do cơ quan lãnh sự, đại sứ quán nước ngoài cấp không được chứng nhận Apostille. Thủ tục hợp pháp hóa cho những giấy tờ này có thể khác nhau tùy theo quốc gia.
• Các giấy tờ được sử dụng trong cùng một quốc gia thì không cần thực hiện Apostille. 

Cá nhân/ Doanh nghiệp có thể liên hệ với Global Link Asia Consulting để được hỗ trợ, tư vấn chi tiết về dịch vụ Apostille để tránh bất kỳ sự chậm trễ hoặc phức tạp nào.

4. Tài liệu, văn bản được chứng nhận Apostille

Hồ sơ cần thiết để thực hiện Apostille sẽ phụ thuộc vào tài liệu cần được Apostille và quốc gia mà Cá nhân/ Doanh nghiệp cần sử dụng tài liệu đó. Tuy nhiên, nhìn chung, hồ sơ sẽ bao gồm:

• Bản gốc hoặc bản sao đã được công chứng của văn bản cần được cấp Apostille;
• Phí dịch vụ cố định (có thể thay đổi tùy theo quốc gia);
• Mẫu đơn xin cấp Apostille được cung cấp sẵn, bao gồm thông tin liên lạc (gồm cả số điện thoại di động) và thông tin nhận lại tài liệu sau khi xử lý;
• Ghi rõ tên quốc gia yêu cầu tài liệu vì quy định có thể khác nhau tùy theo quốc gia.

5. Quy trình Apostille tài liệu, hồ sơ tại Global Link Asia Consulting

Global Link Asia Consulting cung cấp dịch vụ Apostille nhanh chóng và dễ dàng cho các loại tài liệu khác nhau từ nhiều quốc gia. Dưới đây là quy trình 5 bước đơn giản để lấy Apostille cho tài liệu của Cá nhân/ Doanh nghiệp:

• 1

  Bước 1: Tư vấn

• 2

  Bước 2: Xác thực tài liệu, hồ sơ

• 3

  Bước 3: Dịch thuật và công chứng tài liệu

• 4

  Bước 4: Nộp tài liệu, hồ sơ

• 5

  Bước 5: Nhận chứng nhận Apostille

6. Các câu hỏi thường gặp về chứng nhận Apostille

Global Link Asia Consulting là chuyên gia tư vấn tiên phong với hơn 10 năm kinh nghiệm, là đối tác tin cậy đồng hành cùng hơn 750 doanh nghiệp phát triển chuyên nghiệp và tạo sự đột phá trên thị trường quốc tế.

Global Link Asia Consulting chuyên tư vấn chiến lược và hỗ trợ thành lập công ty tại hơn 10 quốc gia khác nhau, cung cấp các dịch vụ hỗ trợ vận hành trọn gói từ A - Z, bao gồm:

• Tư vấn chiến lược và thành lập công ty tại hơn 10 quốc gia trên thế giới như Singapore, Hồng Kông, Mỹ, Úc, Thái Lan, Malaysia và các quốc gia Offshore như BVI, Belize, Seychelles, v.v.
• Tư vấn mở tài khoản ngân hàng cá nhân và tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, cổng PayPal và Stripe tại Singapore, Hồng Kông, Mỹ.
• Tư vấn thuế, chuẩn bị báo cáo tài chính SFRS, IFRS, tờ khai thuế TNDN, VAT/GST v.v.
• Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ sau thành lập như:
• Thuê địa chỉ văn phòng;
• Hợp pháp hóa lãnh sự nước ngoài;
• Đăng ký bảo hộ nhãn hiệu, patent tại Singapore, Mỹ;
• Đăng ký Giấy phép làm việc tại Singapore, Hồng Kông;
• Thiết kế website, số sim quốc tế;
• Đăng ký DUNS, Apply Developer, chứng chỉ ESG toàn cầu.

Hơn 10 năm kinh nghiệm, đội ngũ chuyên gia 5-25 năm kinh nghiệm với các chứng chỉ chuẩn quốc tế, đối tác trực tiếp OCBC, UOB, DBS, PayPal, Stripe và bề dày hỗ trợ hơn 750 khách hàng thuộc nhiều lĩnh vực và quy mô, Global Link Asia Consulting tự hào cam kết cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, đúng luật, minh bạch, không chi phí ẩn, đồng hành cùng doanh nghiệp phát triển đột phá và vững bền.

5.0 / 5.0 Reviews

+700

Khách hàng

+10 năm

Kinh nghiệm

Top 10

Thương hiệu Châu Á

Thu gọn Mở rộng