Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online cho công ty Việt Nam

Người dùng có thể áp dụng mức thuế suất phù hợp với sản phẩm của công ty khi xuất hóa đơn cho người mua. 

Ví dụ: mức thuế GTGT phổ thông ở Việt Nam là 10%, tuy nhiên vẫn có những hàng hóa dịch vụ đặc biệt có thuế GTGT khác mức thuế suất này - chẳng hạn một số trang thiết bị y tế chỉ chịu thuế GTGT 5% hay 0% thì QuickBooks Online cho phép người dùng thiết lập các mức thuế tương ứng để thuận tiện cho công việc ghi nhận các giao dịch của kế toán.

Ngoài ra, người dùng có thể sử dụng chỉnh sửa hiển thị (Customise) để lọc ra các thành phần cần theo dõi trong báo cáo thuế GTGT, hỗ trợ Doanh nghiệp quản lý tình hình nộp thuế nhanh chóng và tiện lợi hơn.

Phần mềm kế toán QuickBooks Online sở hữu hơn 80 loại báo cáo chuẩn quốc tế. Đây là tính năng rất phù hợp với: 

• Các công ty có chủ sở hữu hoặc có vốn đầu tư nước ngoài - cần thường xuyên làm báo cáo chuẩn quốc tế cho trụ sở nước ngoài hay quản lý người nước ngoài đọc.
• Các công ty Việt Nam đang bắt đầu triển khai hệ thống kế toán theo quy trình chuẩn kế toán quốc tế. 
• Các startup Việt Nam có nhu cầu làm báo cáo chuẩn quốc tế để kêu gọi vốn đầu tư nước ngoài nhưng không muốn tốn thêm chi phí thuê chuyên gia làm báo cáo.

Đối với tính năng này người dùng sẽ sử dụng báo cáo có trong QuickBooks Online và chỉnh sửa hiển thị (Customise) những thành phần trong báo cáo đó. Cụ thể, người dùng dễ dàng chọn ra loại báo cáo chứa những thông tin cần thiết cho mục đích sử dụng cũng như dễ dàng đối chiếu hơn. Điều này có thể hỗ trợ người dùng trong việc quản trị hoạt động kế toán, báo cáo cho giám đốc một cách vô cùng dễ dàng và thuận tiện. 

Bên cạnh đó, chủ Doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập vào app Quickbooks trên điện thoại để đồng thời kiểm tra, quản lý hoạt động thu - chi, dòng tiền với bộ phận kế toán.

Đối với một số công ty có lĩnh vực kinh doanh đặc thù và quan tâm đến nhu cầu theo dõi chi tiết từng dự án, từng khu vực (ví dụ: ngành trading, xây dựng, bất động sản, v.v.), QuickBooks Online hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu theo dõi dự án cho người dùng.

Bên cạnh đó, phần mềm sẽ góp phần hỗ trợ công ty theo dõi và quản lý mức độ hoàn thành của từng dự án một cách tổng quát hơn (ví dụ: những tổ chức phi chính phủ tại Việt Nam sử dụng phần mềm QuickBooks Online để theo dõi chi tiết dòng tiền được phân bổ của các nhà tài trợ đến dự án ở các địa điểm khác nhau). Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ chuẩn bị báo cáo tài chính một cách chuyên nghiệp với mức chi phí tiết kiệm nhất.

QuickBooks Online hoạt động dựa trên các bút toán kép bao gồm 02 phương pháp kế toán: phương pháp dồn tích và phương pháp tiền mặt có thể đáp ứng chuẩn mực kế toán Việt Nam. 

Điều này là để vừa hỗ trợ SMEs trong việc quản lý hoạt động kế toán (thông qua phương pháp dồn tích) mà còn giúp các hộ gia đình/cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ ở Việt Nam (bao gồm nhà hàng, quán ăn, tiệm làm tóc, v.v.) cũng có thể sử dụng phần mềm (thông qua phương pháp tiền mặt).

QuickBooks Online được xây dựng dựa trên nền tảng đám mây, vì vậy phần mềm được đồng bộ hóa với tất cả các dữ liệu tự động trên các thiết bị như máy tính (laptop), điện thoại thông minh (smartphone), máy tính bảng (tablet), và tương thích trên các hệ điều hành Android và iOS. 

Người dùng chỉ cần cài đặt app trên điện thoại và bắt đầu sử dụng khi kết nối mạng internet, điều này giúp người dùng dễ dàng quản lý tình hình tài chính công ty của mình từ xa dù ở bất kỳ đâu và bất kỳ thời gian nào. 

Ngoài ra, ưu điểm này sẽ đảm bảo được tính bền vững cho công ty Việt Nam trong việc lưu trữ thông tin, dữ liệu, lời nhắc thanh toán hóa đơn đến những khách hàng trả chậm. Và cổng thông tin riêng cũng giúp khách hàng dễ dàng hơn trong việc thực hiện thanh toán trực tuyến. 

Chủ Doanh nghiệp cũng có thể truy cập phần mềm trực tiếp thông qua app QuickBooks Online để theo dõi hoạt động thu - chi, tình hình doanh thu - chi phí của công ty một cách dễ dàng, thuận tiện mà không cần chờ đến kỳ xem báo cáo do các nhân viên soạn.

Giao diện của QuickBooks Online cũng là một trong những ưu điểm được người dùng đánh giá tốt với thiết kế bắt mắt, đơn giản và dễ sử dụng. Nhờ vậy, người dùng dù chưa có kiến thức sâu về kế toán vẫn có thể học và sử dụng được, đặc biệt là những kiến thức về kế toán quốc tế. 

Lợi ích này sẽ giúp Doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí khi thuê kế toán viên để theo dõi tình hình doanh thu, chi phí và lên báo cáo tài chính quốc tế của công ty.

Với chức năng đa dạng tiền tệ có trong QuickBooks Online, người dùng có thể chọn quản lý hoạt động thu chi từ hai loại tiền tệ trở lên để dễ dàng cho việc nhận và thanh toán, hỗ trợ xử lý phần chênh lệch tỷ giá, ghi nhận trên báo cáo được chính xác và đáng tin cậy hơn.

Ví dụ: người dùng là chủ Doanh nghiệp của 02 công ty thành lập ở Việt Nam và Singapore. Thông thường các loại tiền tệ được sử dụng trong Doanh nghiệp: USD, VND, SGD nhưng đồng tiền chính để làm báo cáo VND (Home currency). Tính năng này sẽ hỗ trợ xử lý chênh lệch tỷ giá để chuyển đổi phù hợp tất cả các số liệu từ USD, SGD sang VND khi trình bày trên báo cáo. 

Ngoài ra, tính năng này cũng hỗ trợ người dùng dễ dàng theo dõi tình hình dòng tiền lưu chuyển qua lại giữa các công ty, giúp người dùng nhanh chóng đưa ra quyết định chọn công ty nào để giao dịch với khách hàng.

Tính năng Quản lý truy cập (Audit log) của QuickBooks Online cho phép Admin có thể theo dõi những người dùng khác (Users) đã truy cập, bổ sung, điều chỉnh hoặc có thao tác khác trên phần mềm vào thời gian cụ thể nào. 

Đặc biệt, trong trường hợp khi người dùng có công ty là nhiều người đồng sáng lập và kiểm soát, họ có thể dễ dàng kiểm tra và đối chiếu các giao dịch được ghi nhận trên phần mềm. Đây sẽ là tính năng hỗ trợ kiểm toán trong việc đối chiếu kiểm tra tính xác thực của các giao dịch kế toán được ghi nhận.

Tính năng này sẽ cho phép người dùng quản lý hoạt động kinh doanh theo từng khu vực (trong trường hợp Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh) hoặc theo dõi lợi nhuận kiếm được của từng chi nhánh bán hàng hoặc nhân viên bán hàng nhằm hỗ trợ quá trình tính hoa hồng một cách thuận tiện và nhanh chóng hơn.

Trong trường hợp người dùng có nhiều công ty ở nhiều quốc gia khác nhau, phần mềm vẫn có thể hỗ trợ theo dõi riêng doanh thu chi phí và lập báo cáo riêng của từng quốc gia, giúp chủ Doanh nghiệp nhìn thấy rõ hơn tình hình kinh doanh của mỗi công ty. 

Ví dụ: Người dùng có 03 công ty tại Việt Nam, Mỹ, Singapore và muốn theo dõi doanh thu/chi phí/lợi nhuận của từng công ty và tổng của 03 công ty trong một thời gian nhất định. Thông thường, Doanh nghiệp sẽ dùng thao tác là hạch toán 03 công ty ở 03 phần mềm hoặc 03 tài khoản khác nhau - sau đó làm Báo cáo tài chính hợp nhất của cả 03 công ty. Tuy nhiên, phương án này sẽ mất rất nhiều thời gian và tốn kém chi phí khi phải lên Báo cáo tài chính hợp nhất theo phương pháp thủ công là tổng hợp lại báo cáo tài chính của 3 công ty này. Quickbooks Online sẽ là một giải pháp tuyệt vời cho Doanh nghiệp trong trường hợp này với mục đích sử dụng nội bộ và tối ưu hóa quy trình quản lý kế toán cho mình khu vực/chi nhánh.

QuickBooks Online hỗ trợ người dùng sử dụng thử phần mềm lên đến 30 ngày. Do đó, trong trường hợp Doanh nghiệp vẫn chưa biết QuickBooks Online có thực sự phù hợp với Doanh nghiệp của mình thì có thể đăng ký dùng thử ngay với Global Link Asia Consulting.

Mặc dù QuickBooks Online không đòi hỏi nhiều kiến thức kế toán chuyên sâu, nhưng người mới sử dụng sẽ phải mất một khoảng thời gian nhất định để nghiên cứu và sử dụng thành thạo phần mềm. Vì vậy, Global Link Asia Consulting sẽ tư vấn cho Doanh nghiệp khóa học sử dụng phần mềm QuickBooks nhằm giúp Doanh nghiệp rút ngắn được thời gian nghiên cứu.