GST InvoiceNow: Giải pháp quản lý hóa đơn điện tử cho Doanh nghiệp tại Singapore - 2024

InvoiceNow là hệ thống mạng hóa đơn điện tử của Singapore dựa trên tiêu chuẩn quốc tế Peppol, được giới thiệu bởi Cơ quan phát triển truyền thông Infocomm (Infocomm Media Development Authority (“IMDA”)) vào năm 2019.

InvoiceNow cho phép các Doanh nghiệp ở Singapore dễ dàng gửi và nhận hóa đơn ở định dạng kỹ thuật số. Phương thức lập hóa đơn điện tử này giúp giảm nhu cầu xử lý và ghi chép thủ công hóa đơn trong hệ thống kế toán, giúp Doanh nghiệp tránh được sai sót. 

Giải pháp InvoiceNow là phần mềm tài chính kế toán cho phép truyền hóa đơn giữa các Doanh nghiệp thông qua mạng InvoiceNow. Giải pháp này có thể được mua sẵn hoặc được tùy chỉnh riêng cho từng Doanh nghiệp dưới dạng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) độc quyền.

InvoiceNow sẽ kết nối với Cục thuế Singapore IRAS thông qua điểm truy cập mạng (Access Points). Kết nối này sẽ cho phép InvoiceNow gửi hóa đơn tới IRAS thông qua Giao diện lập trình ứng dụng web (Application Programming Interface (“API”)). Khi Doanh nghiệp kích hoạt tính năng gửi hóa đơn về IRAS, IRAS sẽ nhận được bản sao dữ liệu hóa đơn bất cứ khi nào Doanh nghiệp phát hành hoặc nhận hóa đơn điện tử trên InvoiceNow. 

Để hỗ trợ doanh nghiệp mới thành lập tại Singapore khởi đầu hành trình chuyển đổi số, IMDA đã hợp tác với các nhà cung cấp dịch vụ cung cấp chương trình InvoiceNow Accelerate, cho phép doanh nghiệp sử dụng miễn phí dịch vụ InvoiceNow trong một năm. Bắt đầu từ tháng 4 năm 2024, các Doanh nghiệp mới thành lập đã đăng ký chương trình sẽ được chọn nhà cung cấp dịch vụ InvoiceNow Accelerate ưa thích để sử dụng dịch vụ miễn phí sau khi đăng ký CorpPass.

Các nhóm doanh nghiệp sau đây được miễn trừ áp dụng InvoiceNow để quản lý GST:

• Doanh nghiệp nước ngoài (bao gồm cả nhà cung cấp nước ngoài đã đăng ký theo chế độ Đăng ký Doanh nghiệp Nước ngoài).
• Doanh nghiệp được đăng ký theo chế độ Tự tính thuế (Reverse Charge). 

Lưu ý: Hóa đơn không phát hành qua InvoiceNow (ví dụ: hóa đơn bán hàng qua hệ thống POS) cũng cần ghi vào InvoiceNow và gửi cho IRAS.

• Tự động hóa việc chuẩn bị dữ liệu để gửi tới IRAS, giúp Doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nhân lực;
• Giảm thiểu nguy cơ bị chọn kiểm tra GST từ IRAS;
• Thúc đẩy quá trình hoàn thuế GST nhanh chóng bằng cách giúp IRAS đánh giá mức độ tuân thủ của Doanh nghiệp một cách nhanh chóng và chính xác hơn;
• Hưởng lợi từ các dịch vụ giá trị gia tăng do InvoiceNow cung cấp, giúp dễ dàng tuân thủ thuế. Các dịch vụ này bao gồm: Hỗ trợ tuân thủ thuế GST, báo cáo và phân tích dữ liệu, cập nhật tự động

• Giúp người mua gửi đơn đặt hàng điện tử (e-order) đến nhà cung cấp một cách tự động, không cần sự can thiệp của con người.
• Dữ liệu đơn hàng được lưu trữ trong hệ thống của nhà cung cấp, giúp họ dễ dàng chuyển đổi thành hóa đơn điện tử (e-Invoice) và gửi lại cho người mua qua mạng.
• Tiết kiệm thời gian và công sức nhập liệu cho cả người mua và nhà cung cấp.
• Cải thiện chất lượng dữ liệu, giúp việc khớp hóa đơn và đơn hàng dễ dàng hơn.
• Thúc đẩy quá trình xử lý và thanh toán cho nhà cung cấp nhanh chóng hơn.

• Cho phép người mua gửi thông báo trạng thái về hóa đơn của nhà cung cấp trên hệ thống của họ.
• Giúp nhà cung cấp nắm được tình trạng thanh toán của hóa đơn, giảm thiểu việc theo dõi thủ công và tốn thời gian.
• Nâng cao hiệu quả giao tiếp và phối hợp giữa người mua và nhà cung cấp.
• Góp phần cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

Doanh nghiệp thành lập tại Singapore áp dụng GST InvoiceNow phải truyền dữ liệu hóa đơn cho IRAS đối với các giao dịch sau:

• Cung cấp hàng hóa chịu thuế suất chuẩn (Standard-rated supplies) (Không bao gồm cung cấp tính phí ngược); 
• Cung cấp hàng hóa chịu thuế suất 0% (Zero-rated supplies): xuất khẩu hàng hóa, v.v.
• Mua hàng theo tỷ lệ tiêu chuẩn được khấu trừ thuế đầu vào hoặc sẽ được khấu trừ (không bao gồm mua dịch vụ tính phí ngược): mua nguyên vật liệu sản xuất, v.v. 

Đối với dữ liệu cung cấp tại điểm bán hàng và dữ liệu mua sắm bằng tiền mặt nhỏ, Doanh nghiệp có thể lựa chọn tổng hợp các giao dịch trước khi truyền hóa đơn điện tử cho IRAS.

Dữ liệu hóa đơn phải được truyền cho IRAS sớm nhất vào thời điểm:

• Ngày nộp tờ khai GST liên quan, hoặc
• Ngày đến hạn nộp tờ khai GST liên quan.

Tờ khai GST liên quan có nghĩa là tờ khai GST có kỳ tính toán thuộc về thời điểm cung cấp của hóa đơn được phát hành / ngày được hiển thị trên hóa đơn thuế của nhà cung cấp.

Ví dụ: 

• Ngày 20/03/2026: Công ty A cấp hóa đơn thuế cho Công ty B về việc cung cấp hàng hóa
• Ngày 10/04/2026: Công ty B thanh toán cho Công ty A

Thời gian cung cấp giao dịch: 20/03/2026

• Công ty A nộp tờ khai thuế GST cho kỳ kế toán theo quy định từ ngày 01/01/2026 đến ngày 31/03/2026 vào ngày 20/04/2026.
• Công ty B nộp tờ khai thuế GST cho kỳ kế toán theo quy định từ ngày 01/01/2026 đến ngày 31/03/2026 vào ngày 30/04/2026 (ngày đến hạn nộp tờ khai thuế GST).

Giả sử cả Công ty A và Công ty B đều cần tuân thủ yêu cầu GST InvoiceNow:

• Công ty A: Cần truyền dữ liệu hóa đơn liên quan đến việc cung cấp hàng hóa cho Công ty B thông qua giải pháp InvoiceNow trước ngày 20 tháng 4 năm 2026.
• Công ty B: Cần truyền dữ liệu hóa đơn liên quan đến việc mua hàng từ Công ty A thông qua giải pháp InvoiceNow trước ngày 30 tháng 4 năm 2026, nếu kê khai thuế đầu vào trong kỳ kế toán từ ngày 01/01/2026 đến ngày 31/03/2026.