Top 7 lý do phổ biến khiến tài khoản ngân hàng doanh nghiệp bị đóng băng (frozen) và cách khắc phục

Đây là nguyên nhân phổ biến nhất. Khi hoạt động thực tế khác biệt so với hồ sơ đăng ký ban đầu hoặc vi phạm chính sách nội bộ của ngân hàng, hệ thống kiểm soát rủi ro sẽ tự động kích hoạt cảnh báo.

Giao dịch bất thường có thể khiến tài khoản ngân hàng doanh nghiệp bị đóng băng.

Các dấu hiệu thường gặp bao gồm:

Các ngân hàng/tổ chức tài chính có nghĩa vụ báo cáo những hoạt động đáng ngờ cho cơ quan chức năng có thẩm quyền.

Ngoài hoạt động kinh doanh, các giao dịch bất thường cũng là nguyên nhân khiến tài khoản bị đóng băng.

Các tình huống phổ biến bao gồm:

• Mua sắm số lượng lớn tại các địa điểm xa lạ mà Doanh nghiệp không có hoạt động trước đó;
• Nhiều giao dịch thất bại hoặc lặp đi lặp lại bất thường;
• Nhiều khoản thanh toán nhỏ, dồn dập trong thời gian ngắn;
• Các gói đăng ký định kỳ lạ mà Doanh nghiệp không thiết lập;
• Chuyển khoản giá trị lớn vào các tài khoản không quen thuộc;
• Chi tiêu bằng ngoại tệ khi Doanh nghiệp không hoạt động tại quốc gia đó;
• Doanh nghiệp có doanh thu kinh doanh lớn nhưng chi tiêu cá nhân của chủ tài khoản lại quá thấp (trường hợp hiếm nhưng vẫn bị lưu ý).

Tài khoản ngân hàng của Doanh nghiệp có thể bị đóng băng khi Doanh nghiệp phát sinh các nghĩa vụ tài chính chưa được thực hiện đầy đủ.

Cụ thể, ngân hàng có thể áp dụng biện pháp hạn chế tài khoản trong các trường hợp sau:

• Doanh nghiệp còn nợ thuế chưa thanh toán theo thông báo của Cục thuế; 
• Doanh nghiệp có khoản vay quá hạn tại chính ngân hàng hoặc tại tổ chức tín dụng khác;
• Doanh nghiệp đang có tranh chấp tài chính với chủ nợ, dẫn đến yêu cầu bảo toàn tài sản;
• Cơ quan có thẩm quyền ban hành yêu cầu phong tỏa tài khoản nhằm đảm bảo thực hiện nghĩa vụ thanh toán.

Khi tòa án ban hành quyết định phong tỏa tài khoản liên quan đến một vụ tranh chấp pháp lý, khiếu nại hoặc quá trình thi hành án, ngân hàng bắt buộc phải thực hiện theo nội dung của quyết định đó.

Trong trường hợp này:

• Ngân hàng không có quyền tự ý hủy bỏ hoặc điều chỉnh phạm vi phong tỏa;
• Việc gỡ bỏ phong tỏa chỉ được thực hiện khi ngân hàng nhận được quyết định mới từ tòa án hoặc cơ quan có thẩm quyền.

Do đó, nếu tài khoản bị phong tỏa theo lệnh của tòa án, Doanh nghiệp cần làm việc trực tiếp với cơ quan ban hành quyết định để giải quyết tranh chấp hoặc hoàn tất nghĩa vụ liên quan.

Ngân hàng chỉ đóng vai trò thực hiện theo yêu cầu pháp lý, không phải là bên quyết định bản chất của vụ việc.

Tài khoản ngân hàng đóng băng theo lệnh của tòa án

Doanh nghiệp vi phạm hợp đồng dịch vụ ngân hàng cũng là nguyên nhân phổ biến.

Doanh nghiệp nên rà soát hợp đồng ngân hàng để tránh vi phạm điều khoản sử dụng tài khoản.

Các vi phạm thường gặp gồm:

Khi tài khoản ngân hàng không phát sinh bất kỳ giao dịch nào trong một khoảng thời gian kéo dài theo quy định của ngân hàng, hệ thống quản lý rủi ro có thể tự động đưa tài khoản vào diện giám sát.

Trong trường hợp này, ngân hàng có thể thực hiện một hoặc nhiều biện pháp sau:

• Chuyển trạng thái tài khoản sang “Inactive” (không hoạt động) nhằm phân loại và hạn chế rủi ro;
• Yêu cầu chủ tài khoản xác minh lại thông tin, bao gồm cập nhật hồ sơ pháp lý, thông tin liên hệ hoặc xác nhận tình trạng hoạt động của Doanh nghiệp;
• Tiến hành đóng tài khoản nếu Doanh nghiệp không phản hồi yêu cầu xác minh trong thời hạn quy định.

Việc duy trì tài khoản ở trạng thái không hoạt động trong thời gian dài mà không có phản hồi từ chủ tài khoản có thể khiến ngân hàng đánh giá tài khoản không còn nhu cầu sử dụng thực tế.

Khi Doanh nghiệp tiến hành các thủ tục pháp lý như:

• Thanh lý tự nguyện;
• Giải thể doanh nghiệp;
• Phá sản theo quy định của pháp luật.

Ngân hàng có nghĩa vụ rà soát và đóng tài khoản liên quan đến Doanh nghiệp đó.

Việc đóng tài khoản trong trường hợp này nhằm:

• Đảm bảo tuân thủ quy định pháp lý hiện hành;
• Hỗ trợ quá trình xử lý tài sản và nghĩa vụ tài chính được minh bạch;
• Ngăn chặn việc phát sinh giao dịch mới sau khi Doanh nghiệp đã chấm dứt hoạt động.

Sau khi hoàn tất các nghĩa vụ tài chính (nếu có), ngân hàng sẽ tiến hành đóng tài khoản theo đúng quy trình nội bộ và quy định của cơ quan quản lý.

Doanh nghiệp đối mặt nguy cơ thanh lý dẫn đến đóng băng tài khoản ngân hàng

Active là trạng thái tài khoản hoạt động bình thường. Doanh nghiệp có thể thực hiện đầy đủ các giao dịch như:

• Nhận tiền;
• Chuyển tiền;
• Thanh toán quốc tế;
• Sử dụng Internet Banking.

Ngân hàng không ghi nhận dấu hiệu bất thường nào trong hoạt động kinh doanh hoặc giao dịch tài chính của Doanh nghiệp.

Tuy nhiên, trạng thái Active không có nghĩa là tài khoản “an toàn vĩnh viễn”. Ngân hàng luôn thực hiện kiểm tra định kỳ (periodic review) để đánh giá lại hồ sơ KYC và mức độ rủi ro.

Frozen là trạng thái tài khoản bị hạn chế giao dịch tạm thời. Khi tài khoản bị đóng băng, Doanh nghiệp thường không thể chuyển tiền ra ngoài, và trong một số trường hợp, ngân hàng cũng hạn chế nhận tiền vào.

Nguyên nhân phổ biến khiến tài khoản bị Frozen:

• Ngân hàng thực hiện review định kỳ;
• Giao dịch có dấu hiệu bất thường so với hồ sơ ban đầu;
• Doanh nghiệp thay đổi cơ cấu cổ đông hoặc mô hình kinh doanh nhưng chưa cập nhật với ngân hàng;
• Một số giao dịch cần giải trình nguồn tiền.

Tài khoản Inactive là tài khoản không phát sinh giao dịch trong thời gian dài theo quy định của ngân hàng (thường từ 6–12 tháng).

Khi tài khoản rơi vào trạng thái Inactive:

• Ngân hàng có thể tạm ngưng một số chức năng;
• Doanh nghiệp cần thực hiện giao dịch kích hoạt lại theo hướng dẫn.

Closure là trạng thái nghiêm trọng nhất. Khi đó, ngân hàng chấm dứt quan hệ với khách hàng và đóng tài khoản vĩnh viễn.

Nguyên nhân phổ biến:

• Doanh nghiệp không đáp ứng yêu cầu cung cấp hồ sơ;
• Hoạt động kinh doanh bị đánh giá là rủi ro cao;
• Giao dịch liên quan đến lĩnh vực nhạy cảm;
• Doanh nghiệp không hợp tác trong quá trình rà soát.