Sự khác biệt giữa phần mềm kế toán QuickBooks Online và QuickBooks Desktop là một vấn đề quan trọng mà nhiều Doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp kế toán phù hợp cho Doanh nghiệp. Cả hai phần mềm này đều do Intuit phát triển và cung cấp nhiều tính năng hữu ích, nhưng mỗi phần mềm đều có những đặc điểm riêng biệt mà Cá nhân/Doanh nghiệp cần hiểu rõ để đưa ra quyết định đúng đắn.
Trong bài viết này, Global Link Asia Consulting sẽ so sánh giữa QuickBooks Online và QuickBooks Desktop để giúp Cá nhân/Doanh nghiệp hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa hai phần mềm và làm cho quyết định chọn lựa của Cá nhân/Doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn.
Lưu ý quan trọng
Sau ngày 31 tháng 5 năm 2024, phần mềm QuickBooks Desktop 2021 sẽ ngừng hoạt động. Quy định này bao gồm tất cả các phiên bản 2021 của QuickBooks Desktop Pro, QuickBooks Desktop Premier, QuickBooks Desktop cho Mac và QuickBooks Enterprise Solutions v21. Doanh nghiệp sẽ không nhận được sự hỗ trợ khi sử dụng các phiên bản QuickBooks Desktop này nữa và các phiên bản về trước. Để biết thêm chi tiết, Doanh nghiệp hãy tham khảo chính sách sau của Intuit: QuickBooks Desktop service discontinuation policy.
Như vậy, đối với các Doanh nghiệp mới, quyết định lựa chọn dùng QuickBooks Online là lựa chọn chính xác và hợp lý nhất.
Đối với các Doanh nghiệp đang sử dụng phiên bản QuickBooks Deskstop 2021 trở về trước, việc thực hiện chuyển đổi sang QuickBooks Online là giải pháp thực tiễn và nên được thực hiện từ hôm nay. Global Link Asia Consulting sẽ hỗ trợ Doanh nghiệp từ A-Z, giúp công ty chọn được gói QuickBooks Online phù hợp, tránh gián đoạn công việc và nâng cao hiệu xuất công việc.
1. QuickBooks Online và QuickBooks Desktop: Lựa chọn nào tốt hơn?
Khi so sánh 2 dòng sản phẩm nổi tiếng của Công ty Intuit Singapore - QuickBooks Online và QuickBooks Desktop, cả 2 đều vượt trội về các tính năng kế toán, nhưng vẫn có điểm khác biệt chính – QuickBooks Online là phần mềm được tạo dựa trên nền tảng đám mây với chi phí dịch vụ theo tháng/năm và QuickBooks Desktop là phần mềm phải cài đặt cố định và đồng bộ với mô hình chi phí bản quyền.
Tuy nhiên, đó không phải điểm khác biệt duy nhất giữa hai dòng sản phẩm này. Trước khi đi sâu vào những so sánh cốt lõi, Global Link Asia sẽ cung cấp cho Doanh nghiệp một cái nhìn tổng quát về cả hai phần mềm QuickBooks Online và QuickBooks Desktop.
1.1. Quickbooks Online
QuickBooks Online (QBO) là phần mềm kế toán dựa trên nền tảng đám mây của Công ty Intuit Singapore. Mặc dù trong khoảng thời gian đầu QBO được ra mắt vào năm 2004, phần mềm online này ít phát triển hơn so với QuickBooks Desktop. Công ty Intuit đã không ngừng cải tiến sản phẩm và liên tục bổ sung những tính năng mới, những dịch vụ doanh nghiệp để cải thiện phần mềm của họ.
QuickBooks Online được thiết kế đặc biệt dành cho những Doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên, các Doanh nghiệp lớn hoàn toàn có thể yên tâm khi Intuit cũng giới thiệu gói QuickBooks Online Advanced mới có thể giúp mở rộng phần mềm cho các Doanh nghiệp lớn hơn. Phần mềm cung cấp một bộ tính năng và kế toán ưu việt, thanh toán trực tuyến, hóa đơn bắt mắt, hơn 500 tính năng cho vay độc đáo.
Ngoài ra, QBO cũng dễ dàng tìm hiểu và sử dụng hơn so với QuickBooks Desktop. Vì phần mềm dựa trên nền tảng đám mây, có thể làm việc trên QBO ở bất kỳ đâu miễn là Doanh nghiệp có các thiết bị di động kết nối Internet, điều này giúp công ty dễ dàng quản lý doanh nghiệp của mình tại bất cứ đâu.
QBO thực sự là phần mềm kế toán hoàn hảo cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, công ty kinh doanh quốc tế, quản ly tập trung hoạt động công ty nội địa và chi nhanh nước ngoài, công ty kế toán, freelancer.
Ưu điểm | Nhược điểm |
Phần mềm online, lưu trữ trên đám mây trực tuyến | Khả năng hỗ trợ khách hàng |
Giao diện dễ dàng sử dụng | Chi phí cao hơn so với những sản phẩm SMB khác |
Không cần cài đặt phức tạp, tự động nâng cấp | |
Chi phí thanh toán theo tháng/năm | Ít tính năng hơn QuickBooks Desktop |
Tính năng ưu việt | Không có đơn đặt hàng |
Cho vay linh hoạt | |
Hơn 500 plugin tích hợp | |
Luôn được cập nhập tính năng tốt nhất | |
Có đội ngũ hỗ trợ tận tâm | |
Phiên bản truy cập quốc tế | |
Hỗ trợ tới 25 người dùng đăng ký và người dùng cho mục đích theo dõi báo cáo, chấm công |
1.2. QuickBooks Desktop
QuickBooks Desktop là phần mềm kế toán lâu năm nhất trong tất cả các loại phần mềm, được giới thiệu từ năm 1992. Mặc dù là vậy nhưng QuickBooks Desktop vẫn khẳng định được vị trí của mình ở hiện tại và cả trong thời gian sắp tới. (Bất chấp những nỗ lực của Intuit buộc người dùng chuyển sang QuickBooks Online).
QuickBooks Desktop đã tạo nên vị thế của Intuit ngày nay, và nó vẫn là một trong những phần mềm chính được kế toán viên lựa chọn sử dụng trên toàn thế giới.
QuickBooks Desktop thường được nhắc đến nhất là QuickBooks Desktop Pro, mặc dù trên thực tế có 3 dòng sản phẩm QuickBooks Desktop khác nhau như: QuickBooks Desktop Pro, QuickBooks Premier, và QuickBooks Desktop Enterprise.
Ngoài ra, còn có thêm sự khác biệt chính giữa 3 dòng sản phẩm này, Pro được thiết kế dành cho loại hình công ty nhỏ, Premier dành cho loại hình công ty vừa, và Enterprise dành cho loại hình công ty lớn. Như vậy, mỗi một phần cải tiến đều có sẵn tính năng và người dùng.
Mỗi phiên bản QuickBooks Desktop cung cấp các công cụ kế toán vượt trội và các tính năng mở rộng, bao gồm theo dõi chi phí, lập ngân sách, và chi phí công việc, 200 tích hợp và cả những đánh giá tích cực từ khách hàng.
Ưu điểm | Nhược điểm |
Tính năng vượt trội | Khả năng hỗ trợ khách hàng |
Giao diện kế toán truyền thống | Không có quyền truy cập từ xa hoặc thiết bị di dộng |
Khả năng bảo mật cao hơn | Chi phí giấy phép cao |
Hơn 200 tích hợp | Tự động hóa thấp hơn so với QBO |
Hỗ trợ xử lý khối lượng thông tin rất lớn, phù hợp cho các tập đoàn đa quốc gia, công ty toàn cầu, công ty thuộc lĩnh vực cụ thể như đấu thầu, khí đốt, | Bị giới hạn bởi phiên bản và năm phát hành. Ngừng hỗ trợ sau 1 khoản thời gian |
Hỗ trợ tới 40 người dùng và hơn | Chỉ hỗ trơ, cũng cấp tại các quốc gia như Mỹ, Canada, Anh. |
Lưu trữ QuickBooks Desktop online là có thể nhưng yêu cầu việc cài đặt hosting, server và duy trì chi phí liên tục. |
2. Tính năng
Dưới đây là bảng phân tích so sánh các tính năng cụ thể của mỗi dòng sản phẩm.
Tính năng | QuickBooks Online | QuickBooks Desktop |
Hóa đơn | ||
Quản lý liên lạc | ||
Quản lý khách hàng | ✖️ | |
Theo dõi chi phí | ||
Hàng tồn kho | ||
Quản lý dự án | ||
Theo dõi thời gian | ||
Báo cáo | 80 | 130 |
Đơn đặt hàng | ✖️ | |
Hỗ trợ tính thuế | ||
Cho vay | ✖️ |
Cả QuickBooks Online và QuickBooks Desktop đều cung cấp một số lượng lớn các tính năng. Trong khi cả hai đều chia sẻ nhiều tính năng giống nhau, tính năng của QuickBooks Desktop thường được phát triển hơn, ngoại trừ chức năng về hóa đơn.
Nhìn tổng quan, QuickBooks Desktop có nhiều tính năng toàn diện hơn, nhưng vẫn có một số tính năng mà chỉ QuickBooks Online mới có: bao gồm cho vay, lập hóa đơn quốc tế, và app trên ứng dụng di động. Vì vậy, QuickBooks Online sẽ mang đến những tính năng có giá trị nhất cho Doanh nghiệp.
Dưới đây là các phân tích so sánh các tính năng cụ thể của mỗi dòng sản phẩm:
Cả QuickBooks Online và QuickBooks Desktop đều hoạt động dựa trên các bút toán kép và có 2 phương pháp kế toán là phương pháp dồn tích và phương pháp tiền mặt.
Mỗi phần mềm đều cung cấp bảng chi tiết về tài khoản, mục nhật ký, đối chiếu ngân hàng, và các báo cáo cơ bản cần thiết để điều hành một công ty. Tuy nhiên, QuickBooks Desktop cung cấp các báo cáo và hỗ trợ công việc kế toán phức tạp một cách tốt hơn.
Khi đề cập đến tính năng hóa đơn, QuickBooks Online lấn át hoàn toàn QuickBooks Desktop. QuickBooks Online cho phép dễ dàng tạo ra những hóa đơn nổi bật cho khách hàng. Với giao diện thiết kế rõ ràng và hiện đại, điều này khiến cho khách hàng hiểu được hóa đơn của họ một cách đơn giản nhất. Dưới đây là ví dụ về mẫu hóa đơn trong QuickBooks Online:
Hóa đơn trên QuickBooks Desktop thường bị sắp xếp lộn xộn, lỗi thời và khó điều chỉnh hơn. Dưới đây là hóa đơn được tạo trên QuickBooks Desktop:
Bên cạnh ưu điểm sở hữu mẫu thiết kế hóa đơn đẹp hơn, QuickBooks Online còn bổ sung thêm các chức năng tự động hóa như:
- Gửi hóa đơn định kỳ
- Gửi lời nhắc thanh toán hóa đơn cho những khách hàng trả chậm
- Khả năng tự động tạo hóa đơn theo lịch cài đặt sẵn
- Có cổng thông tin khách hàng nơi mà khách hàng có thể thực hiện thanh toán trực tuyến
- Tính năng theo dõi hóa đơn nên Doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm tra khách nào đã nhận, xem và thanh toán hóa đơn của họ
- Hóa đơn có thể chuyển đổi thành 6 ngôn ngữ khác nhau cho khách hàng quốc tế.
QuickBooks Desktop vẫn có chức năng đặt hóa đơn định kỳ và theo dõi hóa đơn, nhưng Doanh nghiệpsẽ bỏ lỡ nhiều tính năng tự động hóa tiện lợi trên các thiết bị di động dựa trên nền tảng đám mây hiện đại mà QBO cung cấp.
Trong khi cả QuickBooks Online và QuickBooks Desktop đều cung cấp tính năng quản lý liên hệ, chỉ có QuickBooks Desktop cho phép bạn quản lý và theo dõi khách hàng tiềm năng cũng như liên lạc.
QuickBooks Online cung cấp 80 mẫu báo cáo tùy thuộc vào gói dịch vụ lựa chọn, trong khi QuickBooks Desktop Pro có tới 150+ báo cáo. QuickBooks Desktop Premier và QuickBooks Desktop Enterprise thậm chí có nhiều hơn ( đặc biệt là nếu Doanh nghiệp chọn các phiên bản dành riêng cho từng ngành cụ thể như sản xuất, thi công, đấu thầu, phi lợi nhuận v.v).
Gần đây QuickBooks đã cập nhập thêm một tính năng mới - dịch vụ cho vay gọi là QuickBooks Capital. Dịch vụ này cung cấp tính năng tài chính cho các chủ Doanh nghiệp nhỏ cần vốn lưu động để quản lý tốt hơn dòng tiền của họ. QuickBooks Capital hiện tại chỉ dành cho người sử dụng QuickBooks Online.
Nếu Doanh nghiệp cần tạo đơn bán hàng, QuickBooks Desktop là sự lựa chọn phù hợp. Mặc dù Intuit đã có đề cập về việc thêm đơn đặt hàng vào QuickBooks Online, hiện chức năng này chỉ khả dụng với những sản phẩm phần mềm cục bộ được cài đặt trong máy tính để bàn.
Cả 2 phiên bản đều có các tính năng quản lý kho đầy đủ như ghi nhận số lượng mặt hàng trong kho, tạo các đơn đặt hàng mua và bán để tự động thêm hoặc bớt khỏi kho của bạn. Bạn cũng có thể tạo cảnh báo kích hoạt khi bạn cần sắp xếp lại một mặt hàng.
Điểm khác biệt duy nhất giữa QuickBooks Online và QuickBooks Desktop
Một khía cạnh đặc biệt của QuickBooks Desktop Premier và QuickBooks Desktop EnterPrise là Doanh nghiệp có thể chọn lựa bất kỳ phiên bản phần mềm nào dành riêng cho các ngành đặc biệt thay vì sử dụng phiên bản theo tiêu chuẩn. Những ngành sau được xếp vào là ngành đặc biệt:
- Nhà thầu xây dựng
- Sản xuất và bán buôn
- Phi lợi nhuận
- Dịch vụ kế toán
- Các dịch vụ chuyên nghiệp
- Bán sỉ, bán lẻ
Những phiên bản này cung cấp cho chủ Doanh nghiệp nhiều tính năng và các báo cáo hướng đến lĩnh vực của họ hơn.
Hiện nay, chỉ có QuickBooks Online cho phép Doanh nghiệp kết nối ứng dụng trên các thiết bị điện tử thông qua phần mềm trên IOS và và Android.
3. Chi phí
QuickBooks Online và QuickBooks Desktop có 2 mức giá khác nhau. QuickBooks Online có cấu trúc giá thanh toán theo tháng/năm, còn QuickBooks Desktop sẽ tính phí theo gói sẵn có.
Chính vì vậy, Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng tăng theo thời gian sẽ thấy việc dùng QBO tiện lợi hơn, vì việc nâng cấp lên các phiên bản tiên tiến hơn là dễ dàng. Trong khi đó, QuickBooks Desktop sẽ bị giới hạn theo phiên bản theo các năm và từng nhu cầu cụ thể: ví dụ QuickBooks Desktop v21, v22, v23. Vì vậy, Doanh nghiệp sẽ phải bỏ tiền ra mau phiên bản hiện hành trong trường hợp phiên bản cũ hết thời gian hỗ trợ, ví dụ: 2024, Intuit ngừng hỗ trợ phiên bảng Desktop v21.
Hiện tại, Global Link Asia Consulting là đại lý chính thức của QBO tại khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. Doanh nghiệp sẽ nhận được mức giá ưu đãi và dịch vụ hỗ trợ tốt nhất khi mua phiên bản Quickbooks Online.
Tính năng | Simple start | Essential | Plus | Advanced |
Theo dõi doanh thu và chi phí | ||||
Sắp xếp hóa đơn | ||||
Khấu trừ thuế tối đa | ||||
Tạo hóa đơn và thanh toán | ||||
Theo dõi từ xa | ||||
Phát hành các báo cáo cơ bản | ||||
Gửi báo cáo dự toán | ||||
Theo dõi doanh thu và thuế thu nhập DN | ||||
Quản lý lên đến 1099 nhà thầu | ||||
Quản lý và thanh toán hóa đơn mua hàng | ||||
Theo dõi thời gian | ||||
Cho phép 25 tài khoản sử dụng | 3 tài khoản | 5 tài khoản | 25 tài khoản | |
Theo dõi tiến độ lợi nhuận dự án | ||||
Theo dõi hàng tồn kho | ||||
Phân tích chi tiết tình hình kinh doanh | ||||
Xuất và gửi nhiều hóa đơn một lần | ||||
Tùy chỉnh truy cập theo chức năng | ||||
Tài khoản dành riêng cho người quản lý | ||||
Đào tạo trực tuyến theo yêu cầu | ||||
Tùy chỉnh nâng cao |
QuickBooks Desktop có mô hình định giá cấp phép và định giá thuê theo năm. Chi phí dành cho QuickBooks Desktop khác nhau tùy thuộc theo phiên bản phần mềm mà Doanh nghiệp chọn để sử dụng.
Tính năng | Pro 2024 | Premier 2024 | Enterprise 24.0 |
Cập nhập những tính năng mới năm 2021 | |||
Theo dõi doanh thu và chi phí | |||
Hóa đơn | |||
Xuất báo cáo | 100+ |
150+ Ngành công nghệ đặc biệt |
150+ Báo cáo nâng cao |
Gửi báo cáo dự toán | |||
Theo dõi thuế thu nhập doanh nghiệp | |||
Quản lý hóa đơn mua hàng và tài khoản phải trả | |||
Theo dõi thời gian | |||
Theo dõi hàng tồn kho | |||
Giới hạn danh sách | |||
Thanh toán cho 1099 nhà thầu | |||
Dự đoán | |||
Các tính năng cho ngành công nghiệp đặc biệt | |||
Quét mã vạch hàng tồn kho bằng thiết bị di động | |||
Vòng ưu tiên QuickBooks | |||
Cải tiến tính năng chọn, đóng gói và vận chuyển | |||
Đa người dùng | Lên đến 3 người dùng | Lên đến 5 người dùng |
Lên đến 30 người dùng với chức năng nâng cao |
QuickBooks Desktop có nhiều phương thức thanh toán phí, có phiên bản thanh toán 1 lần ( Ví dụ: QuickBooks Pro, QuickBooks Premier) và phiên bản khác gia hạn từng năm (Ví dụ: QuickBooks Enterprise).
Tuy nhiên, điều quan trọng là nếu Doanh nghiệp mua bản quyền của QuickBooks Pro hoặc Premier sẽ nhận được giấy phép sử dụng kéo dài 3 năm cho Doanh nghiệp của mình (Doanh nghiệp có thể chọn mô hình đăng ký hàng năm cho cả QuickBooks Pro và Premier để được truy cập vào những sản phẩm QB mới nhất và có sự hỗ trợ cao nhất).
Chi phí để sở hữu phần mềm phụ thuộc vào nhiều yếu tố:
- Khi QuickBooks Desktop có mức giá tốt hơn: nếu Doanh nghiệp dự định sẽ sử dụng QuickBooks Pro trong 3 năm và không bổ sung thêm người dùng, sự lựa chọn này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm một số tiền lớn. Tuy nhiên, các chi phí phụ thu thêm các tính năng của QuickBooks Desktop sẽ tăng lên nhanh chóng.
- Khi QuickBooks Online có mức giá tốt hơn: nếu Doanh nghiệp có nhiều người dùng, sử dụng nguồn dữ liệu từ ngân hàng, và muốn có sự hỗ trợ từ các thiết bị di động, QuickBooks Online có thể sẽ là sự lựa chọn tốt nhất. Với cấu trúc chi phí theo tháng sẽ tốt hơn đối với các doanh nghiệp nhỏ không có đủ dòng tiền để thanh toán chi phí bản quyền sử dụng hoặc là đăng ký theo năm.
Vì vậy, các Doanh nghiệp nên xem xét số lượng các tính năng cần sử dụng để quyết định lựa chọn QuickBooks Online hay là QuickBooks Desktop phù hợp với mô hình doanh nghiệp của mình.
4. Giao diện dễ sử dụng
Phiên bản QuickBooks Online dễ sử dụng hơn nhiều so với phiên bản QuickBooks Desktop.
Một trong những khiếu nại nhiều nhất về QuickBooks Desktop là khó khăn trong việc tìm hiểu để sử dụng nó. Kế toán viên thường thấy rằng phiên bản QuickBooks Pro và Premier truyền thống dễ sử dụng hơn, nhưng không nhất thiết phải là kế toán viên hay chuyên gia để có thể sử dụng QuickBooks Online.
5. Hỗ trợ và chăm sóc khách hàng
Việc hỗ trợ khách hàng chưa bao giờ là thế mạnh của Intuit. Cả QuickBooks Online và QuickBooks Pro và Premier nổi tiếng trong việc hỗ trợ khách hàng không hiệu quả (Dịch vụ chăm sóc của QuickBooks Enterprise có sự ưu tiên hỗ trợ tốt hơn). Công ty đã thực hiện trong việc phát triển các trung tâm hỗ trợ thân thiện hơn với người dùng, nhưng thời gian chờ đợi vẫn còn dài, và không có bất kỳ email hỗ trợ nào đến từ công ty.
Dịch vụ hỗ trợ khách hàng của QuickBooks Online tốt hơn một chút bởi vì Doanh nghiệp không cần phải trả thêm chi phí phụ cho việc hỗ trợ, nhưng các sản phẩm của Inuit vẫn sẽ được cải thiện khi có liên quan đến vấn đề chăm sóc khách hàng.
6. Đánh giá chung
Cả hai phiên bản đều có những đánh giá ưu và nhược riêng biệt, mặc dù QuickBooks Online nhận được nhiều lời khiếu nại hơn. Và những khiếu nại thường xoay quanh:
- Giới hạn các ứng dụng di động
- Thời gian chạy chậm
- Lỗi
- Khả năng hỗ trợ khách hàng chưa tốt
- Nhiều người dùng phản ánh rằng QuickBooks Online không thể chiếm ưu thế được với QuickBooks Pro trong một số tính năng và chất lượng.
QuickBooks Desktop cũng có một số khiếu nại về:
- Khó khăn trong tìm hiểu để sử dụng
- Cưỡng chế nâng cấp
- Khả năng hỗ trợ khách hàng chưa tốt
Tuy nhiên, đa số người dùng vẫn thấy QuickBooks Desktop dễ sử dụng hơn và ghi được số điểm tích cực trên hầu hết trang web đánh giá của khách hàng. Và bất chấp những lời phàn nàn về QBO, QuickBooks Online vẫn được xếp hạng cao trên các trang web đánh giá và có nhiều người dùng hài lòng với sản phẩm. Ngoài ra, QuickBooks online cũng được đánh giá cao về tính di động, dễ sử dụng, được lựa chọn tính năng, tiết kiệm thời gian tự động hóa và tính năng, trong khi QuickBooks Pro lại được đánh giá cao về chương trình kế toán mạnh mẽ, tính năng đa dạng, độ tin cậy và các bản báo cáo.
Nhìn chung, các nhận xét của QuickBooks Pro có vẻ được yêu thích hơn, nhưng người dùng đều có ý kiến hai chiều khi nói đến mỗi phần mềm.
7. Sử dụng tích hợp
Cả hai phần mềm QuickBooks Online và QuickBooks Pro đều cung cấp một số lượng lớn các tính năng hữu ích và các sản phẩm hỗ trợ. Tuy nhiên, QuickBooks Online lại cung cấp hơn 500 tính năng trong khi QuickBooks Pro chỉ có tối đa 200 tính năng
Bên cạnh việc sở hữu nhiều tính năng hơn, QuickBooks Online cũng sở hữu những tính năng hỗ trợ tốt hơn. Các tính năng của QBO đáp ứng nhiều nhu cầu của Doanh nghiệp và bao gồm đa sự lựa chọn cổng thanh toán, trong khi QuickBooks Desktop hầu như không cung cấp bất kỳ cổng thanh toán nào, khiến cho tình trạng nhiều khách hàng hiện nay khó chấp nhận việc thanh toán hóa đơn trực tuyến.
8. Điểm khác biệt chính giữa QuickBooks Online và QuickBooks Desktop
Các thành phần chính của mỗi phần mềm bao gồm tính năng, chi phí, giao diện dễ sử dụng, dịch vụ hỗ trợ khách hàng và đánh giá. Ngoài ra, dưới đây mô tả điểm khác biệt chính giữa QuickBooks Online và QuickBooks Desktop mà tất các chủ Doanh nghiệp nhỏ nên cân nhắc.
Dưới đây là 8 yếu tố khác biệt chính giữa QuickBooks Desktop và QuickBooks Online:
Khác biệt lớn nhất giữa 2 sản phẩm của QuickBooks là QuickBooks Online dựa trên nền tảng đám mây và có thể sử dụng trên Internet, trong khi QuickBooks phải tải và được cài đặt trên máy tính. Không cần phải kết nối Internet thì mới sử dụng được QuickBooks Desktop, nhưng điều đó cũng đồng nghĩa là Doanh nghiệp không thể truy cập vào phần mềm từ xa (trừ khi Doanh nghiệp phải trả thêm chi phí để lưu trữ) hoặc trên thiết bị di động.
Bởi vì QuickBooks Online là dựa trên nền tảng đám mây, nên hệ thống bảo mật sẽ được Intuit phụ trách. Mặt khác, QuickBooks Desktop được cài đặt cố định và đồng bộ vì vậy chương trình này có khả năng sẽ bảo mật hơn, Doanh nghiệp cần tự cài đặt các biện pháp an ninh đó.
Một điểm khác biệt chính là QuickBooks Online có mô hình giá theo tháng, trong khi đó QuickBooks Desktop lại có cấu trúc theo giấy phép bản quyền sử dụng. Doanh nghiệp có thể mua một giấy phép cho QuickBooks Desktop và thời hạn sử dụng được trong 3 năm, hoặc có thể trả để nâng cấp từng năm, và không có sự lựa chọn thanh toán theo tháng đối với QuickBooks Desktop.
QuickBooks Online cho phép lên đến 25 người dùng tùy thuộc vào gói chi phí của phần mềm mà Doanh nghiệp chọn và Doanh nghiệp có thể lấy tài khoản người dùng theo dõi thời gian không giới hạn. Để bổ sung thêm giấy phép người dùng cho QuickBooks Desktop Pro có chi phí là xxx USD cho mỗi tài khoản, đây là mức giá khá cao, và phần mềm giới hạn tối đa 3 người sử dụng. QuickBooks Desktop Premier lại giới hạn 5 người dùng, và QuickBooks Desktop Enterprise có giới hạn đến 30 người dùng (cả 2 phần mềm đều cần chi phí cao để bổ sung thêm người dùng). Tất cả những sản phẩm của QuickBooks đều mạnh về cung cấp quyền người dùng.
Mặc dù QuickBooks Online và Desktop có nhiều tính năng giống nhau, nhưng các tính năng của QuickBooks Desktop thường được phát triển nhiều hơn.
QuickBooks Online có nhiều tính năng tự động hóa hơn so với QuickBooks Desktop, điều này cho phép chủ Doanh nghiệp quản lý sổ sách của họ một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn – và bởi vì QBO là dựa trên nền tảng đám mây nên tất cả các dữ liệu của bạn sẽ được đồng bộ hóa ở thời gian thực (giống như dữ liệu ngân hàng hoặc thẻ tín dụng).
Các tính năng của QuickBooks Desktop được cài đặt và tập trung vào kế toán truyền thống, nên nó khó tìm hiểu để sử dụng hơn so với QBO (và UI không phải là hiện đại hay đơn giản để thay đổi).
Một điểm khác biệt lớn giữa QuickBooks Online và Desktop là chỉ có người dùng trực tuyến mới có quyền truy cập vào QuickBooks Capital.
9. Phần mềm nào là lựa chọn tối ưu cho nhu cầu kế toán của Doanh nghiệp?
Chọn QuickBooks Online nếu Doanh nghiệp muốn được đáp ứng các tiêu chí sau:
- Phần mềm dễ tìm hiểu và sử dụng
- Khả năng truy cập vào tài khoản từ xa với các ứng dụng di động.
- Tiết kiệm thời gian tự động và đồng bộ hóa thời gian tự động với ngân hàng của công ty và các hội nhập kinh doanh khác (other business integrations)
- Thay đổi quá trình thanh toán để khách hàng của công ty có thể trực tiếp thanh toán hóa đơn trực tuyến
- Lập hóa đơn quốc tế
- Truy cập vào tính năng cho vay của QuickBooks Capital
- Đồng bộ việc quản trị công ty mẹ và các công ty, chi nhanh quốc tế theo chuẩn mực kế toán quốc tế
- Dễ dàng đào tạo nhân sự sử dụng trong tương lai
Đặc biệt, theo báo cáo Tác động kinh tế khi dùng QuickBooks Online Advanced tới Doanh nghiệp (The Total Economic Impact™ Of Intuit QuickBooks Online Advanced ), việc sử dụng QuickBooks Online mang lại 488% ROI (Lợi nhuận trên vốn đầu tư dùng) trong 3 năm dùng, gia tăng hiệu quả làm việc tới 30% và ra quyết định nhanh hơn 15%
Chọn QuickBooks Desktop nếu Doanh nghiệp muốn
- Tìm kiếm phần mềm kế toán được cài đặt cục bộ
- Phần mềm, báo cáo chuyên dụng phù hợp cho 1 lĩnh vực kinh doanh cụ thể của công ty
- Các tính năng riêng dành cho ngành của QuickBooks Desktop Premier hoặc QuickBooks Desktop Enterprise
- Tính năng đơn đặt hàng
- Hệ thống kế toán hiện tại của Doanh nghiệp đang phức tạp
- Gia tăng bảo mật thông tin của công ty thông qua việc tự quản lý, lưu trữ dữ liệu
Cả QuickBooks Online và QuickBooks Desktop là những chương trình có tính năng kế toán ưu việt. Mỗi phần mềm đều có những ưu điểm và nhược điểm.
Với QuickBooks Online, người dùng nhận được nhiều tính năng tuyệt vời tương tự trong khi vẫn có được tính di động của phần mềm dựa trên nền tảng đám mây. QuickBooks Online dễ dàng sử dụng hơn và có nhiều tính năng tự động hơn, nhiều tích hợp, lập hóa đơn tốt hơn và có tính năng cho vay độc đáo.
Đặc điểm là thiếu tính năng đơn đặt hàng, quản lý khách hàng tiềm năng, và các tính năng phức tạp khác mà người dùng phiên bản Desktop lâu năm có thể bỏ qua (chẳng hạn như tùy chỉnh mẫu thư, lịch tích hợp, và thậm chí kiểm tra lỗi chính tả).
Với QuickBooks Desktop, người dùng nhận một số công cụ kế toán được phát triển nhất thị trường. Phần mềm cung cấp các tính năng toàn diện, những điểm nhấn nổi bật như quản lý khách hàng và đơn đặt hàng, các phiên bản phần mềm dành riêng cho ngành cụ thể, và có khả năng bảo mật cao hơn.
Nhược điểm là QuickBooks Desktop thiếu tính di động của QBO, có ít khả năng tự động, chưa cung cấp tính năng cho vay và thay đổi cổng thanh toán, và khó tìm hiểu để sử dụng (mặc dù phần mềm được tổ chức tốt và dễ dàng điều chỉnh hơn theo thời gian).
Cuối cùng, yếu tố quyết định thực sự là quy mô, loại hình và nhu cầu của Doanh nghiệp. Hy vọng những đánh giá tổng quát của Global Link Asia Consulting có thể giúp Doanh nghiệp đưa ra quyết định tối ưu trong quá trình tìm kiếm phần mềm kế toán tốt nhất.
Bài viết trên được Global Link Asia Consulting Pte. Ltd. biên soạn và đăng trực tiếp vào website Global Link Asia Consulting lần đầu vào ngày 24 tháng 07 năm 2020. Bài viết, nhãn hiệu và hình ảnh đi kèm đã được Global Link Asia Consulting đăng ký sở hữu trí tuệ, thuộc sở hữu trí tuệ và bản quyền của Globlal Link Asia Consulting Pte. Ltd. Vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức trừ trường hợp được đồng ý bằng văn bản của Global Link Asia Consulting Pte. Ltd.