QuickBooks Online: Giải pháp kế toán tài chính cho công ty E-commerce

Điều hành một doanh nghiệp thương mại điện tử là một quá trình phức tạp không chỉ xoay quanh việc quản lý cửa hàng trực tuyến cơ bản.

Với khối lượng lớn các đơn hàng mỗi tuần/mỗi tháng, rất nhiều chủ Doanh nghiệp Dropshipping, E-commerce đang đau đầu trong việc tìm ra giải pháp quản lý kế toán - tài chính tối ưu nhất, có thể tự động hóa và tiết kiệm nhiều chi phí và thời gian nhất có thể.

Lúc này, tích hợp thương mại điện tử với phần mềm kế toán QuickBooks Online là một giải pháp không thể bỏ qua đối với những Doanh nghiệp kinh doanh trực tuyến.

Và để hỗ trợ Doanh nghiệp tận dụng tối đa phần mềm kế toán này, Global Link Asia Consulting sẽ giới thiệu đến Doanh nghiệp các giải pháp tích hợp thương mại điện tử hoạt động với QuickBooks Online.

1. Tự động nhập doanh số và doanh thu bằng ứng dụng Connect to PayPal

PayPal là một cổng thanh toán phổ biến được hàng triệu người dùng trên toàn cầu sử dụng hầu như mỗi ngày. Đây là cách tốt nhất để gửi hoặc nhận tiền trong nước và thậm chí trên toàn cầu từ khách hàng, người bán và nhà cung cấp hàng hóa.

Vì lý do đó, PayPal rất quan trọng đối với các nhà kinh doanh trực tuyến và các Doanh nghiệp nước ngoài.

1.1. Lợi ích khi tích hợp tài khoản PayPal vào ứng dụng QuickBooks Online

Với ứng dụng Connect to PayPal, mọi dữ liệu bán hàng sẽ tự động được nhập vào hệ thống của QuickBooks Online.

Chủ Doanh nghiệp hoặc nhà bán hàng trực tuyến có thể theo dõi tiến độ và doanh thu bán hàng ở một nền tảng tập trung dữ liệu là QuickBooks Online. Đồng thời, ứng dụng tích hợp này còn mang đến các lợi ích sau cho chủ Doanh nghiệp:

• Tăng tốc độ thanh toán

Hóa đơn sẽ được tạo và gửi từ QuickBooks Online sẽ có nút "Thanh toán ngay". Nút này sẽ dẫn khách hàng đến trang thực hiện thanh toán trực tuyến của PayPal. Tại đây, khách hàng có thể lựa chọn thanh toán bằng thẻ hoặc bằng tài khoản PayPal Personal của mình. Khoản tiền được thanh toán sẽ đi về tài khoản PayPal Business của chủ Doanh nghiệp.

• Hạn chế đáng kể các thao tác thủ công

Sau khi tích hợp thành công, chủ Doanh nghiệp chỉ cần cài đặt 1 lần, QuickBooks Online và PayPal sẽ tự động phân phối và xử lý các khoản giao dịch đến từ khách hàng, nhà cung cấp.

• Tiết kiệm nhiều thời gian hơn

Sau khi tích hợp, các khoản thanh toán qua PayPal sẽ được tự động cập nhật vào QuickBooks Online.

Nhờ vậy, các khoản giao dịch sẽ được ghi nhận đúng thời hạn. Thay vì trước đây, mỗi lần thanh toán qua PayPal đòi hỏi một lần nhập sổ sách kế toán trên Excel, thì bây giờ, sẽ không còn thao tác thủ công nào cần phải thực hiện khi mọi thứ đã được tự động hóa.

1.2. Các câu hỏi thường gặp khi tích hợp tài khoản PayPal vào QuickBooks Online

2. Tự động nhập dữ liệu từ cửa hàng trực tuyến vào QuickBooks Online

Khi tích hợp phần mềm kế toán là QuickBooks Online  vào các cửa hàng trực tuyến như Shopify, WooCommerce, Magento, BigCommerce, v.v, mọi giao dịch, đơn hàng, quy trình vận chuyển hàng hóa, v.v. đều sẽ được cập nhật tự động và kịp thời.  

Từ đó giúp chủ Doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đáng kể khi không phải thường xuyên kiểm tra tình trạng đơn hàng và giao dịch thanh toán trên nhiều nền tảng khác nhau.

Các ứng dụng thương mại điện tử liên kết với QuickBooks Online

QuickBooks App Store cho phép Doanh nghiệp kết nối tài khoản QuickBooks Online của mình với ứng dụng Thương mại điện tử (TMĐT) mà Công ty đang sử dụng để điều hành cửa hàng của mình.

Các ứng dụng TMĐT phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ bao gồm

Các sàn TMĐT hỗ trợ kết nói với QuickBooks Online

2.1. Lợi ích khi tích hợp phần mềm QuickBooks Online vào cửa hàng thương mại điện tử

Chỉ cần một lần cài đặt tích hợp QuickBooks Online vào cửa hàng thương mại điện tử, Doanh nghiệp Dropshipping/E-commerce có thể nhận được các lợi ích đáng kể sau:

• Hạn chế sai sót khi nhập dữ liệu

Việc nhập dữ liệu thủ công đã vô tình dẫn đến khá nhiều sai sót về mặt dữ liệu mà không phải ai cũng kịp thời nhận ra.

So với các quy trình kế toán truyền thống, nơi dữ liệu tài chính phải được nhập thủ công và được lưu tại nhiều file Excel khác nhau, giải pháp tích hợp phần mềm kế toán QuickBooks Online sẽ hạn chế sai sót không đáng có của con người.

• Tăng hiệu quả công việc đáng kể

Việc tích hợp QuickBooks Online vào cửa hàng trực tuyến sẽ cho phép Doanh nghiệp Dropshipping/E-commerce tự động gửi và truyền dữ liệu đến một nơi tập trung dữ liệu duy nhất.

Điều này rất quan trọng trong việc hiểu được bức tranh toàn cảnh về tình hình tài chính của công ty, chẳng hạn như chi phí và lợi nhuận.

Ví dụ thực tế 1:

Khi một khách mua hàng trực tuyến liên hệ cửa hàng Dropshipping của Doanh nghiệp với mong muốn hỗ trợ xuất hóa đơn mua hàng từ 2 tháng trước, phần mềm kế toán QuickBooks Online sẽ hỗ trợ Doanh nghiệp Dropshipping này:

• Nhanh chóng tìm ra và trích xuất hóa đơn dựa vào vài thông tin cơ bản (họ tên của khách, mặt hàng được mua, ngày thanh toán, số tiền đã thanh toán, v.v.) chỉ trong 5 giây bằng tính bằng Search Tips;
• Nhanh chóng phản hồi đến khách hàng với một hóa đơn mua hàng đầy đủ thông tin và chỉn chu về mặt giao diện.

→ Thay vì phải xử lý các tài liệu hoặc tệp tin phức tạp, hoặc tốn nhiều thời gian tìm lại hồ sơ chứng từ, Doanh nghiệp sẽ đẩy nhanh tiến độ xử lý công việc khi trích xuất tài liệu trên QuickBooks Online. Điều này cũng góp phần cải thiện trải nghiệm khách hàng của Doanh nghiệp.

Ví dụ thức tế 2:

Khi phía thanh toán trực tuyến PayPal yêu cầu Doanh nghiệp trích xuất hóa đơn chứng từ làm việc với nhà cung cấp, hoặc báo cáo tài chính để gỡ limit tài khoản, phần mềm kế toán QuickBooks Online sẽ hỗ trợ Doanh nghiệp Dropshipping/E-commerce:

• Nhanh chóng trích xuất lịch sử hóa đơn chứng từ làm việc với khách hàng, nhà cung cấp với đầy đủ nguồn thông tin (ngày xuất hóa đơn, ngày thanh toán hàng hóa, v.v.)
• Thuận tiện đối chiếu với lịch sử giao dịch qua tài khoản PayPal ngay trên nền tảng của QuickBooks Online
• Nhanh chóng kết xuất báo cáo tài chính một cách thuận tiện và trùng khớp với các hóa đơn chứng từ đã cung cấp

→ Việc này sẽ giúp Doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí khi đáp ứng yêu cầu kiểm tra từ các tổ chức tài chính quốc tế nói chung và từ PayPal nói riêng.

2.2. Các câu hỏi thường gặp khi tích hợp phần mềm QuickBooks Online vào cửa hàng trực tuyến

3. Tối ưu hóa quy trình quản lý khách hàng khi tích hợp QuickBooks Online với CRM

CRM - Customer Relationship Management là một phương pháp giúp các Doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của khách hàng như thông tin về tài khoản, nhu cầu, liên lạc và các vấn đề khác nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn.

3.1. Lợi ích khi kết hợp QuickBooks Online và CRM

Bằng cách tích hợp 2 giải pháp công nghệ là CRM và QuickBooks Online, giải pháp này cho phép Doanh nghiệp:

• Quản lý tất cả các mối quan hệ và tương tác của Doanh nghiệp với khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng;
• Hợp lý hóa quy trình bán hàng, tùy chỉnh hóa đơn, báo giá và đơn đặt hàng.

Ngoài ra, lịch sử giao dịch và lịch sử liên hệ với khách hàng của Doanh nghiệp đều được lưu trên một nền tảng, góp phần nâng cao chất lượng hỗ trợ khách hàng.

Ví dụ thực tế 3:

Khi sử dụng phương pháp kế toán xuất hóa đơn thông thường, Doanh nghiệp sẽ mất thời gian chỉnh sửa, cập nhật tài liệu và gửi lại cho khách hàng mỗi khi có bất cứ thông tin nào cần thay đổi/cập nhật.

Tuy nhiên, chỉ với một lần tích hợp CRM với QuickBooks Online, mọi thay đổi/cập nhật kế toán chỉ cần thực hiện trực tiếp trên QuickBooks Online và hệ thống CRM sẽ hỗ trợ gửi trực tiếp tới khách hàng mà không cần thực hiện thêm một thao tác thủ công nào.

Lúc này, với giải pháp tích hợp QuickBooks Online và CRM, Doanh nghiệp có thể tăng tốc độ xử lý dữ liệu nội bộ và cập nhật đến khách hàng sớm nhất có thể.

→ Điều này vừa góp phần tăng trải nghiệm của khách hàng đối; vừa nâng cao hiệu suất trong công việc trong nội bộ Doanh nghiệp.

3.2. Các câu hỏi thường gặp khi tích hợp QuickBooks Online và CRM

4. Vậy loại hình doanh nghiệp thương mại điện tử nào nên sử dụng QuickBooks Online?

Sau nhiều năm tư vấn và hỗ trợ Doanh nghiệp Việt Nam trong hành trình mở rộng thị trường, Global Link Asia Consulting nhận thấy các Doanh nghiệp kinh doanh Dropshipping quốc tế sẽ được hưởng rất nhiều lợi ích từ giải pháp này.

Cụ thể:

Các Doanh nghiệp kinh doanh Dropshipping quốc tế thường kinh doanh các mặt hàng trên toàn thế giới với số lượng giao dịch rất lớn. Thông thường, các Doanh nghiệp Dropshipping này sẽ:

• Bỏ qua việc làm báo cáo tài chính → tình hình tài chính thiếu minh bạch nên thường bị các cổng thanh toán Stripe, PayPal đóng tài khoản hoặc PayPal limits tài khoản, hoặc;
• Làm báo cáo tài chính sơ sài - không đầy đủ, do:
  • Thiếu nhân sự chuyên môn đảm đương khối lượng giao dịch lớn, hoặc;
  • Thiếu phần mềm kế toán hiệu quả - dễ sử dụng để có thể hỗ trợ tích hợp với các cổng thanh toán/cửa hàng trực tuyến.

Triển khai - áp dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online, nếu Doanh nghiệp đang:

- Kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dropshipping quốc tế;

- Mở công ty tại Singapore, mở công ty tại Hồng Kông để tận dùng được các ưu đãi của cổng thanh toán PayPal Business, PayPal Pro tại Singapore, Hồng Kông;

- Tập trung 100% vào việc kinh doanh, dịch vụ làm báo cáo tài chính trọn gói cho công ty Dropshipping/E-commerce.

Tư vấn với chuyên gia ngay!

5. Câu hỏi thường gặp khi dùng QuickBooks Online hỗ trợ quản lý hoạt động thương mại điện tử

Global Link Asia Consulting - đại lý chính thức của QuickBooks tại thị trường Châu Á Thái Bình Dương, cung cấp các dịch vụ trọn gói về QuickBooks bao gồm:

• Licence (cấp quyền sử dụng) phần mềm QuickBook Online đủ mọi phiên bản.
• Tư vấn và hỗ trợ đào tạo sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online:
• Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online cho công ty Singapore;
• Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online cho công ty Offshore;
• Hướng dẫn dử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online cho công ty Hồng Kông (Trung Quốc);
• Đăng ký Giấy phép làm việc tại Singapore, Hồng Kông;
• Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online cho công ty Mỹ;
• Khóa học elearning hướng dẫn sử dụng QuickBooks Online trực tuyến.
• Cài đặt QuickBooks phù hợp với nhu cầu và mô hình kinh doanh.

Để được hỗ trợ thêm chi tiết về hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online cho cho doanh nghiệp, vui lòng liên hệ QuickBook Proadvisor - Ms. Kaylin:

• Email: Địa chỉ email này đang được bảo vệ từ spam bots, bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó. Bạn cần kích hoạt Javascript để xem nó.
• Phone (Viber/Skype/WhatsApp/Telegram): (+84) 0938 297 637

5.0 / 5.0 Reviews

+700

Khách hàng

+10 năm

Kinh nghiệm

Top 10

Thương hiệu Châu Á

Thu gọn Mở rộng