Công ty tại Singapore/Hồng Kông có bắt buộc phải có văn phòng và nhân sự thực tế không?

Khi thành lập công ty tại Singapore hoặc Hồng Kông, Doanh nghiệp có cần thuê văn phòng và tuyển dụng nhân sự ngay?

Với hơn 10 năm kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp vận hành kinh doanh quốc tế, chuyên gia Tư vấn Thuế & Kế toán Quốc tế tại Global Link Asia Consulting (GLAC) sẽ giúp Doanh nghiệp phân biệt rõ:

• Yêu cầu tối thiểu về văn phòng và nhân sự khi mở công ty tại Singapore/Hồng Kông;
• Khi nào doanh nghiệp bắt buộc đáp ứng Economic Substance (ES);
• Lưu ý nếu doanh nghiệp không đáp ứng ES;
• Cách chuẩn bị hồ sơ chứng minh hiện diện kinh tế thực chất.

1. Yêu cầu tối thiểu về văn phòng và nhân sự thực tế khi mở công ty tại Singapore/Hồng Kông

Địa chỉ đăng ký (Registered Office) là địa chỉ chính thức của Doanh nghiệp được đăng ký với cơ quan quản lý, dùng để tiếp nhận thư từ, thông báo và các giấy tờ chính thức được gửi đến công ty.

Yêu cầu tối thiểu về văn phòng và nhân sự thực tế khi mở công ty tại Singapore/Hồng Kông

Yêu cầu đối với địa chỉ đăng ký và phạm vi sử dụng địa chỉ đăng ký, nhân sự có sự khác nhau giữa Singapore và Hồng Kông. Bảng dưới đây được chuyên gia GLAC tổng hợp và so sánh các yêu cầu chính về địa chỉ đăng ký, văn phòng vận hành thực tế và nhân sự tại hai thị trường:

Khi Doanh nghiệp chưa có nhiều hoạt động kinh doanh hoặc chưa cần một không gian làm việc cố định, Doanh nghiệp có thể cân nhắc các mô hình thay thế văn phòng truyền thống:

• Văn phòng chia sẻ (Shared Office): Sử dụng không gian làm việc chung với các Doanh nghiệp khác;
• Không gian làm việc linh hoạt (Flexible Workspace/Coworking Space): Sử dụng chỗ ngồi hoặc không gian làm việc theo nhu cầu, thay vì thuê văn phòng dài hạn;
• Virtual Office: Sử dụng địa chỉ doanh nghiệp và dịch vụ tiếp nhận thư từ mà không cần duy trì một không gian làm việc cố định.

Đối với các vị trí trực tiếp làm việc và vận hành Doanh nghiệp như bán hàng, marketing, kế toán hoặc kinh doanh, doanh nghiệp có thể chưa cần tuyển dụng ngay nếu chưa phát sinh nhu cầu hoạt động thực tế.

Cách triển khai này giúp Doanh nghiệp mới thành lập duy trì mô hình hoạt động tinh gọn và kiểm soát chi phí nhân sự trong giai đoạn đầu.

Khi hoạt động kinh doanh phát triển, doanh nghiệp có thể từng bước tuyển dụng và bố trí nhân sự tại Singapore hoặc Hồng Kông phù hợp với quy mô, ngành nghề và nhu cầu vận hành thực tế.

2. Doanh nghiệp mới thành lập tại Singapore/Hồng Kông có cần phải thuê văn phòng và nhân sự ngay không?

Doanh nghiệp nước ngoài mới thành lập công ty tại Singapore/Hồng Kông không bắt buộc phải thuê ngay văn phòng làm việc riêng và tuyển đội ngũ nhân sự riêng khi chưa phát sinh nhu cầu vận hành thực tế.

Cách triển khai này phù hợp với những Doanh nghiệp đang trong giai đoạn chuẩn bị kinh doanh, thăm dò thị trường hoặc chưa phát sinh hoạt động thường xuyên tại Singapore/Hồng Kông. Việc tạm thời chưa thuê văn phòng và nhân sự thực tế giúp Doanh nghiệp:

• Tối ưu chi phí: Giảm chi phí thuê văn phòng, tuyển dụng và duy trì nhân sự trong giai đoạn chưa có nhu cầu vận hành thường xuyên;
• Duy trì mô hình tinh gọn: Một số chức năng quản lý, điều hành hoặc chuyên môn vẫn do công ty mẹ hoặc nguồn lực hiện có thực hiện, phù hợp với mô hình hoạt động của Doanh nghiệp;
• Tập trung nguồn lực vào kinh doanh: Ưu tiên ngân sách cho phát triển khách hàng, xây dựng quan hệ đối tác và triển khai giao dịch thay vì đầu tư ngay vào cơ sở vật chất;
• Bổ sung nguồn lực theo nhu cầu: Khi hoạt động tại Singapore/Hồng Kông phát triển, Doanh nghiệp từng bước bố trí văn phòng, nhân sự và các nguồn lực phù hợp.

3. Economic Substance (ES) có yêu cầu về văn phòng và nhân sự thực tế tại Singapore/Hồng Kông không?

Nếu Doanh nghiệp thuộc trường hợp phải đáp ứng Economic Substance (ES), Doanh nghiệp cần duy trì mức độ hiện diện kinh tế thực tế (ES) phù hợp với hoạt động, bao gồm nhân sự, văn phòng thực tế và các nguồn lực cần thiết tại Singapore/Hồng Kông.

Tuy nhiên, không có một số lượng nhân sự hoặc quy mô văn phòng cố định áp dụng chung cho mọi Doanh nghiệp, mức độ hiện diện cần thiết phụ thuộc vào loại hoạt động kinh tế, loại thu nhập và yêu cầu áp dụng tại từng thị trường.

3.1. Hiện diện kinh tế thực chất (Economic Substance ("ES")) là gì?

Economic Substance là yêu cầu doanh nghiệp phải có hoạt động kinh tế thực chất tương xứng với chức năng và lợi nhuận mà Doanh nghiệp ghi nhận tại một quốc gia hoặc vùng lãnh thổ, và khai báo bản chất hoạt động kinh doanh tới cơ quan quản lý tại quốc gia thành lập công ty.

ES trả lời cho câu hỏi Doanh nghiệp có thực sự hoạt động tại Singapore/Hồng Kông hay chỉ đăng ký pháp nhân tại đó, trong khi hoạt động chính được thực hiện ở nơi khác?

Để đánh giá mức độ hiện diện này, cơ quan thuế xem xét hoạt động thực tế và các nguồn lực Doanh nghiệp sử dụng, trong đó nhân sự và cơ sở hoạt động là những yếu tố quan trọng:

• Nhân sự: Thể hiện nguồn lực con người trực tiếp thực hiện các chức năng kinh doanh;
• Văn phòng/cơ sở hoạt động: Thể hiện nơi Doanh nghiệp triển khai các chức năng kinh doanh;
• Hoạt động quản lý và kinh doanh: Thể hiện Doanh nghiệp thực sự làm gì và các quyết định quan trọng được thực hiện ở đâu. Đây là cơ sở để đánh giá liệu sự hiện diện tại Singapore/Hồng Kông có gắn với hoạt động tạo thu nhập hay chỉ mang tính hình thức.

3.2. Economic Substance (ES) tại Singapore/Hồng Kông được đánh giá dựa trên những yếu tố nào?

Hiện diện kinh tế thực chất (ES) tại Singapore/Hồng Kông không được đánh giá bằng một tiêu chí cố định duy nhất. Bên cạnh nhân sự và cơ sở hoạt động thực tế, cơ quan thuế còn đánh giá hoạt động kinh tế, hoạt động quản lý và ra quyết định, cũng như mức chi phí hoạt động của Doanh nghiệp.

Dưới đây là các yếu tố chính được xem xét khi đánh giá ES tại Singapore và Hồng Kông:

Ngoài nghĩa vụ thuế, tác động của việc thiếu hiện diện kinh tế thực chất còn ảnh hưởng đến khả năng chứng minh hoạt động kinh doanh thực tế với cơ quan thuế, ngân hàng và các đối tác liên quan:

• Tăng yêu cầu giải trình với ngân hàng: Khi ngân hàng tiến hành KYC/AML định kỳ và phát hiện hồ sơ của Doanh nghiệp thiếu hoạt động kinh doanh thực tế hoặc thông tin ES không nhất quán, ngân hàng sẽ yêu cầu bổ sung hồ sơ và giải trình, dẫn đến kéo dài thời gian xử lý, tạm hạn chế giao dịch hoặc đóng băng tài khoản ngân hàng tùy mức độ rủi ro;
• Khó đáp ứng kỳ vọng của khách hàng và đối tác: Việc thiếu địa chỉ văn phòng và nhân sự tại địa phương khiến Doanh nghiệp khó đáp ứng yêu cầu về mức độ hiện diện và tính chuyên nghiệp khi làm việc với khách hàng, đối tác và tổ chức tài chính;
• Ảnh hưởng đến ưu đãi thuế quốc tế: Việc thiếu cơ sở chứng minh cư trú thuế và hoạt động thực tế phù hợp gây khó khăn khi Doanh nghiệp muốn áp dụng ưu đãi theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (DTA);
• Tăng chi phí tuân thủ: Doanh nghiệp phải bổ sung hồ sơ, giải trình và điều chỉnh hoạt động để đáp ứng yêu cầu từ cơ quan thuế, ngân hàng và các bên liên quan.

4. Công ty Singapore/Hồng Kông cần chuẩn bị gì để chứng minh hiện diện kinh tế thực chất (ES)

Để chứng minh hoạt động thực tế tại Singapore/Hồng Kông, Doanh nghiệp nên chuẩn bị các yếu tố xoay quanh nhân sự, văn phòng làm việc, chi phí và hoạt động quản lý, ra quyết định, phù hợp với quy mô và tính chất kinh doanh:

5. GLAC hỗ trợ Doanh nghiệp tuân thủ Economic Substance (ES) tại Singapore/Hồng Kông như thế nào?

Với hơn 10 năm kinh nghiệm đồng hành cùng Doanh nghiệp quốc tế, GLAC hỗ trợ Doanh nghiệp đánh giá yêu cầu Economic Substance (ES), xác định mức độ hiện diện thực tế cần thiết và xây dựng phương án bố trí văn phòng, nhân sự và nguồn lực phù hợp với hoạt động tại Singapore/Hồng Kông.

Chuyên gia GLAC đồng hành cùng Doanh nghiệp từ giai đoạn thành lập đến quá trình vận hành và tuân thủ, bao gồm:

• Hỗ trợ đăng ký thành lập công ty và chuẩn bị hồ sơ pháp lý đáp ứng các yêu cầu cần thiết trong quá trình đăng ký và vận hành Doanh nghiệp;
• Tư vấn, hỗ trợ thuê văn phòng làm việc phù hợp với hoạt động kinh doanh và yêu cầu về hiện diện thực tế tại Singapore/Hồng Kông;
• Tư vấn, Hỗ trợ đăng ký Visa làm việc, Employment Pass cho chủ Doanh nghiệp, nhà quản lý và nhân sự làm việc tại Singapore/Hồng Kông;
• Tư vấn giải pháp mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và chuẩn bị hồ sơ phục vụ quá trình xác minh hoạt động kinh doanh;
• Chuẩn bị hồ sơ chứng minh hoạt động thực tế gồm hồ sơ về văn phòng, nhân sự, chi phí, giao dịch và hoạt động quản lý.
• Đồng hành cùng Doanh nghiệp trong quá trình thực hiện các nghĩa vụ thuế, kế toán và báo cáo tài chính tại Singapore/Hồng Kông.

6. Những câu hỏi thường gặp khi tuân thủ Economic Substance (ES) tại Singapore/Hồng Kông

Global Link Asia Consulting là chuyên gia tư vấn tiên phong với hơn 10 năm kinh nghiệm, là đối tác tin cậy đồng hành cùng hơn 750 doanh nghiệp phát triển chuyên nghiệp và tạo sự đột phá trên thị trường quốc tế.

Global Link Asia Consulting chuyên tư vấn chiến lược và hỗ trợ thành lập công ty tại hơn 10 quốc gia khác nhau, cung cấp các dịch vụ hỗ trợ vận hành trọn gói từ A - Z, bao gồm:

• Tư vấn chiến lược và thành lập công ty tại hơn 10 quốc gia trên thế giới như Singapore, Hồng Kông, Mỹ, Úc, Thái Lan, Malaysia và các quốc gia Offshore như BVI, Belize, Seychelles, v.v.
• Tư vấn mở tài khoản ngân hàng cá nhân và tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, cổng PayPal và Stripe tại Singapore, Hồng Kông, Mỹ.
• Tư vấn thuế, chuẩn bị báo cáo tài chính SFRS, IFRS, tờ khai thuế TNDN, VAT/GST v.v.
• Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ sau thành lập như:
• Thuê địa chỉ văn phòng;
• Hợp pháp hóa lãnh sự nước ngoài;
• Đăng ký bảo hộ nhãn hiệu, patent tại Singapore, Mỹ;
• Đăng ký Giấy phép làm việc tại Singapore, Hồng Kông;
• Thiết kế website, số sim quốc tế;
• Đăng ký DUNS, Apply Developer, chứng chỉ ESG toàn cầu.

Hơn 10 năm kinh nghiệm, đội ngũ chuyên gia 5-25 năm kinh nghiệm với các chứng chỉ chuẩn quốc tế, đối tác trực tiếp OCBC, UOB, DBS, PayPal, Stripe và bề dày hỗ trợ hơn 750 khách hàng thuộc nhiều lĩnh vực và quy mô, Global Link Asia Consulting tự hào cam kết cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, đúng luật, minh bạch, không chi phí ẩn, đồng hành cùng doanh nghiệp phát triển đột phá và vững bền.

5.0 / 5.0 Reviews

+700

Khách hàng

+10 năm

Kinh nghiệm

Top 10

Thương hiệu Châu Á

Thu gọn Mở rộng