Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online cho công ty Hồng Kông (Trung Quốc)

1. Tổng quan về hệ thống thuế - kế toán tại Hồng Kông

1.1 Hệ thống thuế tại Hồng Kông

Hồng Kông tự hào là một trong những khu vực pháp lý có hệ thống thuế thấp nhất thế giới. Cụ thể:

• Thứ nhất, hệ thống thuế thu nhập tại Hồng Kông tuân thủ theo nguyên tắc đánh thuế cào bằng và nguyên tắc đánh thuế trên lãnh thổ (thuế sẽ chỉ được tính trên lợi nhuận phát sinh, hay có nguồn gốc từ Hồng Kông). 
• Thứ hai, Hồng Kông không áp dụng đánh thuế hàng hóa và dịch vụ (VAT) hoặc thuế Tiêu thụ (Sales Tax). Đây là loại thuế gián thu, đánh dựa trên mức chi tiêu và được xem như là một cách để giảm bớt gánh nặng thuế cho các công ty Hồng Kông.
• Thứ ba, hệ thống thuế tại Hồng Kông là hệ thống thuế đơn tầng (Single-tier tax system) có nghĩa là lợi nhuận của công ty chỉ bị đánh thuế một lần, chính vì vậy thu nhập từ cổ tức (có nguồn gốc từ Hồng Kông), thặng dư vốn đều không bị đánh thuế. Điều này góp phần khuyến khích các cá nhân đầu tư vào công ty Hồng Kông. 

1.2 Chuẩn mực kế toán tại Hồng Kông

Chuẩn mực kế toán được áp dụng tại Hồng Kông là HKFRS (“Hong Kong Financial Reporting Standards”) hoặc theo chuẩn mực báo cáo quốc tế IFRS ("Internaltional Financial Rporting Standards") .

Theo HKFRS, có một số điểm chính cần lưu ý cho hệ thống kế toán Hồng Kông như sau:

• Thứ nhất, các công ty Hồng Kông sẽ ghi nhận các giao dịch và sự kiện theo nguyên tắc kế toán dồn tích, nghĩa là doanh thu/chi phí sẽ được ghi nhận ngay tại thời điểm phát sinh (không căn cứ vào thực thu, thực chi của doanh nghiệp).
• Thứ hai, hàng năm các công ty Hồng Kông cần nộp báo cáo tài chính đã kiểm toán cho Cục doanh thu nội địa Hồng Kông, bao gồm:

• Bảng cân đối kế toán (Balance sheet).
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Income Statement).
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Cash flow).
• 
  Báo cáo về sự thay đổi toàn bộ hoặc từng phần trong vốn chủ sở hữu ngoại trừ các thay đổi phát sinh từ các giao dịch vốn với chủ sở hữu và phân phối cho các chủ sở hữu.
• Thuyết minh báo cáo tài chính (Notes).

2. Phần mềm kế toán QuickBooks Online - lựa chọn tối ưu cho các công ty Hồng Kông

Hiện nay, QuickBooks Online là phần mềm kế toán nổi tiếng nhất của công ty Intuit - công ty công nghệ phát triển phần mềm tài chính và kinh doanh của Mỹ. Vậy phần mềm này có những tính năng gì nổi bật để các doanh nghiệp Hồng Kông nên lựa chọn:  

• Ghi nhận các sự kiện theo 02 phương pháp kế toán: phương pháp dồn tích và phương pháp tiền mặt, tính năng này linh động theo nhu cầu của người dùng, hỗ trợ SMEs trong việc quản lý tình hình tài chính (thông qua phương pháp dồn tích), đồng thời còn giúp các hộ gia đình/cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ cũng có thể sử dụng phần mềm này (thông qua phương pháp tiền mặt).
• Cung cấp các tính năng nâng cao: tạo hóa đơn, báo giá và đơn đặt hàng nhanh chóng với logo công ty. Bên cạnh đó, công ty Hồng Kông có thể tùy chỉnh các thông tin khác của hóa đơn sao cho phù hợp theo yêu cầu sử dụng của công ty mình.
• Đồng bộ hóa tất cả dữ liệu tự động trên các thiết bị như máy tính (laptop), điện thoại thông minh (smartphone), máy tính bảng (tablet). Vì vậy, người dùng hoàn toàn có thể truy cập trực tuyến với bất kỳ thiết bị nào và tại bất cứ nơi đâu.
• Liên kết dữ liệu QuickBooks Online với POS (Point of Sale), chấp nhận thanh toán thẻ, CRM (Customer Relationship Management), tài khoản ngân hàng.
• Tạo dự án (Projects) giúp công ty theo dõi riêng theo từng dự án hoặc từng khu vực cụ thể một cách dễ dàng.
• Có thể quản lý hoạt động thu chi của công ty bằng nhiều loại tiền tệ.
• Theo dõi thời gian thanh toán hóa đơn bán ra và hóa đơn mua vào.
• Sở hữu hơn 80 loại báo cáo, hỗ trợ công ty tùy chỉnh báo cáo theo nhu cầu của mình, đáp ứng được tối đa nhu cầu sử dụng báo cáo của người dùng.
• Phân quyền truy cập với quyền hạn tương ứng cho nhiều người dùng khác nhau.

3. Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online vào hoạt động kế toán của công ty Hồng Kông

Là một trong các phần mềm kế toán nổi tiếng, QuickBooks Online có thể hỗ trợ SMEs dễ dàng quản lý doanh nghiệp của mình và tiết kiệm được khoản chi phí khi phải thuê thêm một kế toán viên bên ngoài theo dõi. Từ lợi ích thực tiễn như vậy, Global Link Asia Consulting gửi tới Quý doanh nghiệp một số hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online nhằm hỗ trợ các công ty Hồng Kông trong việc quản lý tình hình tài chính của công ty mình. 

3.1 Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Hồng Kông ghi nhận doanh thu chi phí trên cả hai phương pháp kế toán

QuickBooks Online hoạt động dựa trên các bút toán kép bao gồm 02 phương pháp kế toán: phương pháp dồn tích và phương pháp tiền mặt để có thể đáp ứng chuẩn mực kế toán Hồng Kông. Điều này vừa hỗ trợ SMEs trong việc quản lý hoạt động kế toán (thông qua phương pháp dồn tích), vừa giúp các hộ gia đình/cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ ở Hồng Kông (như nhà hàng, quán ăn, tiệm làm tóc, v.v...) cũng có thể sử dụng phần mềm (thông qua phương pháp tiền mặt).

3.2 Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Hồng Kông xuất báo cáo

Phần mềm kế toán QuickBooks Online sở hữu hơn 80 loại báo cáo. Vì vậy, người dùng có thể chỉnh sửa hiển thị (Customise) những thành phần trong báo cáo đó, nhằm dễ dàng chọn ra loại báo cáo chứa những thông tin cần thiết cho người sử dụng cũng như dễ dàng đối chiếu hơn. Điều này hỗ trợ người dùng quản trị hoạt động kế toán, báo cáo cho giám đốc một cách vô cùng dễ dàng và thuận tiện. Ngoài ra, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập vào app QuickBooks Online trên điện thoại để đồng thời kiểm tra, quản lý hoạt động thu - chi, dòng tiền ra vào với bộ phận kế toán.

3.3 Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Hồng Kông đồng bộ hóa dữ liệu trên các nền tảng khác nhau

QuickBooks Online được xây dựng dựa trên nền tảng đám mây, vì vậy phần mềm được đồng bộ hóa với tất cả dữ liệu tự động trên các thiết bị như máy tính (laptop), điện thoại thông minh (smartphone), máy tính bảng (tablet). Người dùng chỉ cần cài đặt app trên điện thoại và bắt đầu sử dụng khi kết nối mạng internet, điều này giúp người dùng dễ dàng quản lý tình hình tài chính doanh nghiệp của mình dù ở bất kỳ đâu và bất kỳ thời gian nào. Ngoài ra, ưu điểm này sẽ đảm bảo được tính bền vững cho Quý doanh nghiệp trong việc lưu trữ thông tin, dữ liệu; tự động gửi hóa đơn, lời nhắc thanh toán hóa đơn đến những khách hàng trả chậm. Và cổng thông tin riêng cũng giúp Quý khách hàng dễ dàng hơn khi thực hiện thanh toán trực tuyến.

3.4 Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Hồng Kông tạo và quản lý các dự án (Projects)

Với hệ thống thuế theo lãnh thổ, Công ty Hồng Kông thường là những công ty chuyên về kinh doanh thương mại (trading), cung cấp dịch vụ hoặc công ty đầu tư. Thông thường, các công ty hoạt động trong các lĩnh vực này sẽ có nhu cầu theo dõi chi tiết từng dự án theo từng khu vực, quốc gia. Đối với mục đích này, QuickBooks Online hoàn toàn có thể đáp ứng được nhu cầu theo dõi dự án cho người dùng. Bên cạnh đó, phần mềm sẽ góp phần hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và quản lý mức độ hoàn thành của từng dự án một cách tổng quát hơn.

3.5 Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Hồng Kông quản lý đa dạng tiền tệ

Với chức năng đa dạng tiền tệ có trong QuickBooks Online, người dùng có thể chọn quản lý hoạt động thu chi từ hai loại tiền tệ trở lên để dễ dàng cho việc nhận và thanh toán, hỗ trợ xử lý phần chênh lệch tỷ giá, ghi nhận trên báo cáo một cách chính xác và đáng tin cậy hơn.

3.6 Phần mềm kế toán QuickBooks Online có giao diện thân thiện với người dùng

Giao diện của QuickBooks Online cũng là một trong những ưu điểm được người dùng đánh giá tốt với thiết kế bắt mắt, đơn giản và dễ sử dụng. Nhờ vậy, người dùng dù chưa có kiến thức sâu về kế toán vẫn có thể học và sử dụng được. Lợi ích này sẽ giúp Quý doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí cho việc thuê kế toán viên để theo dõi tình hình doanh thu, chi phí của công ty. 

3.7 Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Hồng Kông xuất hóa đơn tự động

Đây là một trong những tính năng được rất nhiều người dùng trên thế giới yêu thích - đặc biệt là ở các quốc gia tân tiến như Hồng Kông. Vì luật kế toán Hồng Kông không quy định các công ty Hồng Kông phải tuân theo một biểu mẫu cụ thể cho hóa đơn chứng từ, do đó, các công ty Hồng Kông có thể tự thiết kế mẫu hóa đơn dựa trên các thông tin chuẩn được quy định thông qua việc sử dụng phần mềm QuickBooks Online.

Cụ thể, QuickBooks Online không chỉ cho phép người dùng thiết kế mẫu hóa đơn, mẫu email và xuất tự động hóa đơn trực tiếp đến khách hàng mà còn hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi tình trạng thanh toán của đơn hàng một cách tối ưu nhất.

3.8 Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Hồng Kông quản lý người truy cập

Tính năng quản lý truy cập (Audit log) của QuickBooks Online cho phép Admin có thể theo dõi những người dùng khác (user) đã truy cập, bổ sung, điều chỉnh hoặc có thao tác khác trên phần mềm vào thời gian cụ thể nào. 

3.9 Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Hồng Kông vay vốn

Tính năng này chỉ dành riêng những người sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online. Cụ thể, tính năng QuickBooks Capital là dịch vụ tự động cung cấp vốn cho các doanh nghiệp sử dụng phần mềm. QuickBooks Online sẽ dựa trên tình trạng tổng quát của doanh nghiệp theo các nghiệp vụ mà doanh nghiệp nhập vào QuickBooks Online, điều này cho phép các doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận các nguồn vốn hơn. 

Đặc biệt, QuickBooks Online sẽ hỗ trợ dùng thử phần mềm lên đến 30 ngày cho những doanh nghiệp đang phân vân về khả năng phù hợp của phần mềm.

Mặc dù QuickBooks Online không đòi hỏi nhiều kiến thức kế toán chuyên sâu, nhưng người mới sử dụng sẽ phải mất một khoảng thời gian nhất định để nghiên cứu và sử dụng thành thạo phần mềm. Vì vậy,  Global Link Asia Consulting sẽ tư vấn cho Quý doanh nghiệp các gói dịch vụ hướng dẫn sử dụng phần mềm QuickBooks nhằm giúp Quý doanh nghiệp rút ngắn được thời gian nghiên cứu.

cứu.

Bài viết trên được Global Link Asia Consulting Pte. Ltd biên soạn và đăng trực tiếp vào website https://www.globallinkconsulting.sg/vi/ lần đầu vào ngày 15 tháng 12 năm 2020. Bản quyền thuộc Global Link Asia Consulting Pte. Ltd. Vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức trừ trường hợp được đồng ý bằng văn bản của Global Link Asia Consulting Pte. Ltd.