Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online cho công ty Mỹ

1. Tổng quan về thuế - kế toán Mỹ

1.1 Một vài nét chính về kế toán Mỹ

a. Hệ thống thuế - kế toán tại Mỹ luôn nằm trong top những hệ thống thuế - kế toán phức tạp, bởi trên thực tế Mỹ có 55 bang khác nhau - và mỗi bang sẽ có những quy định về thuế riêng cho từng loại hình doanh nghiệp.

b. Mỹ không sử dụng Chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế (International Financial Reporting Standards (“IFRS”)) mà thay vào đó, sử dụng một hệ thống riêng là Nguyên tắc kế toán chấp nhận chung (Generally Accepted Accounting Principles (“GAAP”)) do Hội đồng tiêu chuẩn kế toán tài chính (“Financial Accounting Standards Board (“FASB”)). Nhìn chung, GAAP cũng khá tương đồng với IFRS. Cụ thể, hệ thống chuẩn mực kế toán GAAP cho phép ghi nhận các sự kiện theo hai phương pháp kế toán sau:

• Ghi nhận theo phương pháp tiền mặt: doanh thu được ghi nhận khi thực tế đã thu tiền, và chi phí được ghi nhận khi thực tế đã chi tiền. Phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp nhỏ, kinh doanh dưới hình thức cá nhân/hộ gia đình.
• Ghi nhận theo phương pháp dồn tích: các khoản doanh thu - chi phí sẽ được ghi nhận ngay tại thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thực thu - thực chi. Phương pháp này được áp dụng rộng rãi cho hầu hết tất cả các loại hình doanh nghiệp.

c. Thông thường, mỗi tiểu bang hoặc liên bang Mỹ sẽ có quy định nộp các loại báo cáo khác nhau tùy theo từng loại hình doanh nghiệp nhất định. Tuy nhiên, sẽ có một số báo cáo sau thường được yêu cầu các doanh nghiệp nộp vào cuối kỳ báo cáo tài chính hàng năm:

• Báo cáo thường niên (Annual Report) - thường thể hiện các thông tin của doanh nghiệp.
• Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet).
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Income Statement).
• 
  Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Cash Flow Statement).

1.2 Những điểm chính trong hệ thống thuế tại Mỹ

• Tùy theo quy định tại  từng tiểu bang mà các công ty thành lập tại Mỹ sẽ phải tuân thủ các nghĩa vụ về thuế tiểu bang và thuế liên bang khác nhau. Quý doanh nghiệp tham khảo thông tin chi tiết về hệ thống thuế liên bang - tiểu bang tại Mỹ. 
• Thuế thu nhập doanh nghiệp ở Mỹ dao động từ 1 - 12% tùy thuộc vào từng tiểu bang. Tương tự, thuế thu nhập cá nhân ở Mỹ dao động từ 10 - 37% cũng tùy thuộc vào từng tiểu bang. 
• Tùy theo loại hình doanh nghiệp mà công ty thành lập tại Mỹ sẽ đóng thuế thu nhập doanh nghiệp hay thuế thu nhập cá nhân, hay đóng cả hai. Cụ thể, nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân tại Mỹ của 03 loại hình công ty phổ biến là như sau: nổi bật trong 06 loại hình công ty kinh doanh.

STT	Loại hình công ty	Định nghĩa	Thuế thu nhập doanh nghiệp	Thuế thu nhập cá nhân
1	Công ty cổ phần nhỏ (Small Corporation)	Là một công ty có cổ phần do một nhóm nhỏ cổ đông sở hữu (theo quy định theo theo Bộ luật doanh thu nội bộ (“Internal Revenue Code”)).	Loại hình kinh doanh này không phải chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.	Nghĩa vụ đóng thuế của từng doanh nghiệp được chuyển lại cho từng cổ đông và từng cổ đông sẽ có nghĩa vụ nộp thuế thông qua tờ khai thuế cá nhân của họ.
2	Công ty cổ phần (C - Corporation)	Là một pháp nhân độc lập với chủ doanh nghiệp.	Loại hình kinh doanh này có chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.	Cổ đông khi rút vốn ra sẽ chịu thêm thuế thu nhập cá nhân.
3	Công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC)	Là một loại hình doanh nghiệp kết hợp giữa loại hình doanh nghiệp công ty cổ phần và doanh nghiệp hợp danh.	Loại hình kinh doanh này doanh nghiệp có thể đóng thuế thu nhập như công ty cổ phần, công ty cổ phần nhỏ hoặc dưới danh nghĩa cá nhân.

• Thuế bán hàng (Sale Tax) - đây là loại thuế đánh dựa trên mức chi tiêu của người dùng cuối cùng. Ở Mỹ, mỗi tiểu bang hay liên bang sẽ có những quy định về mức thuế tiêu thụ khác nhau dao động từ 0% đến 7.3% (ví dụ: California có mức thuế bán hàng là 7.3%, Washington là 6.5%, Oregon và Montana là 0%). 

2. Những tính năng nổi trội của phần mềm kế toán QuickBooks Online

QuickBooks Online là phần mềm kế toán nổi tiếng nhất của công ty Intuit - công ty công nghệ phát triển phần mềm tài chính và kinh doanh của Mỹ. Hiện nay, QuickBooks Online có nhiều phiên bản dành riêng cho từng quốc gia (ví dụ: QuickBooks Online Singapore, QuickBooks Online HongKong, QuickBooks Online Mỹ, v.v...)

Như vậy, QuickBooks Online phiên bản Mỹ được thiết kế dành riêng cho các công ty thành lập tại Mỹ nên hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu của các chủ doanh nghiệp Mỹ về kê khai thuế, ghi nhận các giao dịch, v.v…

Dưới đây là những tính năng nổi bật khiến cho QuickBooks Online trở nên khác biệt:

• Cho phép chọn tiểu bang khi bắt đầu thiết lập tài khoản công ty. Điều này hỗ trợ các chủ doanh nghiệp Mỹ rất nhiều do tài khoản kế toán công ty đã được tự động cập nhật các mức thuế hiện hành, đang được áp dụng tại từng tiểu bang.
• Ghi nhận các giao dịch phát sinh theo một trong hai phương pháp kế toán: phương pháp dồn tích hoặc phương pháp tiền mặt. Tính năng này linh động theo nhu cầu của người dùng, hỗ trợ SMEs trong việc quản lý tình hình tài chính (thông qua phương pháp dồn tích), đồng thời còn giúp các hộ gia đình/cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ cũng có thể sử dụng phần mềm này (thông qua phương pháp tiền mặt).
• Tạo hóa đơn và gửi trực tiếp đến khách hàng ngay trên phần mềm.
• Cung cấp thêm các tính năng khác: chuẩn bị báo giá, tạo đơn đặt hàng nhanh chóng và chuyên nghiệp.
• Phân quyền truy cập với quyền hạn tương ứng cho nhiều người dùng khác nhau.
• Đồng bộ hóa tất cả các dữ liệu tự động trên các thiết bị như máy tính (laptop), điện thoại thông minh (smartphone), máy tính bảng (tablet). Vì vậy, người dùng có thể truy cập trực tuyến với bất kỳ thiết bị nào tại bất cứ nơi đâu.
• Liên kết dữ liệu trong QuickBooks với POS (Point Of Sale), chấp nhận thanh toán thẻ, CRM (Customer Relationship Management) và tài khoản ngân hàng.
• Theo dõi thời gian thanh toán các hóa đơn mua bán.
• Thiết lập tính năng đa tiền tệ, hỗ trợ các doanh nghiệp có từ 02 đồng tiền ngoại tệ trở lên thuận tiện trong quá trình ghi nhận tỷ giá.
• Sở hữu hơn 80 loại báo cáo, hỗ trợ công ty tùy chỉnh báo cáo theo nhu cầu của mình, đáp ứng được tối đa nhu cầu sử dụng báo cáo của người dùng.
• Chức năng tạo dự án (Project) để doanh nghiệp thuận tiện trong việc theo dõi kết quả hoạt động (lãi/lỗ) riêng từng dự án.
• Theo dõi tình hình hoạt động theo từng khu vực hoặc tính hoa hồng cho từng nhân viên bán hàng (Location/ Class).

3. Hướng dẫn sử dụng QuickBooks Online vào hoạt động quản lý thuế - kế toán của công ty Mỹ

3.1. Phần mềm QuickBooks Online hỗ trợ công ty Mỹ chọn tiểu bang khi thiết lập công ty

Đây là tính năng riêng của QuickBooks Online phiên bản Mỹ dành riêng cho các công ty Mỹ. Tại Mỹ có hơn 50 tiểu bang và mỗi tiểu bang sẽ có một mức thuế khác nhau. Khi bắt đầu thiết lập tài khoản cho công ty, QuickBooks Online cho phép chủ doanh nghiệp chọn tiểu bang mà doanh nghiệp đang hoạt động, từ đó đưa ra danh sách các mức thuế hiện hành tại tiểu bang đó để doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc lựa chọn và hạch toán.

3.2. Phần mềm kế toán QuickBooks Online cho phép công ty Mỹ ghi nhận doanh thu chi phí theo một trong hai phương pháp kế toán

QuickBooks Online hoạt động dựa trên các bút toán kép bao gồm 02 phương pháp kế toán để có thể đáp ứng chuẩn mực kế toán Mỹ theo GAAP, bao gồm: Phương pháp dồn tích và phương pháp tiền mặt. Tính năng này giúp doanh nghiệp linh động trong việc ghi nhận kế toán phù hợp với loại hình công ty, dễ dàng theo dõi và quản lý các hoạt động kế toán - tài chính hơn.

3.3. Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Mỹ xuất hóa đơn tự động

QuickBooks Online cho phép người dùng thiết kế mẫu hóa đơn, mẫu email và xuất hóa đơn tự động từ QuickBooks Online đến khách hàng mà không phải tải mẫu hóa đơn về và viết email gửi khách. Ngoài ra, phần mềm cũng giúp doanh nghiệp theo dõi tình trạng thanh toán của khách hàng đối với hóa đơn đó và thiết kế thêm các email nhắc thanh toán (chức năng Reminder).

3.4. Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Mỹ quản lý người truy cập

Tính năng Quản lý truy cập (Audit log) của QuickBooks Online cho phép admin có thể theo dõi các người dùng khác (users) đã truy cập, bổ sung, điều chỉnh hoặc là có thao tác khác trên phần mềm vào thời gian cụ thể nào. 

3.5. Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Mỹ đồng bộ hóa dữ liệu trên các nền tảng khác nhau

QuickBooks Online được xây dựng dựa trên nền tảng đám mây, vì vậy phần mềm được đồng bộ hóa với tất cả các dữ liệu tự động trên các thiết bị như máy tính (laptop), điện thoại thông minh (smartphone), máy tính bảng (tablet). Người dùng chỉ cần cài đặt app trên điện thoại và bắt đầu sử dụng khi kết nối mạng internet, điều này giúp người dùng dễ dàng quản lý tình hình tài chính doanh nghiệp của mình ở bất kỳ đâu và bất kỳ thời gian nào. 

Ngoài ra, ưu điểm này sẽ đảm bảo được tính bền vững cho Quý công ty trong việc lưu trữ thông tin, dữ liệu; tự động gửi hóa đơn, lời nhắc thanh toán hóa đơn đến những khách hàng trả chậm. Và cổng thông tin riêng cũng giúp khách hàng dễ dàng hơn trong việc thực hiện thanh toán trực tuyến.

3.6. Phần mềm kế toán QuickBooks Online có giao diện thân thiện với người dùng

Giao diện của QuickBooks Online cũng là một trong những ưu điểm được người dùng đánh giá tốt với thiết kế bắt mắt, đơn giản và dễ sử dụng. Nhờ vậy, người dùng dù chưa có kiến thức sâu về kế toán vẫn có thể học và sử dụng được, lợi ích này sẽ giúp Quý doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí cho việc thuê kế toán viên để theo dõi tình hình doanh thu, chi phí của công ty.

3.7. Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Mỹ lựa chọn sử dụng đa dạng tiền tệ

Với chức năng đa dạng tiền tệ có trong QuickBooks Online, người dùng có thể chọn quản lý hoạt động thu chi từ hai loại tiền tệ trở lên để dễ dàng cho việc nhận và thanh toán, hỗ trợ xử lý phần chênh lệch tỷ giá, ghi nhận trên báo cáo một cách chính xác và đáng tin cậy hơn.

3.8. Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Mỹ xuất báo cáo nhanh chóng và thuận tiện

Phần mềm kế toán QuickBooks Online sở hữu hơn 80 loại báo cáo. Vì vậy, người dùng có thể chỉnh sửa hiển thị (Customise) những thành phần trong báo cáo đó, nhằm dễ dàng chọn ra loại báo cáo chứa những thông tin cần thiết cho người sử dụng cũng như dễ dàng đối chiếu hơn. Điều này hỗ trợ người dùng trong việc quản trị hoạt động kế toán, báo cáo cho giám đốc một cách vô cùng dễ dàng và thuận tiện. Ngoài ra, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập vào app QuickBooks Online trên điện thoại để đồng thời kiểm tra, quản lý hoạt động thu - chi, dòng tiền ra vào với bộ phận kế toán.

3.9. Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Mỹ tạo và theo dõi các dự án (Project)

Đối với một số doanh nghiệp có lĩnh vực kinh doanh đặc thù và quan tâm đến nhu cầu theo dõi chi tiết từng dự án, từng khu vực (ví dụ: ngành trading, xây dựng, bất động sản, v.v...). Đối với mục đích này, QuickBooks Online hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu theo dõi dự án cho người dùng. Bên cạnh đó, phần mềm sẽ góp phần hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và quản lý mức độ hoàn thành của từng dự án một cách tổng quát hơn.

3.10. Phần mềm kế toán QuickBooks Online cho phép theo dõi tình trạng hoạt động theo từng khu vực và tính hoa hồng cho từng nhân viên bán hàng (Location/ Class)

Tính năng này sẽ cho phép người dùng quản lý hoạt động kinh doanh theo từng khu vực (trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều chi nhánh) hoặc theo dõi lợi nhuận kiếm được của từng chi nhánh bán hàng hoặc nhân viên bán hàng nhằm hỗ trợ quá trình tính hoa hồng một cách thuận tiện và nhanh chóng hơn.

Dùng thử ngay

 

 

QuickBooks Online cho phép người dùng dùng thử phần mềm lên đến 30 ngày. Do đó, trong trường hợp Quý doanh nghiệp chưa biết QuickBooks Online có thực sự phù hợp với doanh nghiệp của mình không thì có thể đăng ký dùng thử ngay với Global Link Asia Consulting tại đây.

Mặc dù QuickBooks Online không đòi hỏi nhiều kiến thức kế toán chuyên sâu, nhưng người mới sử dụng sẽ phải mất một khoảng thời gian nhất định để nghiên cứu và sử dụng thành thạo phần mềm. Vì vậy, Global Link Asia Consulting sẽ tư vấn cho Quý doanh nghiệp các gói dịch vụ hướng dẫn sử dụng phần mềm QuickBooks nhằm giúp Quý doanh nghiệp rút ngắn được thời gian nghiên cứu.

cứu.

Bài viết trên được Global Link Asia Consulting Pte. Ltd biên soạn và đăng trực tiếp vào website https://www.globallinkconsulting.sg/vi/ lần đầu vào ngày 06 tháng 01 năm 2021. Bản quyền thuộc Global Link Asia Consulting Pte. Ltd. Vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức trừ trường hợp được đồng ý bằng văn bản của Global Link Asia Consulting Pte. Ltd.