Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online cho công ty Singapore

1. Tổng quan về hệ thống thuế và kế toán tại Singapore

1.1 Hệ thống kế toán Singapore

Hệ thống chuẩn mực kế toán tại Singapore được biết đến là Chuẩn mực báo cáo tài chính Singapore (Singapore Financial Reporting Standards (“SFRS”)) và được dựa trên Chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế (International Financial Reporting Standards (“IFRS”)). Trong đó, tất cả các công ty có năm tài chính bắt đầu từ sau ngày 01/01/2003 phải  tuân thủ và thực hiện theo SFRS. 

Một số điểm chính cần lưu ý về hệ thống kế toán Singapore là như sau:

• Thứ nhất, các công ty Singapore sẽ ghi nhận các giao dịch và sự kiện theo nguyên tắc kế toán dồn tích, nghĩa là doanh thu/chi phí sẽ được ghi nhận ngay tại thời điểm phát sinh (không căn cứ vào thực thu thực chi của doanh nghiệp). 
• Thứ hai, chính phủ Singapore không yêu cầu tất cả hóa đơn chứng từ của các công ty phải theo một biểu mẫu  nhất định (ngoại trừ một số hợp đồng đặc thù). Bên cạnh đó, Singapore nổi tiếng là một quốc gia điện tử, nên hệ thống thuế Singapore cho phép công ty Singapore sử dụng các hóa đơn điện tử. Như vậy, Quý doanh nghiệp có thể tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu hóa đơn chứng từ điện tử phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty.
• Thứ hai, hằng năm, các công ty Singapore cần nộp một bộ hồ sơ báo cáo tài chính cho chính phủ Singapore bao gồm:

• Một bản báo cáo lãi lỗ
• Một bảng cân đối kế toán
• Một bản báo cáo lưu chuyển tiền tệ
• 
  Một bản thuyết minh tài chính

Để hiểu hơn hơn về hệ thống kế toán Singapore,vui lòng tham khảo thêm tại đây:

• Dịch vụ báo cáo tài chính cho công ty Singapore
• Chuẩn mực kế toán Singapore

1.2 Hệ thống thuế Singapore

• Thứ nhất, Singapore được mệnh danh là một trong những quốc gia “thuận lợi và hỗ trợ trong việc kinh doanh cho các doanh nghiệp nước ngoài” do có hệ thống chính sách thân thiện, rõ ràng, hệ thống thuế ưu đãi và hệ thống khai báo thuế gọn nhẹ cho các công ty thành lập tại đây.

Để hiểu hơn hơn về hệ thống thuế Singapore, vui lòng tham khảo thêm tại đây:

• Hệ thống thuế thu nhập doanh nghiệp tại Singapore
• Hệ thống thuế thu nhập cá nhân tại Singapore
• Các ưu đãi cho công ty Singapore trong thời gian đầu thành lập

• Thứ hai, Singapore có thuế hàng hóa và dịch vụ (Goods and Services Tax (“GST”) được đánh giá là thấp so với nhiều quốc gia trong khu vực (cụ thể là 7%), GST được biết đến là loại thuế gián tiếp đánh dựa trên mức chi tiêu, đây được xem như là một cách để giảm bớt gánh nặng thuế cho các công ty mở tại Singapore. Bên cạnh đó, việc đăng ký thuế GST có hai trường hợp: đăng ký bắt buộc và đăng ký tự nguyện.

Để hiểu hơn hơn về hệ thống thuế Singapore, vui lòng tham khảo thêm tại đây:

• Hệ thống thuế GST tại Singapore

• Thứ ba, hằng năm, các công ty Singapore cần nộp một bộ hồ sơ báo cáo tài chính Cho cơ quan doanh thu nội địa Singapore (IRAS) bao gồm:

• Doanh thu chịu thuế ước tính (ECI – Estimated Chargeable Income). Xem thêm điều kiện để Công ty được miễn nộp báo cáo ECI.
• Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp (Form C/C-S)

2. Phần mềm kế toán QuickBooks Online có những tính năng nổi bật nào?

Hiện nay, phần mềm kế toán Quickbooks đang là một trong những phần mềm kế toán được các công ty Singapore sử dụng nhiều nhất. Vậy đâu là lý do cho việc này?

• Tạo được nhiều hóa đơn và gửi trực tiếp đến khách hàng ngay trên phần mềm.
• Cung cấp các tính năng nâng cao: tạo hóa đơn, báo giá và đơn đặt hàng nhanh chóng với logo công ty. Bên cạnh đó, công ty Singapore có thể tùy chỉnh các thông tin khác của hóa đơn sao cho phù hợp theo yêu cầu sử dụng của công ty mình.
• Phân quyền truy cập với quyền hạn tương ứng cho nhiều người dùng khác nhau.
• Tạo báo cáo thuế hàng hóa và dịch vụ (GST).
• Đồng bộ hóa tất cả các dữ liệu tự động trên các thiết bị như máy tính, iPad, Android và Iphone. Vì vậy, người dùng hoàn toàn có thể truy cập trực tuyến với bất kỳ thiết bị nào và tại bất cứ nơi đâu.
• Liên kết dữ liệu QuickBooks với POS (Point Of Sale), chấp nhận thanh toán thẻ, CRM (Customer Relationship Management), tài khoản ngân hàng.
• Ghi nhận các sự kiện theo 2 phương pháp kế toán là phương pháp dồn tích và phương pháp tiền mặt. Điều này là để vừa hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc quản lý hoạt động kế toán (thông qua sử dụng phương pháp dồn tích) mà còn giúp các hộ gia đình/ cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ cũng có thể sử dụng phần mềm (thông qua sử dụng phương pháp tiền mặt).
• Theo dõi thời gian thanh toán hóa đơn bán ra và hóa đơn mua vào.
• Sở hữu hơn 80 loại báo cáo, hỗ trợ công ty tùy chỉnh báo cáo theo nhu cầu của mình, đáp ứng được tối đa nhu cầu của công ty.
• Tạo Project giúp công ty theo dõi riêng theo từng dự án hoặc từng khu vực cụ thể một cách dễ dàng.
• Có thể quản lý hoạt động thu chi của công ty bằng nhiều loại tiền tệ.
• Ngoài ra, Intuit - công ty mẹ của Quickbooks vừa công bố ra mắt dịch vụ cho vay dành cho doanh nghiệp nhỏ giúp doanh nghiệp có thể có cơ hội tiếp cận nguồn vốn ngay lập tức.

3. Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks vào hoạt động thuế - kế toán của công ty Singapore

QuickBooks Online là một trong các dòng sản phẩm nổi tiếng của Công ty Intuit Singapore. Theo thống kê gần nhất của Công ty Intuit, hiện nay có hơn 3,4 triệu doanh nghiệp vừa và nhỏ trên toàn thế giới sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online. Tại thị trường Singapore, QuickBooks Online và là một giải pháp kế toán hiệu quả cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) và được Tổng cục thuế của Singapore (“IRAS”)  chấp nhận lưu hành tại Singapore.

Từ thực tiễn các quy định về thuế và kế toán tại Singapore cũng như từ kinh nghiệm tư vấn, sử dụng và hướng dẫn sử dụng các công ty Singapore trong việc sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks, Global Link Asia Consulting xin được đưa ra một số hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks nhằm hỗ trợ các công ty Singapore trong việc quản lý hoạt động kế toán và khai báo  thuế với chính phủ Singapore một cách dễ dàng và thuận tiện nhất.

3.1 Phần mềm kế toán QuickBooks hỗ trợ công ty Singapore xuất hóa đơn tự động

Tính năng này được người dùng tại thị trường Singapore đặc biệt yêu thích . Vì theo luật định thì Singapore không yêu cầu các công ty phải tuân theo một  biểu mẫu chung cho hóa đơn chứng từ, mà QuickBooks Online sẽ cho phép người dùng thiết kế mẫu hóa đơn, mẫu email và xuất hóa đơn tự động từ QuickBooks đến khách hàng. Ngoài ra, Quickbooks Online cũng giúp Quý công ty dễ dàng theo dõi tình trạng thanh toán của khách hàng đối với hóa đơn đó.

3.2 Phần mềm kế toán QuickBooks hỗ trợ công ty Singapore dễ dàng đăng ký và cập nhật và quản lý tình trạng thuế hàng hóa và dịch vụ (GST)

Tính năng tính thuế GST của phần mềm kế toán này giúp doanh nghiệp có đăng ký GST dễ dàng theo dõi và cập nhập tình trạng thuế GST của hoạt động kinh doanh hiện tại.

3.3 Phần mềm kế toán QuickBooks hỗ trợ công ty Singapore xuất báo cáo

Phần mềm kế toán QuickBooks Online sở hữu hơn 80 loại báo cáo. Vì vậy, người dùng có thể chỉnh sửa hiển thị (Customise) những thành phần trong báo cáo đó, dễ dàng chọn ra loại báo cáo chứa những thông tin cần thiết cho người sử dụng cũng như dễ dàng đối chiếu hơn.

Điều này có thể hỗ trợ người dùng trong việc quản trị hoạt động kế toán, báo cáo cho giám đốc một cách vô cùng dễ dàng và thuận tiện. Ngoài ra, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập vào app QuickBooks trên điện thoại để đồng thời kiểm tra, quản lý hoạt động thu - chi, dòng tiền với bộ phận kế toán.

3.4 Phần mềm kế toán QuickBooks hỗ trợ công ty Singapore kê khai thuế

Hiện tại, Phần mềm kế toán QuickBooks Online vẫn chưa có liên kết trực tiếp với cổng kê khai - thanh toán thuế của IRAS. Tuy nhiên, hệ thống của QuickBooks đã hỗ trợ doanh nghiệp rất hiệu quả trong việc cập nhật liên tục lợi nhuận ước tính mỗi tháng, mỗi năm. Đồng thời, cổng khai thuế của IRAS lại vô cùng dễ dàng sử dụng, thân thiện với người dùng. Do đó, chủ doanh nghiệp công ty Singapore hoàn toàn có thể dễ dàng kê khai thuế trên cổng thông tin của IRAS với số liệu trích xuất từ phần mềm kế toán QuickBooks.

3.5 Phần mềm kế toán QuickBooks hỗ trợ công ty Singapore tạo và quản lý các dự án (Project)

Đối với một số doanh nghiệp có lĩnh vực kinh doanh đặc thù và  quan tâm đến nhu cầu theo dõi chi tiết từng dự án (ví dụ như ngành xây dựng, bất động sản,v.v...) thì QuickBooks Online hoàn toàn đáp ứng được phần này cho người dùng, phần mềm sẽ góp phần hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và quản lý mức độ hoàn thành của từng dự án một cách tổng quát hơn. 

3.6 Phần mềm kế toán QuickBooks hỗ trợ công ty Singapore ghi nhận thu chi trên cả hai bút toán

QuickBooks Online hoạt động dựa trên các bút toán kép bao gồm 2 phương pháp kế toán: phương pháp dồn tích và phương pháp tiền mặt có thể đáp ứng chuẩn mực kế toán Singapore. Điều này là để vừa hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc quản lý hoạt động kế toán (thông qua sử dụng phương pháp dồn tích) mà còn giúp các hộ gia đình/ cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ ở Singapore (như nhà hàng, quán ăn, tiệm làm tóc, v.v...) cũng có thể sử dụng phần mềm (thông qua sử dụng phương pháp tiền mặt).

3.7 Phần mềm kế toán QuickBooks hỗ trợ công ty Singapore đồng bộ hóa dữ liệu trên các nền tảng khác nhau

QuickBooks Online được xây dựng dựa trên nền tảng đám mây, vì vậy phần mềm được đồng bộ hóa với tất cả các dữ liệu tự động trên các thiết bị như máy tính, Ipad, Android và iPhone. Người dùng chỉ cần cài đặt App trên điện thoại và bắt đầu sử dụng khi kết nối mạng internet, điều này giúp người dùng dễ dàng quản lý tình hình tài chính doanh nghiệp của mình ở bất kỳ đâu và bất kỳ thời gian nào. Ngoài ra, ưu điểm này sẽ đảm bảo được tính bền vững cho Quý công ty trong việc lưu trữ thông tin, dữ liệu, tự động gửi hóa đơn, lời nhắc thanh toán hóa đơn đến những khách hàng trả chậm, và cổng thông tin riêng cũng giúp  khách hàng dễ dàng hơn trong việc thực hiện thanh toán trực tuyến.

3.8 Phần mềm kế toán QuickBooks có giao diện thân thiện với người dùng

Giao diện của QuickBooks Online cũng là một trong những ưu điểm được người dùng đánh giá tốt với thiết kế bắt mắt, đơn giản và dễ sử dụng. Nhờ vậy, người dùng dù chưa có kiến thức sâu về kế toán vẫn có thể học và sử dụng được, lợi ích này sẽ giúp Quý doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí cho việc thuê kế toán viên để theo dõi tình hình doanh thu, chi phí của công ty.

3.9 Phần mềm kế toán QuickBooks hỗ trợ công ty Singapore hỗ trợ quản lý đa dạng tiền tệ

Với chức năng đa dạng tiền tệ có trong QuickBooks Online, người dùng có thể chọn quản lý hoạt động thu chi từ hai loại tiền tệ trở lên để dễ dàng cho việc nhận và thanh toán, hỗ trợ xử lý phần chênh lệch tỷ giá, ghi nhận trên báo cáo được chính xác và đáng tin cậy hơn.

3.10 Phần mềm kế toán QuickBooks hỗ trợ công ty Singapore quản lý người truy cập

Tính năng Quản lý truy cập (Audit log) của QuickBooks Online cho phép admin có thể theo dõi những người dùng khác (users) đã truy cập, bổ sung, điều chỉnh hoặc có thao tác khác trên phần mềm vào thời gian cụ thể nào. Đây cũng là một trong những tính năng khiến các kiểm toán Singapore cũng như IRAS vô cùng tâm đắc với phần mềm.

3.11 Phần mềm kế toán QuickBooks hỗ trợ công ty Singapore vay vốn

Tính năng này chỉ  dành riêng những người sử dụng phần mềm kế toán QuickBooks Online. Cụ thể, tính năng QuickBooks Capital là dịch vụ tự động cung cấp vốn cho các doanh nghiệp sử dụng phần mềm. QuickBooks sẽ dựa trên tình trạng tổng quát của doanh nghiệp theo các nghiệp vụ mà doanh nghiệp nhập vào QuickBooks Online, điều này cho phép các doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận các nguồn vốn hơn. Đặc biệt, trong trường hợp doanh nghiệp chưa biết đến phần mềm kế toán QuickBooks Online có thực sự phù hợp hay không, QuickBooks Online có hỗ trợ đến người dùng sử dụng thử phần mềm lên đến 30 ngày.

Bài viết trên được Global Link Asia Consulting Pte. Ltd biên soạn và đăng trực tiếp vào website https://www.globallinkconsulting.sg/vi/ lần đầu vào ngày 19 tháng 11 năm 2020. Bản quyền thuộc Global Link Asia Consulting. Vui lòng không sao chép dưới mọi hình thức trừ trường hợp được đồng ý bằng văn bản của Global Link Asia Consulting Pte. Ltd.