Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online cho công ty Offshore

1. Có quy định về thuế - kế toán nào tại các quốc gia ưu đãi thuế như BVI, Belize, Seychelles?

Theo quy định tại các quốc gia này, công ty Offshore sẽ không bắt buộc phải nộp các loại báo cáo tài chính hàng năm cho chính phủ. 

Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể chuẩn bị báo cáo tài chính cho mục đích quản trị nội bộ hoặc khi ngân hàng (tại nơi doanh nghiệp mở tài khoản) yêu cầu cung cấp.

Để làm được điều này, công ty Offshore cũng cần bảo quản, lưu trữ tất cả hồ sơ, tài liệu và đảm bảo đầy đủ số lượng để thuận tiện cho việc ghi nhận và theo dõi tình hình và hoạt động tài chính của doanh nghiệp bao gồm:

• Tình hình kinh doanh của doanh nghiệp (lãi/lỗ) dựa trên các số liệu mua - bán hàng hóa, dịch vụ.
• Tình hình tài sản hiện có của doanh nghiệp dựa trên biến động của dòng tiền và các tài sản ngắn hạn/dài hạn khác.
• Tình hình về sức khỏe của doanh nghiệp dựa trên số vốn điều lệ ban đầu và biến động lũy kế đến thời điểm hiện tại.
• Tình hình các khoản nợ phải trả ngắn hạn và dài hạn dựa trên số dư từ bảng cân đối kế toán.

2. Với mục đích sử dụng trên, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kế toán nào?

Tính đến thời điểm hiện tại có đến hơn 3.4 triệu doanh nghiệp vừa và nhỏ trên thế giới sử dụng phần mềm Quickbooks Online. Vậy những tính năng nổi bật gì của phần mềm này khiến các doanh nghiệp tin dùng như vậy:

• Đồng bộ hóa tất cả dữ liệu tự động trên các thiết bị như máy tính, iPad, và Iphone. Vì vậy, người dùng hoàn toàn có thể truy cập trực tuyến với bất kỳ thiết bị nào và tại bất cứ nơi đâu.
• Liên kết dữ liệu QuickBooks Online với POS (Point of Sale), chấp nhận thanh toán thẻ, CRM (Customer Relationship Management), tài khoản ngân hàng.
• Tạo project giúp công ty theo dõi riêng theo từng dự án hoặc từng khu vực cụ thể một cách dễ dàng.
• 
  Cung cấp các tính năng nâng cao: tạo hóa đơn, báo giá và đơn đặt hàng nhanh chóng với logo công ty. Bên cạnh đó, công ty Offshore có thể tùy chỉnh các thông tin khác của hóa đơn sao cho phù hợp theo yêu cầu sử dụng của công ty mình.
• Ghi nhận các sự kiện theo 2 phương pháp kế toán là phương pháp dồn tích và phương pháp tiền mặt. Linh động theo nhu cầu của người sử dụng, hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc quản lý tình hình tài chính của mình (thông qua phương pháp dồn tích), đồng thời còn giúp các hộ gia đình/cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ cũng có thể sử dụng phần mềm này (thông qua phương pháp tiền mặt).
• Có thể quản lý hoạt động thu chi của công ty bằng nhiều loại tiền tệ.
• 
  Theo dõi thời gian thanh toán hóa đơn bán ra và hóa đơn mua vào.
• Sở hữu hơn 80 loại báo cáo, hỗ trợ công ty tùy chỉnh báo cáo theo nhu cầu của mình, đáp ứng được tối đa nhu cầu sử dụng báo cáo của người dùng.
• Phân quyền truy cập với quyền hạn tương ứng cho nhiều người dùng khác nhau.

3. Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online vào hoạt động kế toán của công ty Offshore

QuickBooks Online là một trong các phần mềm kế toán nổi tiếng, một giải pháp hiệu quả dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ vừa dễ dàng quản lý doanh nghiệp của mình, vừa tiết kiệm được khoản chi phí khi phải thuê thêm một kế toán theo dõi. Từ lợi ích thực tiễn như vậy, Global Link Asia Consulting gửi tới quý khách một số hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online nhằm hỗ trợ các công ty Offshore trong việc quản lý tình hình của công ty mình.

3.1. Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Offshore đồng bộ hóa dữ liệu trên các nền tảng khác nhau

QuickBooks Online được xây dựng dựa trên nền tảng đám mây, vì vậy phần mềm được đồng bộ hóa với tất cả dữ liệu tự động trên các thiết bị như máy tính, Ipad, và Iphone. Người dùng chỉ cần cài đặt app trên điện thoại và bắt đầu sử dụng khi kết nối mạng internet, điều này giúp người dùng dễ dàng quản lý tình hình tài chính doanh nghiệp của mình dù ở bất kỳ đâu và bất kỳ thời gian nào. Ngoài ra, ưu điểm này sẽ đảm bảo được tính bền vững cho quý công ty trong việc lưu trữ thông tin, dữ liệu, tự động gửi hóa đơn, lời nhắc thanh toán hóa đơn đến những khách hàng trả chậm, và cổng thông tin riêng cũng giúp khách hàng dễ dàng hơn trong việc thực hiện thanh toán trực tuyến.

3.2. Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Offshore tạo và quản lý các dự án (Project)

Công ty Offshore thường là những công ty chuyên về kinh doanh thương mại (trading), dịch vụ hoặc là đầu tư nước ngoài. Thông thường, các công ty hoạt động trong lĩnh vực này có nhu cầu theo dõi chi tiết từng dự án theo từng khu vực, quốc gia. Đối với mục đích này, QuickBooks Online hoàn toàn có thể đáp ứng được nhu cầu này cho người dùng, phần mềm sẽ góp phần hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và quản lý mức độ hoàn thành của từng dự án một cách tổng quát hơn.

3.3. Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Offshore quản lý đa dạng tiền tệ

Với chức năng đa dạng tiền tệ có trong QuickBooks Online, người dùng có thể chọn quản lý hoạt động thu chi từ 2 loại tiền tệ trở lên để dễ dàng cho việc nhận và thanh toán, hỗ trợ xử lý phần chênh lệch tỷ giá, ghi nhận trên báo cáo một cách chính xác và đáng tin cậy hơn.

3.4. Phần mềm kế toán QuickBooks Online có giao diện thân thiện với người dùng

Giao diện của QuickBooks Online cũng là một trong những ưu điểm được người dùng đánh giá tốt với thiết kế bắt mắt, đơn giản và dễ sử dụng. Nhờ vậy, người dùng dù chưa có kiến thức sâu về kế toán vẫn có thể học và sử dụng được, lợi ích này sẽ giúp Quý doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí cho việc thuê kế toán viên để theo dõi tình hình doanh thu,chi phí của công ty.

3.5. Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Offshore ghi nhận doanh thu chi phí trên cả hai phương pháp kế toán

QuickBooks Online hoạt động dựa trên các bút toán kép bao gồm 2 phương pháp kế toán: phương pháp dồn tích và phương pháp tiền mặt, điều này hỗ trợ chủ doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn nên sử dụng phương pháp ghi nhận nào phù hợp với mô hình công ty Offshore của mình khi mà các công ty này không bắt buộc phải thực hiện theo một chuẩn mực kế toán nào hay bắt buộc phải nộp những báo cáo này cho chính phủ.

3.6. Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Offshore xuất hóa đơn tự động

Đây là một trong những tính năng được rất nhiều người dùng trên thế giới yêu thích - đặc biệt là ở các quốc gia tân tiến như Singapore, Hồng Kông, Mỹ, v.v... vì Quickbooks Online không chỉ cho phép người dùng thiết kế mẫu hóa đơn, mẫu email và xuất tự động hóa đơn trực tiếp đến khách hàng mà còn hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi tính trạng thanh toán của đơn hàng một cách tối ưu nhất.

3.7. Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Offshore xuất báo cáo

Phần mềm kế toán QuickBooks Online sở hữu hơn 80 loại báo cáo. Vì vậy, người dùng có thể chỉnh sửa hiển thị (Customise) những thành phần trong báo cáo đó, dễ dàng chọn ra loại báo cáo chứa những thông tin cần thiết cho người sử dụng cũng như dễ dàng đối chiếu hơn. Điều này hỗ trợ người dùng trong việc quản trị hoạt động kế toán, báo cáo cho giám đốc một cách vô cùng dễ dàng và thuận tiện. Ngoài ra, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập vào app QuickBooks Online trên điện thoại để đồng thời kiểm tra, quản lý hoạt động thu - chi, dòng tiền ra vào với bộ phận kế toán.

3.8. Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Offshore quản lý người truy cập

Tính năng quản lý truy cập (Audit log) của QuickBooks Online cho phép Admin có thể theo dõi những người dùng khác (user) đã truy cập, bổ sung, điều chỉnh hoặc có thao tác khác trên phần mềm vào thời gian cụ thể nào. 

3.9. Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Offshore vay vốn

Tính năng này chỉ dành riêng những người sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online. Cụ thể, tính năng QuickBooks Capital là dịch vụ tự động cung cấp vốn cho các doanh nghiệp sử dụng phần mềm. QuickBooks Online sẽ dựa trên tình trạng tổng quát của doanh nghiệp theo các nghiệp vụ mà doanh nghiệp nhập vào QuickBooks Online, điều này cho phép các doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận các nguồn vốn hơn. 

Đặc biệt, trong trường hợp doanh nghiệp chưa biết đến phần mềm kế toán QuickBooks Online có thực sự phù hợp hay không, QuickBooks Online có hỗ trợ đến người dùng sử dụng thử phần mềm lên đến 30 ngày.

Bài viết trên được Global Link Asia Consulting Pte. Ltd biên soạn và đăng trực tiếp vào website https://www.globallinkconsulting.sg/vi/ lần đầu vào ngày 07 tháng 12 năm 2020. Bản quyền thuộc Global Link Asia Consulting Pte. Ltd. Vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức trừ trường hợp được đồng ý bằng văn bản của Global Link Asia Consulting Pte. Ltd.