huong-dan-su-dung-phan-mem-ke-toan-quickbooks-online-cho-cong-ty-viet-nam

Bộ tài chính vừa phê duyệt việc triển khai áp dụng chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế (IFRS) tại Việt Nam từ năm 2020. Điều này cũng dẫn tới nhiều khó khăn cho các kế toán doanh nghiệp truyền thống trong việc tiếp nhận và áp dụng hệ thống chuẩn mực mới. 

Bài viết dưới đây của Global Link Asia Consulting sẽ giới thiệu đến Quý doanh nghiệp phần mềm kế toán QuickBooks Online - là phần mềm có thể hỗ trợ đơn giản hóa phần nào quy trình tiếp cận IFRS của các công ty Việt Nam. Ngoài ra, QuickBooks Online là phần mềm do công ty Intuit phát triển, được hơn 3.4 triệu doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) trên toàn thế giới tin tưởng lựa chọn sử dụng để ghi nhận các giao dịch và lên báo cáo tài chính.

Nội dung chính

1. Quy định về kế toán tại Việt Nam

2. Quy định về thuế tại Việt Nam

3. Phần mềm kế toán QuickBooks Online có những tính năng nổi bật nào?

4. Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online vào hoạt động quản lý Thuế - Kế toán của công ty Việt Nam

4.1. Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Việt Nam dễ dàng theo dõi và quản lý tình trạng thuế GTGT

4.2. Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Việt Nam xuất báo cáo

4.3. Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Việt Nam tạo và quản lý các dự án (Project)

4.4. Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Việt Nam ghi nhận thu chi trên cả hai bút toán

4.5. Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Việt Nam đồng bộ hóa dữ liệu trên các nền tảng khác nhau

4.6. Phần mềm kế toán QuickBooks Online có giao diện thân thiện với người dùng

4.7. Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Việt Nam quản lý đa dạng tiền tệ

4.8. Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Việt Nam quản lý người truy cập

4.9. Phần mềm kế toán QuickBooks Online cho phép công ty Việt Nam theo dõi tình trạng hoạt động theo từng khu vực và tính hoa hồng cho từng nhân viên bán hàng (Location/Class)

1. Quy định về kế toán tại Việt Nam

a. Tại Việt Nam, hệ thống chuẩn mực kế toán được sử dụng là Chuẩn mực kế toán chung (Vietnam Accounting Standards (“VAS”)) và theo các hướng dẫn của Bộ tài chính trong Thông tư về luật thuế - kế toán. Chuẩn mực này quy định các doanh nghiệp Việt Nam phải ghi nhận các giao dịch kế toán theo phương pháp kế toán dồn tích, nhằm đảm bảo tính phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Theo phương pháp ghi nhận này, các khoản doanh thu – chi phí sẽ được ghi nhận ngay tại thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực thu - thực chi.

b. Vào cuối mỗi kỳ kế toán, các doanh nghiệp Việt Nam phải nộp cho cơ quan Thuế các loại báo cáo tài chính sau:

  • Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet).
  • Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Income Statement).
  • Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Cash Flow Statement).
  • Thuyết minh báo cáo tài chính (Financial Statement).

2. Quy định về thuế tại Việt Nam

a. Nhìn chung, thuế suất thuế giá trị gia tăng (''GTGT'') (Value Added Tax (“VAT”)) tiêu chuẩn của Việt Nam là 10%. Tuy nhiên, với một số ngành nghề kinh doanh nhất định sẽ được áp dụng một mức thuế khác. Ví dụ:

  • Thuế suất GTGT 5%: thực phẩm và đồ uống cơ bản, hàng thiết yếu, thiết bị y tế, sản xuất nông nghiệp và dịch vụ.
  • Thuế suất GTGT 0%: vận tải quốc tế, hàng hóa và dịch vụ xuất khẩu, thiết bị nông nghiệp, thức ăn chăn nuôi, v.v...

b. Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT được khấu trừ toàn bộ. Điều này giúp giảm gánh nặng thuế cho người nộp thuế.

3. Phần mềm kế toán QuickBooks Online có những tính năng nổi bật nào?

Phần mềm kế toán QuickBooks Online hiện đang là một trong những phần mềm được chủ doanh nghiệp trên thế giới lựa chọn sử dụng. Vậy đâu là lý do khiến QuickBooks Online trở nên đặc biệt như vậy?

  • Cung cấp thêm các tính năng: chuẩn bị báo giá, tạo đơn đặt hàng nhanh chóng và chuyên nghiệp. 
  • Phân quyền truy cập với quyền hạn tương ứng cho nhiều người dùng khác nhau.
  • Tạo báo cáo thuế GTGT.
  • Đồng bộ hóa tất cả các dữ liệu tự động trên các thiết bị như máy tính (laptop), điện thoại thông minh (smartphone), và máy tính bảng (tablet). Vì vậy, người dùng hoàn toàn có thể truy cập trực tuyến với bất kỳ thiết bị nào và tại bất cứ nơi đâu.
  • Giao diện người dùng được thiết kế trực quan, tinh tế và thân thiện dễ sử dụng.
  • Liên kết dữ liệu QuickBooks Online với POS (Point Of Sale), chấp nhận thanh toán thẻ, CRM (Customer Relationship Management), tài khoản ngân hàng.
  • Ghi nhận các sự kiện theo 02 phương pháp kế toán: phương pháp dồn tích và phương pháp tiền mặt. Điều này là để vừa hỗ trợ SMEs trong việc quản lý hoạt động kế toán (thông qua phương pháp dồn tích) mà còn giúp các hộ gia đình/cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ cũng có thể sử dụng phần mềm (thông qua phương pháp tiền mặt).
  • Theo dõi thời gian thanh toán hóa đơn bán ra và hóa đơn mua vào.
  • Sở hữu hơn 80 loại báo cáo, hỗ trợ công ty tùy chỉnh báo cáo theo nhu cầu của mình, đáp ứng được tối đa nhu cầu của công ty.
  • Tạo Project giúp công ty theo dõi riêng theo từng dự án/khu vực cụ thể một cách dễ dàng.
  • Có thể quản lý hoạt động thu chi của công ty bằng nhiều loại tiền tệ.
  • Theo dõi tình hình hoạt động theo từng khu vực hoặc cho tính hoa hồng cho từng nhân viên bán hàng (Location/Class).

4. Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online vào hoạt động quản lý Thuế - Kế toán của công ty Việt Nam

QuickBooks Online là một trong các phần mềm kế toán nổi tiếng, giải pháp hiệu quả dành cho SMEs trong việc theo dõi tình hình doanh thu - chi phí hoạt động của công ty, đặc biệt là các công ty có vốn đầu tư nước ngoài hoặc có người quản lý là người nước ngoài, điều này cũng giúp công ty tiết kiệm tối đa chi phí khi phải thuê thêm một kế toán chuyên lên báo cáo tài chính quốc tế. 

Từ những lợi ích thực tiễn như vậy, Global Link Asia Consulting gửi tới Quý doanh nghiệp một số hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online, nhằm hỗ trợ các công ty tại Việt Nam trong tiến trình tiếp cận kế toán quốc tế một cách dễ dàng và thuận tiện hơn. Đồng thời, phần mềm còn hỗ trợ quản lý tình hình dòng tiền lưu chuyển trong công ty của Quý doanh nghiệp.

4.1. Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Việt Nam dễ dàng theo dõi và quản lý tình trạng thuế GTGT

Người dùng có thể áp dụng mức thuế suất phù hợp với sản phẩm của công ty khi xuất hóa đơn cho người mua. Ví dụ: mức thuế GTGT phổ thông ở Việt Nam là 10%, tuy nhiên vẫn có những hàng hóa dịch vụ đặc biệt có thuế GTGT khác mức thuế suất này - chẳng hạn một số trang thiết bị y tế chỉ chịu thuế GTGT 5% hay 0% thì QuickBooks Online cho phép người dùng thiết lập các mức thuế tương ứng để thuận tiện cho công việc ghi nhận các giao dịch của kế toán.

Ngoài ra, người dùng có thể sử dụng chỉnh sửa hiển thị (Customise) để lọc ra các thành phần cần theo dõi trong báo cáo thuế GTGT, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tình hình nộp thuế nhanh chóng và tiện lợi hơn.

4.2. Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Việt Nam xuất báo cáo

Phần mềm kế toán QuickBooks Online sở hữu hơn 80 loại báo cáo chuẩn quốc tế. Đây là tính năng rất phù hợp với: 

  • Các công ty có chủ sở hữu hoặc có vốn đầu tư nước ngoài - cần thường xuyên làm báo cáo chuẩn quốc tế cho trụ sở nước ngoài hay quản lý người nước ngoài đọc.
  • Các công ty Việt Nam đang bắt đầu triển khai hệ thống kế toán theo quy trình chuẩn kế toán quốc tế. 
  • Các startup Việt Nam có nhu cầu làm báo cáo chuẩn quốc tế để kêu gọi vốn đầu tư nước ngoài nhưng không muốn tốn thêm chi phí thuê chuyên gia làm báo cáo.

Đối với tính năng này người dùng sẽ sử dụng báo cáo có trong QuickBooks Online và chỉnh sửa hiển thị (Customise) những thành phần trong báo cáo đó. Cụ thể, người dùng dễ dàng chọn ra loại báo cáo chứa những thông tin cần thiết cho mục đích sử dụng cũng như dễ dàng đối chiếu hơn. Điều này có thể hỗ trợ người dùng trong việc quản trị hoạt động kế toán, báo cáo cho giám đốc một cách vô cùng dễ dàng và thuận tiện. 

Bên cạnh đó, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập vào app Quickbooks trên điện thoại để đồng thời kiểm tra, quản lý hoạt động thu - chi, dòng tiền với bộ phận kế toán.

4.3. Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Việt Nam tạo và quản lý các dự án (Project)

Đối với một số công ty có lĩnh vực kinh doanh đặc thù và quan tâm đến nhu cầu theo dõi chi tiết từng dự án, từng khu vực (ví dụ: ngành trading, xây dựng, bất động sản, v.v...), QuickBooks Online hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu theo dõi dự án cho người dùng.

Bên cạnh đó, phần mềm sẽ góp phần hỗ trợ công ty theo dõi và quản lý mức độ hoàn thành của từng dự án một cách tổng quát hơn (ví dụ: những tổ chức phi chính phủ tại Việt Nam sử dụng phần mềm QuickBooks Online để theo dõi chi tiết dòng tiền được phân bổ của các nhà tài trợ đến dự án ở các địa điểm khác nhau). Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ chuẩn bị báo cáo tài chính một cách chuyên nghiệp với mức chi phí tiết kiệm nhất.

4.4. Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Việt Nam ghi nhận thu chi trên cả hai bút toán 

QuickBooks Online hoạt động dựa trên các bút toán kép bao gồm 02 phương pháp kế toán: phương pháp dồn tích và phương pháp tiền mặt có thể đáp ứng chuẩn mực kế toán Việt Nam. Điều này là để vừa hỗ trợ SMEs trong việc quản lý hoạt động kế toán (thông qua phương pháp dồn tích) mà còn giúp các hộ gia đình/cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ ở Việt Nam (bao gồm nhà hàng, quán ăn, tiệm làm tóc, v.v...) cũng có thể sử dụng phần mềm (thông qua phương pháp tiền mặt).  

4.5. Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Việt Nam đồng bộ hóa dữ liệu trên các nền tảng khác nhau 

QuickBooks Online được xây dựng dựa trên nền tảng đám mây, vì vậy phần mềm được đồng bộ hóa với tất cả các dữ liệu tự động trên các thiết bị như máy tính (laptop), điện thoại thông minh (smartphone), máy tính bảng (tablet), và tương thích trên các hệ điều hành Android và iOS. Người dùng chỉ cần cài đặt app trên điện thoại và bắt đầu sử dụng khi kết nối mạng internet, điều này giúp người dùng dễ dàng quản lý tình hình tài chính công ty của mình từ xa dù ở bất kỳ đâu và bất kỳ thời gian nào. 

Ngoài ra, ưu điểm này sẽ đảm bảo được tính bền vững cho công ty Việt Nam trong việc lưu trữ thông tin, dữ liệu, lời nhắc thanh toán hóa đơn đến những khách hàng trả chậm. Và cổng thông tin riêng cũng giúp khách hàng dễ dàng hơn trong việc thực hiện thanh toán trực tuyến. Chủ doanh nghiệp cũng có thể truy cập phần mềm TRỰC TIẾP thông qua app QuickBooks Online để theo dõi hoạt động thu - chi, tình hình doanh thu - chi phí của công ty một cách dễ dàng, thuận tiện mà không cần chờ đến kỳ xem báo cáo do các nhân viên soạn.

4.6. Phần mềm kế toán QuickBooks Online có giao diện thân thiện với người dùng

Giao diện của QuickBooks Online cũng là một trong những ưu điểm được người dùng đánh giá tốt với thiết kế bắt mắt, đơn giản và dễ sử dụng. Nhờ vậy, người dùng dù chưa có kiến thức sâu về kế toán vẫn có thể học và sử dụng được, đặc biệt là những kiến thức về kế toán quốc tế. Lợi ích này sẽ giúp Quý doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí khi thuê kế toán viên để theo dõi tình hình doanh thu, chi phí và lên báo cáo tài chính quốc tế của công ty.

4.7. Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Việt Nam quản lý đa dạng tiền tệ

Với chức năng đa dạng tiền tệ có trong QuickBooks Online, người dùng có thể chọn quản lý hoạt động thu chi từ hai loại tiền tệ trở lên để dễ dàng cho việc nhận và thanh toán, hỗ trợ xử lý phần chênh lệch tỷ giá, ghi nhận trên báo cáo được chính xác và đáng tin cậy hơn.

Ví dụ: người dùng là chủ doanh nghiệp của 02 công ty thành lập ở Việt Nam và Singapore. Thông thường các loại tiền tệ được sử dụng trong doanh nghiệp: USD, VND, SGD nhưng đồng tiền chính để làm báo cáo VND (Home currency). Tính năng này sẽ hỗ trợ xử lý chênh lệch tỷ giá để chuyển đổi phù hợp tất cả các số liệu từ USD, SGD sang VND khi trình bày trên báo cáo. 

Ngoài ra, tính năng này cũng hỗ trợ người dùng dễ dàng theo dõi tình hình dòng tiền lưu chuyển qua lại giữa các công ty, giúp người dùng nhanh chóng đưa ra quyết định chọn công ty nào để giao dịch với khách hàng.

4.8. Phần mềm kế toán QuickBooks Online hỗ trợ công ty Việt Nam quản lý người truy cập

Tính năng Quản lý truy cập (Audit log) của QuickBooks Online cho phép Admin có thể theo dõi những người dùng khác (Users) đã truy cập, bổ sung, điều chỉnh hoặc có thao tác khác trên phần mềm vào thời gian cụ thể nào. Đặc biệt, trong trường hợp khi người dùng có công ty là nhiều người đồng sáng lập và kiểm soát, họ có thể dễ dàng kiểm tra và đối chiếu các giao dịch được ghi nhận trên phần mềm. Đây sẽ là tính năng hỗ trợ kiểm toán trong việc đối chiếu kiểm tra tính xác thực của các giao dịch kế toán được ghi nhận.

4.9. Phần mềm kế toán QuickBooks Online cho phép công ty Việt Nam theo dõi tình trạng hoạt động theo từng khu vực và tính hoa hồng cho từng nhân viên bán hàng (Location/Class)

Tính năng này sẽ cho phép người dùng quản lý hoạt động kinh doanh theo từng khu vực (trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều chi nhánh) hoặc theo dõi lợi nhuận kiếm được của từng chi nhánh bán hàng hoặc nhân viên bán hàng nhằm hỗ trợ quá trình tính hoa hồng một cách thuận tiện và nhanh chóng hơn.

Trong trường hợp người dùng có nhiều công ty ở nhiều quốc gia khác nhau, phần mềm vẫn có thể hỗ trợ theo dõi riêng doanh thu chi phí và lập báo cáo riêng của từng quốc gia, giúp chủ doanh nghiệp nhìn thấy rõ hơn tình hình kinh doanh của mỗi công ty. 

Ví dụ: Người dùng có 03 công ty tại Việt Nam, Mỹ, Singapore và muốn theo dõi doanh thu/chi phí/lợi nhuận của từng công ty và tổng của 03 công ty trong một thời gian nhất định. Thông thường, Quý doanh nghiệp sẽ dùng thao tác là hạch toán 03 công ty ở 03 phần mềm hoặc 03 tài khoản khác nhau - sau đó làm Báo cáo tài chính hợp nhất của cả 03 công ty. Tuy nhiên, phương án này sẽ mất rất nhiều thời gian và tốn kém chi phí khi phải lên Báo cáo tài chính hợp nhất theo phương pháp thủ công là tổng hợp lại báo cáo tài chính của 3 công ty này. Quickbooks Online sẽ là một giải pháp tuyệt vời cho doanh nghiệp trong trường hợp này với mục đích sử dụng nội bộ và tối ưu hóa quy trình quản lý kế toán cho mình khu vực/chi nhánh.

QuickBooks Online hỗ trợ người dùng sử dụng thử phần mềm lên đến 30 ngày. Do đó, trong trường hợp Quý doanh nghiệp vẫn chưa biết QuickBooks Online có thực sự phù hợp với doanh nghiệp của mình thì có thể đăng ký dùng thử ngay với Global Link Asia Consulting.

Mặc dù QuickBooks Online không đòi hỏi nhiều kiến thức kế toán chuyên sâu, nhưng người mới sử dụng sẽ phải mất một khoảng thời gian nhất định để nghiên cứu và sử dụng thành thạo phần mềm. Vì vậy, Global Link Asia Consulting sẽ tư vấn cho Quý doanh nghiệp các gói dịch vụ hướng dẫn sử dụng phần mềm QuickBooks nhằm giúp Quý doanh nghiệp rút ngắn được thời gian nghiên cứu.

Global Link Asia Consulting - đơn vị tư vấn chuyên giải quyết các bài toán đầu tư, kinh doanh, vận hành khó của doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp quốc tế trong hành trình hội nhập ra thế giới - hoàn toàn có thể hỗ trợ Quý doanh nghiệp giải quyết vấn đề này. Với kiến thức sâu rộng trong các lĩnh vực:

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn, Global Link Asia Consulting tự hào khi đã hỗ trợ nhiều doanh nghiệp từ Start-up đến tập đoàn thuộc top 500 Việt Nam trong quá trình hội nhập quốc tế, đồng thời là đối tác làm việc trực tiếp với nhiều ngân hàng lớn, uy tín như OCBC, DBS, UOB, v.v..., đối tác của các cổng thanh toán quốc tế uy tín như PayPal và nhiều đối tác khác.

Để được hỗ trợ thêm chi tiết về hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online cho công ty Việt Nam, vui lòng liên hệ:

  • Ms. Kaylin:
    • Email: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
    • Phone (Viber/Skype/WhatsApp/Telegram): (+84) 0938 297 637
  • Ms. Emma:
    • Email: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
    • Phone (Viber/Skype/WhatsApp/Telegram): (+84) 937 096 569

Bài viết trên được Global Link Asia Consulting Pte. Ltd. biên soạn và đăng trực tiếp vào website https://www.globallinkconsulting.sg/vi/ lần đầu vào ngày 16 tháng 01 năm 2021. Bản quyền thuộc Global Link Asia Consulting Pte. Ltd. Vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức trừ trường hợp được đồng ý bằng văn bản của Global Link Asia Consulting Pte. Ltd.

 
1660

Liên hệ qua phone

Liên hệ qua email

Liên hệ qua Viber

Liên hệ qua Whatsapp

Liên hệ qua Skype

Liên hệ qua Telegram