Chọn ngôn ngữ của bạn

  • Quốc gia: Singapore, Mỹ, Hồng Kông, BVI, Belize, Seychelles, Thái Lan, Malaysia, Úc, Canada, Anh
  • Dịch vụ: Hợp pháp hóa lãnh sự
  • Rating Count: 59
  • Rating Value: 4.8

Doanh nghiệp đã từng gặp khó khăn khi cần hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự cho các tài liệu nước ngoài quan trọng nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Quá trình này có thể khiến nhiều Cá nhân/ Doanh nghiệp bối rối vì thủ tục phức tạp và yêu cầu nhiều bước, đòi hỏi làm việc với nhiều cơ quan khác nhau.

Trong bài viết này, Global Link Asia Consulting chia sẻ về quy trình, thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nước ngoài giúp Cá nhân/ Doanh nghiệp dễ dàng hoàn thành thủ tục một cách nhanh chóng và hiệu quả.

1. Giới thiệu hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự

1.1. Khái niệm 

Hợp pháp hóa lãnh sự: Là thủ tục do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện, nhằm xác nhận tính chính xác của con dấu, chữ ký, chức danh của cơ quan, tổ chức nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu do nước ngoài lập và được sử dụng hợp pháp tại Việt Nam. 

Chứng nhận lãnh sự: Là thủ tục do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện, nhằm xác nhận nội dung của giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức Việt Nam lập và được sử dụng hợp pháp tại nước ngoài. 

Tầm quan trọng của việc thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự đối với Doanh nghiệp
  • Giúp Doanh nghiệp thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu, đầu tư nước ngoài, tham gia đấu thầu quốc tế, v.v.;
  • Tăng cường uy tín và thương hiệu của Doanh nghiệp trên thị trường quốc tế;
  • Bảo vệ quyền lợi của Doanh nghiệp khi tham gia các hoạt động quốc tế;
  • Tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác quốc tế, thu hút đầu tư nước ngoài và mở rộng thị trường xuất khẩu.

1.2. Phân biệt  “hợp pháp hóa lãnh sự“ và “chứng nhận lãnh sự"

Dưới đây là bảng phân viết “hợp pháp hóa lãnh sự“ và “chứng thực lãnh sự":

Yếu tố Hợp pháp hóa lãnh sự Chứng thực lãnh sự
Khái niệm Hợp pháp hóa lãnh sự là quá trình cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam chứng nhận giá trị của các giấy tờ và tài liệu của nước ngoài được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Chứng nhận lãnh sự là quá trình cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam xác nhận sự hợp pháp của con dấu, chữ ký, và chức danh trên các giấy tờ, tài liệu của Việt Nam được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
Giấy tờ cần thực hiện

Hiện nay, nhiều thủ tục hành chính tại Việt Nam đòi hỏi hồ sơ từ nước ngoài phải trải qua quá trình hợp pháp hóa lãnh sự, bao gồm:

  • Chứng nhận thành lập doanh nghiệp
  • Chứng nhận hoạt động công ty
  • Chứng nhận giám đốc cổ đông
  • Hồ sơ doanh nghiệp
  • Sao kê ngân hàng Cá nhân/ Doanh nghiệp
  • Bằng cấp
  • Passport - Visa
  • Và các loại giấy tờ khác

Quá trình này đảm bảo tính hợp pháp và xác thực của tài liệu, giúp Cá nhân/Doanh nghiệp Việt Nam thực hiện các giao dịch và thủ tục quốc tế một cách hiệu quả và đáng tin cậy.

Ngày nay, nhiều thủ tục hành chính đòi hỏi chứng nhận lãnh sự cho giấy tờ cấp tại Việt Nam như :

  • Đơn xin việc làm tại nước ngoài
  • Đơn xin định cư tại nước ngoài
  • Thủ tục đăng ký kết hôn với người nước ngoài tại nước ngoài
  • Đơn nhập tịch nước ngoài 
  • Và nhiều giấy tờ khác
Điểm chung Quá trình đảm bảo tính hợp pháp và xác thực của tài liệu, giúp Cá nhân/Doanh nghiệp Việt Nam thực hiện các giao dịch và thủ tục quốc tế một cách hiệu quả và đáng tin cậy.

1.3. Những tài liệu Doanh nghiệp cần hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự

Các loại hồ sơ, tài liệu sau đây của Doanh nghiệp cần hợp pháp hóa lãnh sự, bao gồm:

1.4. Các loại giấy tờ của Doanh nghiệp không được phép chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

Theo quy định hiện hành, một số loại giấy tờ của Doanh nghiệp sau đây không được phép hợp pháp hóa lãnh sự:

  • Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật: Ví dụ, việc sửa đổi thông tin trên giấy đăng ký kinh doanh mà không có sự ủy quyền hoặc xác nhận thích hợp từ cơ quan quản lý nhà nước sẽ không được chứng nhận lãnh sự.
  • Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau: Ví dụ, việc cung cấp thông tin về trụ sở chính không nhất quán trên giấy đăng ký kinh doanh và giấy phép thuế sẽ khiến hồ sơ không được chấp nhận.
  • Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật: Việc sử dụng giấy đăng ký kinh doanh giả mạo hoặc do cơ quan không có thẩm quyền cấp sẽ không được chứng nhận lãnh sự.
  • Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc: Việc sử dụng chữ ký hoặc con dấu sao chép, đóng dấu giả mạo trên giấy tờ của Doanh nghiệp sẽ không được chứng nhận lãnh sự.
  • Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam: Bất kỳ giấy tờ nào của Doanh nghiệp có nội dung trái pháp luật, vi phạm an ninh quốc gia, hoặc gây ảnh hưởng đến lợi ích của Nhà nước Việt Nam sẽ không được chứng nhận lãnh sự.

Ngoài ra, một số trường hợp khác cũng có thể không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự tùy theo quy định của pháp luật và thỏa thuận quốc tế giữa Việt Nam và nước sở tại.

Do đó, Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của chuyên gia để được hướng dẫn cụ thể về việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự cho từng trường hợp.

1.5. Các loại giấy tờ miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

Theo quy định hiện hành, một số loại giấy tờ, tài liệu sau đây được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:

Giấy tờ, tài liệu được miễn theo điều ước quốc tế:
  • Việt Nam và nước sở tại cùng là thành viên của điều ước quốc tế có quy định miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự cho các loại giấy tờ, tài liệu cụ thể.
  • Hai nước áp dụng nguyên tắc "có đi có lại", nghĩa là nước kia cũng miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự cho các loại giấy tờ, tài liệu tương tự của Việt Nam.

1.6. Cơ quan thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự

Cơ quan thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự nước ngoài

- Cơ quan có thẩm quyền nước ngoài như Học viện Luật Singapore (Singapore Academy of Law (“SAL”)) khi hợp pháp hóa lãnh sự Singapore

- Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước ngoài:

  • Đại sứ quán Việt Nam;
  • Lãnh sự quán Việt Nam.

Để biết thêm thông tin chi tiết về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự, Doanh nghiệp và cá nhân có thể liên hệ trực tiếp với Global Link Asia Consulting để được hỗ trợ, tư vấn chi tiết. 

2. Hồ sơ cần chuẩn bị hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự

Để thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự cho tài liệu, hồ sơ, Doanh nghiệp và Cá nhân cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau:

  • Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự nước ngoài
    • Sử dụng mẫu số LS/HPH-2012/TK do Bộ Ngoại giao ban hành.
    • Điền đầy đủ, chính xác các thông tin theo hướng dẫn trên mẫu tờ khai.
  • Giấy tờ tùy thân: CMND/ CCCD/ Hộ chiếu
  • Giấy tờ, tài liệu cần chứng nhận lãnh sự
    • Cung cấp bản chính giấy tờ, tài liệu cần được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nước ngoài
    • Giấy tờ, tài liệu cần đảm bảo nguyên vẹn, không bị rách nát, tẩy xóa, sửa chữa.
    • Trường hợp giấy tờ, tài liệu được lập bằng tiếng nước ngoài, cần cung cấp bản dịch tiếng Việt có công chứng.
  • Bản chụp giấy tờ, tài liệu cần chứng nhận lãnh sự:
  • Phong bì:
    • Sử dụng phong bì có kích thước phù hợp để đựng hồ sơ.
    • Dán tem bưu điện và ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu gửi hồ sơ qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).

Để biết thêm thông tin chi tiết về thủ tục chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự nước ngoài, Doanh nghiệp và Cá nhân có thể liên hệ trực tiếp với các cơ quan có thẩm quyền hoặc liên hệ với Global Link Asia Consulting để được hỗ trợ, tư vấn nhanh chóng và chính xác nhất nhé.

3. Quy trình thực hiện chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự tại nước ngoài

3.1. Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu nước ngoài sử dụng tại Việt Nam

Quá trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam là một bước quan trọng đảm bảo tính pháp lý và công nhận của các tài liệu này.

Thủ tục thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự nước ngoài

Thủ tục thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự nước ngoài

Dưới đây là các bước thực hiện trong quy trình này:

Bước 1: Công chứng/ Chứng thực tại cơ quan công chứng nước ngoài

  • Bước này nhằm xác nhận tính chính xác và hợp pháp của giấy tờ, tài liệu được cấp bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại nước ngoài.
  • Tùy theo quy định của từng quốc gia, Cá nhân/ Doanh nghiệp có thể thực hiện chứng thực tại văn phòng công chứng hoặc cơ quan có thẩm quyền khác.

Bước 2. Hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao nước ngoài

  • Sau khi hoàn tất bước công chứng/ chứng thực, Cá nhân/ Doanh nghiệp cần mang hồ sơ đến cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước nơi cấp giấy tờ để hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, hồ sơ.
  • Mục đích của bước này là xác nhận tính hợp pháp của con dấu và chữ ký của cơ quan công chứng đã thực hiện chứng thực trước đó.

Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam (Đại sứ quán Việt Nam tại nước sở tại)

  • Chuẩn bị hồ sơ: Hoàn thiện bộ hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
  • Thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam: Nộp hồ sơ và tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam ở nước sở tại.
  • Dịch thuật và công chứng:
    • Dịch thuật tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt.
    • Công chứng bản dịch tiếng Việt tại văn phòng công chứng Việt Nam.

3.2. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu, hồ sơ của các quốc gia offshore cấp 

Tại các quốc gia Offshore như BVI, Seychelles, Belize, v.v., thủ tục chỉ dừng lại ở việc công chứng, không thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự. Do đó, để sử dụng những giấy tờ Offshore này tại Việt Nam, Cá nhân/ Doanh nghiệp cần thực hiện thêm các bước sau: 

Bước 1: Apostille tài liệu, hồ sơ Offshore

Apostille là dấu xác nhận do cơ quan có thẩm quyền của quốc gia cấp, giúp chứng minh tính xác thực của văn bản công cộng được cấp tại quốc gia đó. Theo Công ước La Hay, Apostille được chấp nhận thay thế cho hợp pháp hóa lãnh sự giữa các quốc gia thành viên.

Lưu ý

Cá nhân/Doanh nghiệp có thể tự thực hiện Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự, tuy nhiên quy trình, thủ tục cần chứng thực, làm việc với các cơ quan, bộ ngoại giao nước ngoài, Việt Nam và thời gian chuẩn bị, nộp hồ sơ sẽ kéo dài nếu hồ sơ không đúng quy định. Do đó để đảm bảo quá trình hợp pháp hóa lãnh sự diễn ra nhanh chóng, chính xác, Global Link Asia Consulting với đội ngũ chuyên viên hợp pháp hóa lãnh sự giàu kinh nghiệm ở các quốc gia (Singapore, Hồng Kông, Việt Nam, v.v.) sẽ hỗ trợ Cá nhân/Doanh nghiệp hợp pháp hóa lãnh sự nước ngoài đúng quy định và nhanh chóng nhất.

4. Các vấn đề cần chú ý khi thực hiện quy trình hợp pháp hóa và chứng nhận lãnh sự nước ngoài

Dưới đây là một số vấn đề cần lưu ý khi thực hiện quy trình chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nước ngoài:

  • Không phải tất cả các loại giấy tờ đều cần hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự. Cá nhân/ Doanh nghiệp cần xác định loại giấy tờ cần hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự dựa vào yêu cầu của cơ quan nước ngoài nơi sẽ sử dụng giấy tờ đó.
  • Thời gian xử lý hồ sơ hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự có thể thay đổi tùy theo từng loại giấy tờ và từng quốc gia.
  • Một số quốc gia có thể yêu cầu thêm các giấy tờ khác ngoài những giấy tờ nêu trên.
  • Cá nhân/ Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ trong hồ sơ để đảm bảo hồ sơ được tiến hành và xử lý nhanh chóng.

5. Global Link Asia Consulting hỗ trợ Cá nhân/ Doanh nghiệp thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự/ Chứng nhận lãnh sự tài liệu như thế nào? 

Global Link Asia Consulting cung cấp dịch vụ hỗ trợ Cá nhân/ Doanh nghiệp thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự/ Chứng nhận lãnh sự tài liệu một cách chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả, bao gồm: 

  • Phân tích hồ sơ và tư vấn cho Cá nhân/ Doanh nghiệp về thủ tục, quy trình hợp pháp hóa lãnh sự/ Chứng nhận lãnh sự phù hợp;
  • Báo giá dịch vụ dựa trên loại giấy tờ, tài liệu, số lượng, quốc gia cần hợp pháp hóa và yêu cầu khác của Cá nhân/ Doanh nghiệp;
  • Hỗ trợ Cá nhân/ Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự/ Chứng nhận lãnh sự đầy đủ, chính xác theo quy định của pháp luật;
  • Hỗ trợ Cá nhân/ Doanh nghiệp dịch thuật tài liệu sang tiếng Việt, hoặc ngôn ngữ khác nơi giấy tờ được sử dụng;
  • Đại diện nộp hồ sơ của Cá nhân/ Doanh nghiệp lên cơ quan có thẩm quyền theo quy định;
  • Theo dõi tiến độ hồ sơ và cập nhật thông tin cho Cá nhân/ Doanh nghiệp thường xuyên;
  • Giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ Cá nhân/ Doanh nghiệp trong suốt quá trình hợp pháp hóa lãnh sự/ Chứng nhận lãnh sự;
  • Thông báo cho Cá nhân/ Doanh nghiệp nhận kết quả.

6. Tại sao Cá nhân/ Doanh nghiệp chọn Global Link Asia Consulting khi hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự nước ngoài?

Global Link Asia Consulting là đơn vị lý tưởng để nhiều Cá nhân/ Doanh nghiệp tiến hành thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự tài liệu, hồ sơ giấy tờ, bởi: 

  • Có đội ngũ luật sư và chuyên viên giàu kinh nghiệm, có chuyên môn cao trong lĩnh vực hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự nước ngoài;
  • Cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự cho tất cả các loại giấy tờ, tài liệu của Cá nhân và Doanh nghiệp ở các quốc gia sau: hợp pháp hóa tài liệu, hồ sơ Singapore, Hồng Kông, Mỹ, Anh, Canada, Offshore, v.v. ;
  • Tư vấn về các thủ tục pháp lý liên quan đến việc hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự nước ngoài;
  • Có quy trình hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự nhanh chóng, chuyên nghiệp nhanh chóng và với mức chi phí phù hợp;
  • Cam kết bảo mật thông tin của Cá nhân/ Doanh nghiệp một cách an toàn và tin cậy, không bị tiết lộ cho bên thứ ba;
  • Đảm bảo cập nhật thông tin mới nhất về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự tại các quốc gia để hỗ trợ Cá nhân/ Doanh nghiệp nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Với những ưu điểm trên, Global Link Asia Consulting là lựa chọn hàng đầu cho Cá nhân và Doanh nghiệp khi cần hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự nước ngoài.

7. Câu hỏi thường gặp về quy trình hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự tại nước ngoài

Doanh nghiệp nào cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự?

Bất kỳ Doanh nghiệp nào cần sử dụng giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam (ví dụ: hợp đồng, chứng nhận đăng ký kinh doanh) đều cần thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.

Global Link Asia Consulting là chuyên gia tư vấn tiên phong với hơn 10 năm kinh nghiệm, là đối tác tin cậy đồng hành cùng hơn 750 doanh nghiệp phát triển chuyên nghiệp và tạo sự đột phá trên thị trường quốc tế.

Global Link Asia Consulting chuyên tư vấn chiến lược và hỗ trợ thành lập công ty tại hơn 10 quốc gia khác nhau, cung cấp các dịch vụ hỗ trợ vận hành trọn gói từ A - Z, bao gồm:

Hơn 10 năm kinh nghiệm, đội ngũ chuyên gia 5-25 năm kinh nghiệm với các chứng chỉ chuẩn quốc tế, đối tác trực tiếp OCBC, UOB, DBS, PayPal, Stripe và bề dày hỗ trợ hơn 750 khách hàng thuộc nhiều lĩnh vực và quy mô, Global Link Asia Consulting tự hào cam kết cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, đúng luật, minh bạch, không chi phí ẩn, đồng hành cùng doanh nghiệp phát triển đột phá và vững bền.

Hơn 700 khách hàng
+700
Khách hàng
10 năm kinh nghiệm
+10 năm
Kinh nghiệm
Giải thưởng uy tín
Top 10
Thương hiệu Châu Á
Thu gọn Mở rộng


Bài viết trên được Global Link Asia Consulting Pte. Ltd. biên soạn và đăng trực tiếp vào website Global Link Asia Consulting lần đầu vào ngày 17 tháng 07 năm 2024. Bài viết, nhãn hiệu và hình ảnh đi kèm đã được Global Link Asia Consulting đăng ký sở hữu trí tuệ, thuộc sở hữu trí tuệ và bản quyền của Globlal Link Asia Consulting Pte. Ltd. Vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức trừ trường hợp được đồng ý bằng văn bản của Global Link Asia Consulting Pte. Ltd.

Tin tức và sự kiện