Apostille là gì? Phân biệt Apostille với Legalization (Hợp pháp hóa lãnh sự nước ngoài)

Doanh nghiệp cần dùng giấy tờ ở nước ngoài chỉ phải làm một thủ tục Apostille, thay vì hai bước chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự, nếu cả hai nước cùng áp dụng Công ước La hay (Công ước Apostille). Từ ngày 11/9/2026, Việt Nam chính thức áp dụng Công ước này.

Theo chuyên gia hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ tại GLAC, việc đầu tiên Doanh nghiệp cần kiểm tra là quốc gia tiếp nhận có áp dụng Apostille hay tham gia Công ước La Hay hay không. 

Bài viết từ chuyên gia Global Link Asia Consulting giúp Doanh nghiệp nắm rõ:

• Apostille là gì và chứng nhận Apostille gồm những thông tin nào;
• Việt Nam áp dụng Apostille từ khi nào và với những quốc gia nào;
• Apostille khác hợp pháp hóa lãnh sự ở điểm nào;
• Hồ sơ, nơi nộp và thời gian xin chứng nhận Apostille tại Việt Nam.

Hãy cùng chuyên gia Global Link Asia Consulting tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Apostille là gì và có giá trị như thế nào?

Apostille là chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền của nước cấp giấy tờ cấp, xác nhận chữ ký, chức danh người ký và con dấu trên giấy tờ công. Giấy tờ có Apostille được sử dụng tại nước thành viên khác mà không cần hợp pháp hóa lãnh sự.

1.1. Apostille là gì?

Apostille là một chứng nhận xác nhận tính xác thực của chữ ký, chức danh người ký và con dấu trên giấy tờ công được cấp tại một quốc gia thành viên của Công ước La Hay (Công ước Apostille). Theo Điều 3 Công ước Apostille, chứng nhận này là thủ tục duy nhất mà nước sử dụng giấy tờ được yêu cầu.

Công ước Apostille là tên gọi tắt của Công ước La Hay ngày 5/10/1961 về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công nước ngoài. Công ước này do Hội nghị La Hay về Tư pháp quốc tế (HCCH) quản lý. Mục đích của Công ước Apostille là thay chuỗi xác nhận qua nhiều cơ quan bằng một chứng nhận duy nhất.

Lưu ý:

• Apostille chỉ xác nhận chữ ký, chức danh và con dấu trên giấy tờ, không xác nhận nội dung của giấy tờ đó (Điều 5 Công ước Apostille);
• Hình thức của Apostille khác nhau giữa các quốc gia, nhưng phải có đủ 10 mục thông tin theo mẫu tại Phụ lục Công ước.

Cá nhân/Doanh nghiệp cần Apostille khi đáp ứng tất cả các điều kiện sau:

• Quốc gia cấp giấy tờ là thành viên của Công ước Apostille;
• Quốc gia sử dụng giấy tờ cũng là thành viên của Công ước Apostille và không phản đối việc gia nhập của quốc gia cấp;
• Luật pháp của quốc gia cấp coi đó là giấy tờ công;
• Quốc gia sử dụng giấy tờ yêu cầu xác thực giấy tờ công nước ngoài.

1.2. Chứng nhận Apostille gồm những thông tin nào?

Mỗi chứng nhận Apostille gồm 10 mục thông tin cố định theo mẫu tại Phụ lục Công ước Apostille. Nhờ mẫu thống nhất này, cơ quan tiếp nhận ở mọi nước thành viên đọc và kiểm tra Apostille theo cùng một cách. 

Chuyên gia hợp pháp hóa lãnh sự tại GLAC đã tổng hợp 10 mục thông tin dưới đây để giúp Doanh nghiệp tự kiểm tra Apostille trước khi nộp hồ sơ:

1.3. Mục đích của chứng nhận Apostille

Apostille giúp giấy tờ của Cá nhân/Doanh nghiệp được công nhận tại các quốc gia thành viên khác. Chứng nhận Apostille rất quan trọng trong các giao dịch kinh doanh quốc tế, như ký kết hợp đồng hay mở công ty con ở nước ngoài. Cụ thể:

• Xác minh tính xác thực: Apostille xác nhận chữ ký và con dấu trên giấy tờ công là xác thực. Cơ quan tiếp nhận ở nước sử dụng nhờ đó không cần xác minh lại nguồn gốc giấy tờ;
• Giảm số bước thủ tục: Doanh nghiệp chỉ làm một bước Apostille tại nước cấp, thay vì chứng nhận lãnh sự tại nước cấp và hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện của nước sử dụng;
• Công nhận rộng rãi: Công ước Apostille có 129 thành viên khi Việt Nam gia nhập (HCCH, 2025).

1.4. Những quốc gia nào được sử dụng Apostille?

Apostille chỉ có giá trị giữa các thành viên của Công ước La Hay. Điều này có nghĩa là giấy tờ cấp tại một nước thành viên và dùng tại một nước thành viên khác chỉ cần Apostille, không cần hợp pháp hóa lãnh sự.

Danh sách thành viên được HCCH cập nhật tại bảng tình trạng Công ước Apostille. Nếu nước sử dụng giấy tờ không phải thành viên của công ước La Hay, Cá nhân/Doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ đó để được sử dụng hợp pháp tại quốc gia tại nước này. 

Đối với các Cá nhân/Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng tài liệu ở các quốc gia thành viên Công ước La Hay, Global Link Asia Consulting cung cấp dịch vụ tư vấn và thực hiện chứng nhận Apostille uy tín, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.

2. Việt Nam đã áp dụng Apostille chưa và áp dụng với những quốc gia nào?

Việt Nam đã gia nhập Công ước La Hay và áp dụng Apostille từ ngày 11/9/2026. 

2.1. Việt Nam gia nhập Công ước Apostille từ khi nào?

Việt Nam gia nhập Công ước Apostille qua 4 mốc chính sau:

Từ ngày 11/9/2026, giấy tờ công có Apostille của nước thành viên được sử dụng trực tiếp tại Việt Nam mà không cần hợp pháp hóa lãnh sự. Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille của Việt Nam (Điều 6 Nghị định 293/2026/NĐ-CP).

2.2. Những quốc gia nào chưa áp dụng Apostille với Việt Nam?

Ba nước đã phản đối việc Việt Nam gia nhập trong thời hạn 6 tháng theo Điều 12 Công ước. Theo thông báo của Sở Ngoại vụ TP.HCM, Apostille không áp dụng giữa Việt Nam và các nước sau:

• Cộng hòa Liên bang Đức (phản đối ngày 20/5/2026);
• Cộng hòa Áo (phản đối ngày 19/6/2026);
• Cộng hòa Séc (phản đối ngày 02/7/2026).

Giấy tờ trao đổi với ba nước trên vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự theo Nghị định 111/2011/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 196/2025/NĐ-CP. Ngoài ra, Thái Lan chỉ áp dụng Apostille từ ngày 28/02/2027, nên giấy tờ dùng tại Thái Lan vẫn cần hợp pháp hóa lãnh sự đến thời điểm đó.

3. Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự khác nhau ở điểm nào?

Apostille là một bước xác nhận duy nhất tại nước cấp giấy tờ. Hợp pháp hóa lãnh sự cần thêm bước xác nhận tại cơ quan đại diện của nước sử dụng giấy tờ.

3.1. Hợp pháp hóa lãnh sự (Legalization) là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của nước sử dụng chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ nước ngoài. Tại Việt Nam, thủ tục này được quy định tại Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

Ví dụ, giấy tờ Việt Nam dùng tại nước không áp dụng Apostille phải qua hai bước. Trước tiên, Bộ Ngoại giao Việt Nam chứng nhận lãnh sự. Tiếp theo, cơ quan đại diện của nước sử dụng tại Việt Nam hợp pháp hóa giấy tờ đó.

Để giúp Doanh nghiệp chọn đúng thủ tục ngay từ đầu, chuyên gia tư vấn hợp pháp hóa lãnh sự tại GLAC đã tổng hợp bảng so sánh dưới đây và các thông tin cần lưu ý:

3.2. Khi nào Doanh nghiệp chọn Apostille, khi nào chọn hợp pháp hóa lãnh sự?

Việc chọn giữa chứng nhận Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự phụ thuộc vào quốc gia sử dụng giấy tờ và loại giấy tờ. 

• Doanh nghiệp chọn Apostille khi nước sử dụng áp dụng Apostille với nước cấp. 
• Doanh nghiệp chọn hợp pháp hóa lãnh sự khi nước sử dụng là Đức, Áo, Cộng hòa Séc, nước chưa là thành viên, hoặc khi giấy tờ nằm ngoài phạm vi Apostille.

Trên thực tế, không ít hồ sơ bị trả về vì Doanh nghiệp làm Apostille cho giấy tờ dùng tại nước đã phản đối Việt Nam. Chuyên gia GLAC luôn kiểm tra bảng tình trạng của HCCH trước khi chọn thủ tục.

Cá nhân/Doanh nghiệp tham khảo thông tin chi tiết về dịch vụ: 

• Hợp pháp hóa lãnh sự tại Hồng Kông;
• Hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu, hồ sơ Singapore.

4. Những giấy tờ nào được chứng nhận Apostille?

Apostille áp dụng cho giấy tờ công, gồm giấy tờ tư pháp, giấy tờ hành chính, văn bản công chứng và văn bản chứng thực. Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến thương mại, hải quan không thuộc phạm vi Apostille.

4.1. Giấy tờ công nào của Việt Nam được cấp Apostille?

Điều 10 Nghị định 293/2026/NĐ-CP chia giấy tờ công của Việt Nam thuộc phạm vi Apostille thành 5 nhóm. Luật sư Thomas Trần tại GLAC đã tổng hợp bảng dưới đây để giúp Doanh nghiệp xác định nhanh giấy tờ của mình thuộc nhóm nào:

Các giấy tờ Doanh nghiệp thường cần Apostille gồm:

• Giấy chứng nhận trình độ học vấn, bằng cấp học thuật, bằng đại học, bảng điểm;
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
• Giấy phép đi làm việc ở nước ngoài;
• Giấy chứng nhận quyền sở hữu trí tuệ, ví dụ văn bằng bảo hộ sáng chế;
• Bản án, quyết định của tòa án và giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền cấp.

4.2. Giấy tờ nào không được cấp Apostille?

Theo Điều 1 Công ước Apostille và Điều 11 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, các giấy tờ sau không được cấp Apostille:

• Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan;
• Giấy tờ do viên chức ngoại giao, lãnh sự lập khi thực hiện chức năng;
• Giấy tờ không do cơ quan có thẩm quyền cấp và chưa được công chứng, chứng thực;
• Giấy tờ bị sửa chữa, tẩy xóa không đúng quy định hoặc có dấu hiệu giả mạo;
• Giấy tờ đã bị thu hồi, hủy bỏ hoặc không được phép mang ra nước ngoài;
• Giấy tờ điện tử không có chữ ký số hợp lệ.

Các giấy tờ chỉ sử dụng trong cùng một quốc gia thì không cần Apostille.

5. Global Link Asia Consulting hỗ trợ Cá nhân/Doanh nghiệp chứng nhận Apostille như thế nào?

Theo kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp của GLAC trong hơn 10 năm đồng hành, hồ sơ Apostille được xử lý đúng hạn khi Doanh nghiệp xác định đúng nước sử dụng và loại giấy tờ ngay từ đầu. Chuyên gia GLAC sẽ trực tiếp kiểm tra giấy tờ, chuẩn bị bản dịch và nộp hồ sơ thay Doanh nghiệp. 

Quy trình dịch vụ Apostille trọn gói tại Global Link Asia Consulting gồm 5 bước:

1. Tư vấn: Chuyên gia GLAC xác định nước sử dụng giấy tờ áp dụng Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự, sau đó hướng dẫn Doanh nghiệp chuẩn bị các giấy tờ cần thiết;
2. Xác thực tài liệu, hồ sơ: Cá nhân/Doanh nghiệp cung cấp bản chính hoặc bản sao chứng thực. Global Link Asia Consulting kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ theo Điều 11 Nghị định 293/2026/NĐ-CP;
3. Dịch thuật và công chứng tài liệu: GLAC hỗ trợ dịch thuật tài liệu sang nhiều ngôn ngữ và công chứng bản dịch để bản dịch thuộc phạm vi cấp Apostille;
4. Nộp tài liệu cho cơ quan có thẩm quyền: GLAC đại diện Cá nhân/Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ TP.HCM hoặc qua cổng dịch vụ công trực tuyến;
5. Nhận chứng nhận Apostille: GLAC theo dõi hồ sơ, kiểm tra 10 mục thông tin trên Apostille và trao trả kết quả cho Cá nhân/Doanh nghiệp.

6. Các câu hỏi thường gặp về chứng nhận Apostille?

Global Link Asia Consulting là chuyên gia tư vấn tiên phong với hơn 10 năm kinh nghiệm, là đối tác tin cậy đồng hành cùng hơn 750 doanh nghiệp phát triển chuyên nghiệp và tạo sự đột phá trên thị trường quốc tế.

Global Link Asia Consulting chuyên tư vấn chiến lược và hỗ trợ thành lập công ty tại hơn 10 quốc gia khác nhau, cung cấp các dịch vụ hỗ trợ vận hành trọn gói từ A - Z, bao gồm:

• Tư vấn chiến lược và thành lập công ty tại hơn 10 quốc gia trên thế giới như Singapore, Hồng Kông, Mỹ, Úc, Thái Lan, Malaysia và các quốc gia Offshore như BVI, Belize, Seychelles, v.v.
• Tư vấn mở tài khoản ngân hàng cá nhân và tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, cổng PayPal và Stripe tại Singapore, Hồng Kông, Mỹ.
• Tư vấn thuế, chuẩn bị báo cáo tài chính SFRS, IFRS, tờ khai thuế TNDN, VAT/GST v.v.
• Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ sau thành lập như:
• Thuê địa chỉ văn phòng;
• Hợp pháp hóa lãnh sự nước ngoài;
• Đăng ký bảo hộ nhãn hiệu, patent tại Singapore, Mỹ;
• Đăng ký Giấy phép làm việc tại Singapore, Hồng Kông;
• Thiết kế website, số sim quốc tế;
• Đăng ký DUNS, Apply Developer, chứng chỉ ESG toàn cầu.

Hơn 10 năm kinh nghiệm, đội ngũ chuyên gia 5-25 năm kinh nghiệm với các chứng chỉ chuẩn quốc tế, đối tác trực tiếp OCBC, UOB, DBS, PayPal, Stripe và bề dày hỗ trợ hơn 750 khách hàng thuộc nhiều lĩnh vực và quy mô, Global Link Asia Consulting tự hào cam kết cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, đúng luật, minh bạch, không chi phí ẩn, đồng hành cùng doanh nghiệp phát triển đột phá và vững bền.

5.0 / 5.0 Reviews

+700

Khách hàng

+10 năm

Kinh nghiệm

Top 10

Thương hiệu Châu Á

Thu gọn Mở rộng