Thay đổi đại lý đăng ký (Registered Filing Agent) công ty Singapore: Khi nào nên làm và làm thế nào?

• Công ty hợp danh: phải đăng ký kinh doanh theo Đạo luật Đăng ký Tên Doanh nghiệp năm 2014 (Business Names Registration Act 2014);
• Công ty được thành lập theo Đạo luật Công ty năm 1967 (Companies Act 1967);
• Công ty hợp danh trách nhiệm hữu hạn: đăng ký theo Đạo luật Đối tác Trách nhiệm Hữu hạn năm 2005 (Limited Liability Partnerships Act 2005); hoặc 
• Công ty hợp danh hữu hạn: đăng ký theo Đạo luật Đối tác Hữu hạn năm 2008 (Limited Partnerships Act 2008). 

• Người đăng ký: Phải là “Cá nhân đủ điều kiện” đăng ký và trực tiếp thực hiện hoặc giám sát việc thực hiện giao dịch với Cơ quan đăng ký ACRA.
• Yêu cầu đào tạo: Tất cả nhân viên tham gia trực tiếp vào hoạt động đại lý đăng ký bắt buộc phải hoàn thành khóa đào tạo về Phòng chống rửa tiền/Chống tài trợ khủng bố (AML/CFT) và đạt yêu cầu kiểm tra năng lực định kỳ (ít nhất 2 năm/lần).
• Lịch sử tuân thủ: Tổ chức không được bị cấm hoạt động đại lý đăng ký do vi phạm quy định trong vòng ít nhất 2 năm kể từ ngày bị hủy bỏ đăng ký trước đó.

Cá nhân phải:

• Đạt tiêu chuẩn "cá nhân đủ điều kiện" của ACRA và nộp các tài liệu hỗ trợ cần thiết.
• Là một cá nhân đủ năng lực và phù hợp; và
• Nếu áp dụng, phải ít nhất 2 năm kể từ khi đăng ký Cá nhân đủ điều kiện trước đó của đơn vị/ Doanh nghiệp bị hủy bỏ do bị ACRA xử phạt.

Cá nhân “đủ điều kiện“ phải là: 

• Luật sư và cố vấn của Tòa án Tối cao Singapore
• Kế toán viên công được đăng ký theo Đạo luật Kế toán năm 2004 (Accountants Act 2004); 
• Thành viên của Viện Kế toán Công chứng Singapore (Singapore Chartered Accountants)
• Thành viên của Hiệp hội Kế toán Quốc tế (Chi nhánh Singapore) (Association of International Accountants); 
• Thành viên của Viện Kế toán Công ty, Singapore (Company Accountants, Singapore); 
• Thành viên của Viện Thư ký Công chứng Singapore (Chartered Secretaries Institute of Singapore);
• Đại lý thư ký công ty đủ điều kiện. 

ACRA sẽ từ chối đơn đăng ký đại lý đối với các cá nhân hoặc tổ chức không đáp ứng đầy đủ các tiêu chí sau:

Đối với cá nhân kinh doanh độc lập (chủ sở hữu duy nhất)

• Tiền án: Đã từng bị kết án (tại Singapore hoặc nước ngoài) về các tội danh liên quan đến gian lận, lừa đảo, tham nhũng hoặc các tội phạm khác ảnh hưởng đến sự trung thực, với hình phạt tù ít nhất 3 tháng.
• Phá sản: Đang trong tình trạng phá sản chưa được tòa án giải trừ (tại Singapore hoặc nước ngoài).

Đối với các tổ chức/ Doanh nghiệp

• Thành viên có tiền án: Bất kỳ giám đốc, đối tác hoặc thành viên quản lý nào của tổ chức đã từng bị kết án (tại Singapore hoặc nước ngoài) về các tội danh liên quan đến gian lận hoặc không trung thực, với hình phạt tù ít nhất 3 tháng.
• Thành viên đang phá sản: Bất kỳ giám đốc, đối tác hoặc thành viên quản lý nào của tổ chức đang trong tình trạng phá sản chưa được tòa án giải trừ (tại Singapore hoặc nước ngoài).

Ngoài ra, đơn đăng ký sẽ bị từ chối nếu cá nhân hoặc tổ chức không đáp ứng các tiêu chuẩn về năng lực, uy tín và sự phù hợp với quy định của ACRA. Điều này bao gồm cả trường hợp các giám đốc, đối tác hoặc nhân viên chính của tổ chức không đáp ứng các yêu cầu trên.

Đơn đăng ký sẽ bị từ chối nếu cá nhân hoặc tổ chức đã từng bị hủy bỏ đăng ký đại lý trong vòng 2 năm qua do vi phạm quy định của ACRA và chưa hoàn thành việc nộp phạt.

Khi công ty ngày càng phát triển, nhu cầu cũng thay đổi.

Nếu đại lý cũ không hỗ trợ được những dịch vụ mới (như báo cáo tài chính, tư vấn thuế, hay hỗ trợ quỹ đầu tư, tuyển dụng nhân sự, tư vấn thực tiễn), thì đã đến lúc tìm đơn vị chuyên sâu hơn.

Ví dụ, công ty  có nhu cầu thay đổi về cấu trúc công ty (sáp nhập, hợp nhất), nhưng đại lý hiện tại không thể hỗ trợ, việc tìm kiếm  đại lý mới để xử lý toàn diện các thủ tục với ACRA là điều cần thiết

Chậm trả lời email? Không nhắc công ty hạn nộp báo cáo? Làm việc không chuyên nghiệp? Hễ vấn đề phát sinh là yêu cầu công ty phải thanh toán số tiền lớn hoặc yêu cầu Doanh nghiệp phải trả tiền cho lỗi sai từ phía đơn vị tư vấn.

Những điều nhỏ này ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và tuân thủ pháp lý của công

Global Link Asia Consulting đã hỗ trợ rất nhiều chủ Doanh nghiệp tìm kiếm sự hỗ trợ của chuyên gia Global Link Asia Consulting.

• Có chủ công ty vì thấy chi phí bên kia rẻ hơn các bên nên lựa chọn, để cuối năm phải đóng thêm 6000 SGD tiền phạt vì thiếu đăng ký thư ký công ty
• Có chị chủ cửa hàng thời trang phải nhờ chuyên gia GLAC hỗ trợ làm việc với IRAS khi nhận thông báo không tuân thủ thuế GST với mức phạt hơn 10,000 SFD
• và RẤT NHIỀU TRƯỜNG HỢP TƯƠNG TỰ KỂ TRÊN chỉ vì đơn vị tư vấn ban đầu không đủ chuyên môn để tư vấn trọn vẹn

Có thể Doanh nghiệp từng chọn đại lý vì giá rẻ. Nhưng giờ đây, Doanh nghiệp nhận ra chất lượng đi kèm không tương xứng, và công ty tìm được đơn vị khác cung cấp dịch vụ tương đương với giá hợp lý hơn.

Trước đây Doanh nghiệp dùng địa chỉ nhà riêng (của founder hay bạn bè) làm địa chỉ đăng ký công ty. Giờ họ chuyển đi hoặc Doanh nghiẹp muốn tách bạch rõ ràng, để tránh ván đề pháp lý, kiện cụng vô lý.

Đây là lúc nên dùng dịch vụ từ một Registered Filing Agent chính thức.

• Doanh nghiệp Singapore cần thông báo cho các bên liên quan về việc thay đổi đại lý đăng ký, bao gồm: ngân hàng, đối tác kinh doanh, khách hàng, nhà cung cấp, v.v.
• Cập nhật thông tin về đại lý đăng ký mới trên website của Doanh nghiệp, ấn phẩm, tài liệu quảng cáo, v.v.

• Đại lý đăng ký đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp thành lập tại Singapore hoàn thành các thủ tục thay đổi đại lý đăng ký, tuân thủ luật pháp và đảm bảo quyền lợi của Doanh nghiệp Singapore.
• Doanh nghiệp nên lựa chọn đại lý đăng ký uy tín, có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực hỗ trợ thành lập và hoạt động công ty nước ngoài.
• Nên tham khảo ý kiến của các Doanh nghiệp khác đã từng sử dụng dịch vụ của đại lý đăng ký để có đánh giá khách quan.

• Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ mới để được tư vấn cụ thể về hồ sơ cần thiết cho việc chuyển đổi agent dịch vụ doanh nghiệp Singapore.
• Cung cấp đầy đủ hồ sơ liên quan đến việc đăng ký thành lập công ty Singapore của Doanh nghiệp, bao gồm: Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy phép kinh doanh, báo cáo tài chính, v.v.
• Hợp tác với nhà cung cấp dịch vụ mới để hoàn thiện hồ sơ và chuẩn bị cho quá trình chuyển đổi.

• Thay đổi đại lý đăng ký công ty Singapore cần tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành về đầu tư nước ngoài và hoạt động doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định, bao gồm: Giấy đề nghị thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp, Giấy ủy quyền cho đại lý đăng ký mới, Báo cáo tài chính của Doanh nghiệp, v.v.
• Nộp hồ sơ tại các Cơ quan Chính phủ có thẩm quyền: Cơ quan quản lý kế toán và doanh nghiệp Singapore (Accounting and Corporate Regulatory Authority (“ACRA”)), Cục thuế Singapore (Inland Revenue Authority of Singapore (“IRAS”)), v.v.