Doanh nghiệp đã từng gặp khó khăn khi cần hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự cho các tài liệu nước ngoài quan trọng nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Quá trình này có thể khiến nhiều Cá nhân/ Doanh nghiệp bối rối vì thủ tục phức tạp và yêu cầu nhiều bước, đòi hỏi làm việc với nhiều cơ quan khác nhau.
Trong bài viết này, Global Link Asia Consulting chia sẻ về quy trình, thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nước ngoài giúp Cá nhân/ Doanh nghiệp dễ dàng hoàn thành thủ tục một cách nhanh chóng và hiệu quả.
1. Giới thiệu hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự
1.1. Khái niệm
Hợp pháp hóa lãnh sự: Là thủ tục do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện, nhằm xác nhận tính chính xác của con dấu, chữ ký, chức danh của cơ quan, tổ chức nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu do nước ngoài lập và được sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.
Chứng nhận lãnh sự: Là thủ tục do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện, nhằm xác nhận nội dung của giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức Việt Nam lập và được sử dụng hợp pháp tại nước ngoài.
- Giúp Doanh nghiệp thực hiện các thủ tục pháp lý liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu, đầu tư nước ngoài, tham gia đấu thầu quốc tế, v.v.;
- Tăng cường uy tín và thương hiệu của Doanh nghiệp trên thị trường quốc tế;
- Bảo vệ quyền lợi của Doanh nghiệp khi tham gia các hoạt động quốc tế;
- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc hợp tác quốc tế, thu hút đầu tư nước ngoài và mở rộng thị trường xuất khẩu.
1.2. Phân biệt “hợp pháp hóa lãnh sự“ và “chứng nhận lãnh sự"
Dưới đây là bảng phân viết “hợp pháp hóa lãnh sự“ và “chứng thực lãnh sự":
Yếu tố | Hợp pháp hóa lãnh sự | Chứng thực lãnh sự |
Khái niệm | Hợp pháp hóa lãnh sự là quá trình cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam chứng nhận giá trị của các giấy tờ và tài liệu của nước ngoài được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. | Chứng nhận lãnh sự là quá trình cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam xác nhận sự hợp pháp của con dấu, chữ ký, và chức danh trên các giấy tờ, tài liệu của Việt Nam được công nhận và sử dụng ở nước ngoài. |
Giấy tờ cần thực hiện |
Hiện nay, nhiều thủ tục hành chính tại Việt Nam đòi hỏi hồ sơ từ nước ngoài phải trải qua quá trình hợp pháp hóa lãnh sự, bao gồm:
Quá trình này đảm bảo tính hợp pháp và xác thực của tài liệu, giúp Cá nhân/Doanh nghiệp Việt Nam thực hiện các giao dịch và thủ tục quốc tế một cách hiệu quả và đáng tin cậy. |
Ngày nay, nhiều thủ tục hành chính đòi hỏi chứng nhận lãnh sự cho giấy tờ cấp tại Việt Nam như :
|
Điểm chung | Quá trình đảm bảo tính hợp pháp và xác thực của tài liệu, giúp Cá nhân/Doanh nghiệp Việt Nam thực hiện các giao dịch và thủ tục quốc tế một cách hiệu quả và đáng tin cậy. |
1.3. Những tài liệu Doanh nghiệp cần hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự
Các loại hồ sơ, tài liệu sau đây của Doanh nghiệp cần hợp pháp hóa lãnh sự, bao gồm:
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
- Giấy phép kinh doanh; giấy chứng nhận đầu tư;
- Giấy phép hoạt động;
- Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh;
- Báo cáo tài chính;
- Hợp đồng thành lập;
- Điều lệ công ty, giấy ủy quyền; giấy chứng nhận sở hữu tài sản;
- Giấy chứng nhận chất lượng, giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu;
- Giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của Doanh nghiệp v.v.
- Hợp đồng kinh tế, thương mại, hóa đơn, chứng từ thanh toán;
- Giấy phép nhập khẩu/xuất khẩu hàng hóa;
- Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa, giấy chứng nhận nguồn gốc hàng hóa v.v.
- Giấy phép đầu tư, hợp đồng đầu tư;
- Báo cáo tiến độ thực hiện dự án đầu tư;
- Báo cáo tài chính dự án đầu tư;
- Giấy chứng nhận sở hữu tài sản dự án đầu tư v.v.
1.4. Các loại giấy tờ của Doanh nghiệp không được phép chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
Theo quy định hiện hành, một số loại giấy tờ của Doanh nghiệp sau đây không được phép hợp pháp hóa lãnh sự:
- Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật: Ví dụ, việc sửa đổi thông tin trên giấy đăng ký kinh doanh mà không có sự ủy quyền hoặc xác nhận thích hợp từ cơ quan quản lý nhà nước sẽ không được chứng nhận lãnh sự.
- Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau: Ví dụ, việc cung cấp thông tin về trụ sở chính không nhất quán trên giấy đăng ký kinh doanh và giấy phép thuế sẽ khiến hồ sơ không được chấp nhận.
- Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật: Việc sử dụng giấy đăng ký kinh doanh giả mạo hoặc do cơ quan không có thẩm quyền cấp sẽ không được chứng nhận lãnh sự.
- Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc: Việc sử dụng chữ ký hoặc con dấu sao chép, đóng dấu giả mạo trên giấy tờ của Doanh nghiệp sẽ không được chứng nhận lãnh sự.
- Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam: Bất kỳ giấy tờ nào của Doanh nghiệp có nội dung trái pháp luật, vi phạm an ninh quốc gia, hoặc gây ảnh hưởng đến lợi ích của Nhà nước Việt Nam sẽ không được chứng nhận lãnh sự.
Ngoài ra, một số trường hợp khác cũng có thể không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự tùy theo quy định của pháp luật và thỏa thuận quốc tế giữa Việt Nam và nước sở tại.
Do đó, Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của chuyên gia để được hướng dẫn cụ thể về việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự cho từng trường hợp.
1.5. Các loại giấy tờ miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
Theo quy định hiện hành, một số loại giấy tờ, tài liệu sau đây được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:
- Việt Nam và nước sở tại cùng là thành viên của điều ước quốc tế có quy định miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự cho các loại giấy tờ, tài liệu cụ thể.
- Hai nước áp dụng nguyên tắc "có đi có lại", nghĩa là nước kia cũng miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự cho các loại giấy tờ, tài liệu tương tự của Việt Nam.
- Giấy tờ, tài liệu được trao đổi trực tiếp giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam và nước ngoài.
- Giấy tờ, tài liệu được trao đổi qua kênh ngoại giao giữa hai nước.
- Ví dụ: Văn bản hợp tác quốc tế, biên bản ghi nhớ, v.v.
- Một số loại giấy tờ, tài liệu được quy định cụ thể trong danh sách miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ban hành kèm theo Nghị định số 111/2011/NĐ-CP.
- Các loại giấy tờ, tài liệu khác được quy định miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo văn bản của Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác.
- Ví dụ: Giấy ủy quyền, giấy chứng nhận hành nghề luật sư, v.v.
- Cơ quan tiếp nhận tại Việt Nam hoặc nước ngoài không yêu cầu chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự cho các loại giấy tờ, tài liệu cụ thể.
- Việc miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật của Việt Nam và nước sở tại.
- Ví dụ: Một số loại hóa đơn, chứng từ thanh toán được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nếu có đầy đủ thông tin theo quy định của cơ quan thuế.
1.6. Cơ quan thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự
Cơ quan thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự nước ngoài
- Cơ quan có thẩm quyền nước ngoài như Học viện Luật Singapore (Singapore Academy of Law (“SAL”)) khi hợp pháp hóa lãnh sự Singapore;
- Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước ngoài:
- Đại sứ quán Việt Nam;
- Lãnh sự quán Việt Nam.
Để biết thêm thông tin chi tiết về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự, Doanh nghiệp và cá nhân có thể liên hệ trực tiếp với Global Link Asia Consulting để được hỗ trợ, tư vấn chi tiết.
2. Hồ sơ cần chuẩn bị hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự
Để thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự cho tài liệu, hồ sơ, Doanh nghiệp và Cá nhân cần chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau:
- Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự nước ngoài
- Sử dụng mẫu số LS/HPH-2012/TK do Bộ Ngoại giao ban hành.
- Điền đầy đủ, chính xác các thông tin theo hướng dẫn trên mẫu tờ khai.
- Giấy tờ tùy thân: CMND/ CCCD/ Hộ chiếu
- Giấy tờ, tài liệu cần chứng nhận lãnh sự
- Cung cấp bản chính giấy tờ, tài liệu cần được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nước ngoài
- Giấy tờ, tài liệu cần đảm bảo nguyên vẹn, không bị rách nát, tẩy xóa, sửa chữa.
- Trường hợp giấy tờ, tài liệu được lập bằng tiếng nước ngoài, cần cung cấp bản dịch tiếng Việt có công chứng.
- Bản chụp giấy tờ, tài liệu cần chứng nhận lãnh sự:
- Phong bì:
- Sử dụng phong bì có kích thước phù hợp để đựng hồ sơ.
- Dán tem bưu điện và ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu gửi hồ sơ qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).
Để biết thêm thông tin chi tiết về thủ tục chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự nước ngoài, Doanh nghiệp và Cá nhân có thể liên hệ trực tiếp với các cơ quan có thẩm quyền hoặc liên hệ với Global Link Asia Consulting để được hỗ trợ, tư vấn nhanh chóng và chính xác nhất nhé.
3. Quy trình thực hiện chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự tại nước ngoài
3.1. Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu nước ngoài sử dụng tại Việt Nam
Quá trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam là một bước quan trọng đảm bảo tính pháp lý và công nhận của các tài liệu này.
Thủ tục thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự nước ngoài
Dưới đây là các bước thực hiện trong quy trình này:
Bước 1: Công chứng/ Chứng thực tại cơ quan công chứng nước ngoài
- Bước này nhằm xác nhận tính chính xác và hợp pháp của giấy tờ, tài liệu được cấp bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại nước ngoài.
- Tùy theo quy định của từng quốc gia, Cá nhân/ Doanh nghiệp có thể thực hiện chứng thực tại văn phòng công chứng hoặc cơ quan có thẩm quyền khác.
Bước 2. Hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao nước ngoài
- Sau khi hoàn tất bước công chứng/ chứng thực, Cá nhân/ Doanh nghiệp cần mang hồ sơ đến cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước nơi cấp giấy tờ để hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, hồ sơ.
- Mục đích của bước này là xác nhận tính hợp pháp của con dấu và chữ ký của cơ quan công chứng đã thực hiện chứng thực trước đó.
Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam (Đại sứ quán Việt Nam tại nước sở tại)
- Chuẩn bị hồ sơ: Hoàn thiện bộ hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
- Thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam: Nộp hồ sơ và tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam ở nước sở tại.
- Dịch thuật và công chứng:
- Dịch thuật tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt.
- Công chứng bản dịch tiếng Việt tại văn phòng công chứng Việt Nam.
3.2. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu, hồ sơ của các quốc gia offshore cấp
Tại các quốc gia Offshore như BVI, Seychelles, Belize, v.v., thủ tục chỉ dừng lại ở việc công chứng, không thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự. Do đó, để sử dụng những giấy tờ Offshore này tại Việt Nam, Cá nhân/ Doanh nghiệp cần thực hiện thêm các bước sau:
Apostille là dấu xác nhận do cơ quan có thẩm quyền của quốc gia cấp, giúp chứng minh tính xác thực của văn bản công cộng được cấp tại quốc gia đó. Theo Công ước La Hay, Apostille được chấp nhận thay thế cho hợp pháp hóa lãnh sự giữa các quốc gia thành viên.
Trong trường hợp Việt Nam không phải là thành viên của Công ước La Hay, Cá nhân/ Doanh nghiệp có thể tiếp tục thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ Offshore tại Singapore. Sau khi được hợp pháp hóa lãnh sự tại Singapore, giấy tờ sẽ được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.
Lưu ý
Cá nhân/Doanh nghiệp có thể tự thực hiện Hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự, tuy nhiên quy trình, thủ tục cần chứng thực, làm việc với các cơ quan, bộ ngoại giao nước ngoài, Việt Nam và thời gian chuẩn bị, nộp hồ sơ sẽ kéo dài nếu hồ sơ không đúng quy định. Do đó để đảm bảo quá trình hợp pháp hóa lãnh sự diễn ra nhanh chóng, chính xác, Global Link Asia Consulting với đội ngũ chuyên viên hợp pháp hóa lãnh sự giàu kinh nghiệm ở các quốc gia (Singapore, Hồng Kông, Việt Nam, v.v.) sẽ hỗ trợ Cá nhân/Doanh nghiệp hợp pháp hóa lãnh sự nước ngoài đúng quy định và nhanh chóng nhất.
4. Các vấn đề cần chú ý khi thực hiện quy trình hợp pháp hóa và chứng nhận lãnh sự nước ngoài
Dưới đây là một số vấn đề cần lưu ý khi thực hiện quy trình chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nước ngoài:
- Không phải tất cả các loại giấy tờ đều cần hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự. Cá nhân/ Doanh nghiệp cần xác định loại giấy tờ cần hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự dựa vào yêu cầu của cơ quan nước ngoài nơi sẽ sử dụng giấy tờ đó.
- Thời gian xử lý hồ sơ hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự có thể thay đổi tùy theo từng loại giấy tờ và từng quốc gia.
- Một số quốc gia có thể yêu cầu thêm các giấy tờ khác ngoài những giấy tờ nêu trên.
- Cá nhân/ Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ trong hồ sơ để đảm bảo hồ sơ được tiến hành và xử lý nhanh chóng.
5. Global Link Asia Consulting hỗ trợ Cá nhân/ Doanh nghiệp thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự/ Chứng nhận lãnh sự tài liệu như thế nào?
Global Link Asia Consulting cung cấp dịch vụ hỗ trợ Cá nhân/ Doanh nghiệp thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự/ Chứng nhận lãnh sự tài liệu một cách chuyên nghiệp, nhanh chóng và hiệu quả, bao gồm:
- Phân tích hồ sơ và tư vấn cho Cá nhân/ Doanh nghiệp về thủ tục, quy trình hợp pháp hóa lãnh sự/ Chứng nhận lãnh sự phù hợp;
- Báo giá dịch vụ dựa trên loại giấy tờ, tài liệu, số lượng, quốc gia cần hợp pháp hóa và yêu cầu khác của Cá nhân/ Doanh nghiệp;
- Hỗ trợ Cá nhân/ Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự/ Chứng nhận lãnh sự đầy đủ, chính xác theo quy định của pháp luật;
- Hỗ trợ Cá nhân/ Doanh nghiệp dịch thuật tài liệu sang tiếng Việt, hoặc ngôn ngữ khác nơi giấy tờ được sử dụng;
- Đại diện nộp hồ sơ của Cá nhân/ Doanh nghiệp lên cơ quan có thẩm quyền theo quy định;
- Theo dõi tiến độ hồ sơ và cập nhật thông tin cho Cá nhân/ Doanh nghiệp thường xuyên;
- Giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ Cá nhân/ Doanh nghiệp trong suốt quá trình hợp pháp hóa lãnh sự/ Chứng nhận lãnh sự;
- Thông báo cho Cá nhân/ Doanh nghiệp nhận kết quả.
6. Tại sao Cá nhân/ Doanh nghiệp chọn Global Link Asia Consulting khi hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự nước ngoài?
Global Link Asia Consulting là đơn vị lý tưởng để nhiều Cá nhân/ Doanh nghiệp tiến hành thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự tài liệu, hồ sơ giấy tờ, bởi:
- Có đội ngũ luật sư và chuyên viên giàu kinh nghiệm, có chuyên môn cao trong lĩnh vực hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự nước ngoài;
- Cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự cho tất cả các loại giấy tờ, tài liệu của Cá nhân và Doanh nghiệp ở các quốc gia sau: hợp pháp hóa tài liệu, hồ sơ Singapore, Hồng Kông, Mỹ, Anh, Canada, Offshore, v.v. ;
- Tư vấn về các thủ tục pháp lý liên quan đến việc hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự nước ngoài;
- Có quy trình hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự nhanh chóng, chuyên nghiệp nhanh chóng và với mức chi phí phù hợp;
- Cam kết bảo mật thông tin của Cá nhân/ Doanh nghiệp một cách an toàn và tin cậy, không bị tiết lộ cho bên thứ ba;
- Đảm bảo cập nhật thông tin mới nhất về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự tại các quốc gia để hỗ trợ Cá nhân/ Doanh nghiệp nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Với những ưu điểm trên, Global Link Asia Consulting là lựa chọn hàng đầu cho Cá nhân và Doanh nghiệp khi cần hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự nước ngoài.
7. Câu hỏi thường gặp về quy trình hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự tại nước ngoài
Bất kỳ Doanh nghiệp nào cần sử dụng giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam (ví dụ: hợp đồng, chứng nhận đăng ký kinh doanh) đều cần thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.
Thời gian hoàn thành thủ tục phụ thuộc vào từng cơ quan có thẩm quyền và quy định của nước sở tại. Thông thường, việc này có thể mất khoảng 10 ngày làm việc, nhưng cũng có thể lâu hơn tùy theo tình huống cụ thể.
Thông thường, hợp pháp hóa lãnh sự có giá trị trong một khoảng thời gian nhất định, tùy theo quy định của từng nước.
- Giấy tờ không được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
- Gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp.
- Phát sinh tranh chấp pháp lý hoặc các vấn đề khác.
Liên hệ Global Link Asia Consulting nếu Cá nhân/ Doanh nghiệp cần hỗ trợ, tư vấn chi tiết thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nước ngoài.
Không. Hợp pháp hóa lãnh sự chỉ xác nhận tính chính thống của chữ ký, con dấu và chức danh trên giấy tờ gốc mà không ảnh hưởng đến nội dung của nó.
Có. Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân khác thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Tuy nhiên, cần lưu ý việc chuẩn bị giấy tờ ủy quyền hợp lệ. Liên hệ với Global Link Asia Consulting để được hỗ trợ tư vấn, chi tiết.
Bài viết trên được Global Link Asia Consulting Pte. Ltd. biên soạn và đăng trực tiếp vào website Global Link Asia Consulting lần đầu vào ngày 17 tháng 07 năm 2024. Bài viết, nhãn hiệu và hình ảnh đi kèm đã được Global Link Asia Consulting đăng ký sở hữu trí tuệ, thuộc sở hữu trí tuệ và bản quyền của Globlal Link Asia Consulting Pte. Ltd. Vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức trừ trường hợp được đồng ý bằng văn bản của Global Link Asia Consulting Pte. Ltd.