Sau khi hoàn tất thủ tục mở công ty ở Singapore, bên cạnh quan tâm cách để vận hành công ty sao cho hiệu quả thì việc tuân thủ và nộp những báo cáo hằng năm của công ty Singapore cho chính phủ Singapore cũng quan trọng với doanh nghiệp. Đối với việc thực hiện và nộp báo cáo hằng năm thì lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán là điều thiết thực vì giúp cho việc thực hiện báo cáo cuối năm của công ty chính xác và tiết kiệm được thời gian. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp, đặc biệt những doanh nghiệp nhỏ/ start-up chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán sao cho hợp lý. Vì vậy, bài viết dưới đây Global Link Asia Consulting giúp doanh nghiệp hiểu cơ bản về cách lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu kế toán cho công ty tại Singapore. Những bước quan trọng trong việc thực hiện báo cáo tài chính đối với doanh nghiệp tại Singapore Nội dung dưới đây giới thiệu đến doanh nghiệp chi tiết vềSTEP 1_Lưu trữ hồ sơ, tài liệu gốcnhư thế nào để hợp lý Những hồ sơ, tài liệu kế toán doanh nghiệp Singapore cần lưu trữ Sao kê ngân hàng hàng tháng Hóa đơn bán hàng Sao kê tín dụng Hóa đơn mua hàng và tài liệu liên quan Danh mục hàng tồn kho Sao kê lương Thông tin các khoản báo hiểm (CPF) Danh mục tài sản cố định Hợp đồng các khoản thuê và chứng từ thanh toán Thỏa thuận vay ngân hàng / Hợp đồng mua chịu với lịch thanh toán và lãi suất Biên nhận và Tài liệu về Chi phí phát sinh của Giám đốc hoặc Chủ doanh nghiệp thay mặt Công ty (chi phí giám đốc tự bỏ ra) Hệ thống lưu trữ số liệu kế toán phù hợp (Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán quickbook đảm bảo cho việc lưu trữ số liệu kế toán, tìm hiểu phần mềm kế toán quickbook tại đây ) Bộ Tem tự in bao gồm Đã Thanh toán, Nhận và Đã gửi Những lưu ý quan trọng về hồ sơ nguồn cho công ty tại Singapore Theo tiêu chuẩn kế toán Singapore, công ty tại Singapore được yêu cầu phải lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán ít nhất 5 năm kể từ thời điểm kết thúc năm tài chính. Đây là một quy định rất dễ để tuân thủ nếu doanh nghiệp duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán bằng những phần mềm hỗ trợ, đặc biệt tối ưu cho những doanh nghiệp có số lượng giao dịch lớn. Theo kinh nghiệm củaGlobal Link Asia Consulting , doanh nghiệp nên phân chia hồ sơ lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán theo từng mục riêng biệt để thuận tiện theo dõi và đối chiếu. Tham khảo hệ thống hồ sơ lưu trữ tài liệu kế toán khuyến nghị dưới đây: Hồ sơ kế toán Mô tả Doanh thu Lưu trữ tất cả các hóa đơn giao dịch bán hàng và một phần ghi chú tín dụng (nếu có) Giá vốn bán hàng (COGS) Lưu trữ tất cả hóa đơn của nhà cung cấp, khác với chi phí hồ sơ này chỉ bao gồm giá vốn phát sinh cho hàng hóa, dịch vụ hoặc nguyên vật liệu của hàng bán trong khi tệp chi phí thì bao gồm các chi phí quản lý và điều hành khác. Lương và CPF Lưu trữ những ghi chép về lương, bảo hiểm (CPF) và thuế đối với nhân viên Chi Phí Bao gồm tất cả chi phí quản lý và điều hành (ví dụ như điện, nước, điện thoại, in ấn và văn phòng phẩm, v.v.) Công ty có thể chọn phân loại chi phí theo ngày (khuyến nghị) hoặc theo từng loại chi phí. Nếu một loại chi phí phát sinh theo khối lượng lớn, ví dụ nếu doanh nghiệp nhiều yêu cầu về vần chuyển, doanh nghiệp nên duy trì một tệp chi phí dành riêng cho khoản vận chuyển (cũng như các loại chi phí khác) Sao kê ngân hàng Bao gồm sao kê ngân hàng tháng của doanh nghiệp - đây là loại tài liệu kế toán quan trọng với doanh nghiệp. Thuế nộp cho IRAS (Cục doanh thu nội địa tại Singapore) Bao gồm tất cả giấy tờ, thông báo đánh giá thuế và thư từ từ IRAS Các chi phí giám đốc Bao gồm các giao dịch giám đốc chi trả dựa trên danh nghĩa công ty và chưa được công ty hoàn trả. Doanh nghiệp có thể xem xét tạo danh mục theo dõi này nếu có khối lượng lớn các giao dịch được giám đốc thanh toán trước. Với danh mục này người quản lý sổ sách sẽ nắm rõ những giao dịch nào chưa hoặc đã hoàn trả đủ cho giám đốc. Chi phí thuê Dùng để theo dõi các chi phí thuê. Nếu số lượng chi phí thuế không lớn hoặc không phát sinh nhiều, doanh nghiệp có thể lưu trữ chi phí này trong hồ sơ "chi phí" Tài sản cố định Dùng để lưu trữ các hóa đơn giao dịch liên quan đến tài sản cố định của công ty như máy tính, phần mềm, thiết bị văn phòng, nội thất. Doanh nghiệp có thể lưu trữ chi phí này trong hồ sơ "chi phí". Nợ Chứa các thỏa thuận vay ngân hàng, hợp đồng thuê mua, thỏa thuận cho vay từ bên thứ ba với lịch thanh toán và lãi suất cụ thể. Thông tin tham khảo: Dịch vụ báo cáo tài chính cuối năm cho công ty tại Singapore Khóa học training phần mềm kế toán Quickbooks Thủ tục và quy trình thành lập công ty tại Singapore Để được tư vấn thành lập công ty tại Singapore cũng như vấn đề thuế - kế toán cho công ty Singapore, vui lòng liên hệ: Email: info@globallinkconsulting.sg
