Làm thế nào để tuyển dụng nhân viên nước ngoài tại Singapore đúng quy định?

Giấy phép lao động Employment Pass (EP) là giấy phép được cấp riêng cho các trường hợp người nước ngoài đủ điều kiện (các nhà quản lý, giám đốc điều hành và chuyên gia người nước ngoài có tay nghề cao) để sống và làm việc tại công ty Singapore.

Quy định của MOM đối với Giấy phép lao động EP (Nguồn: Bộ Nhân Lực Singapore (MOM))

Để đủ điều kiện đăng ký Giấy phép lao động (EP) tại Singapore, người lao động cần đáp ứng các yêu cầu về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc và mức lương tối thiểu theo quy định của Bộ Nhân lực Singapore (MOM).

Hiện nay, ứng viên đăng ký Employment Pass thường phải có mức lương cố định hàng tháng từ 5.600 SGD đối với hầu hết các ngành nghề và từ 10.700 SGD đối với lĩnh vực dịch vụ tài chính.

Ngoài yêu cầu về mức lương, ứng viên cũng cần vượt qua hệ thống đánh giá COMPASS do Bộ Nhân lực Singapore (MOM) áp dụng.

Doanh nghiệp tuyển dụng có trách nhiệm xác minh bằng cấp và chứng chỉ chuyên môn của ứng viên thông qua các đơn vị được MOM công nhận trước khi nộp hồ sơ đăng ký giấy phép lao động.

Giấy phép lao động Employment Pass (EP)

Ví dụ: Một doanh nghiệp nước ngoài thành lập công ty Games Studio tại Singapore và bổ nhiệm giám đốc điều hành sang trực tiếp quản lý hoạt động kinh doanh.

Trong trường hợp này, Employment Pass (EP) là loại giấy phép lao động phù hợp nếu người được bổ nhiệm đáp ứng các điều kiện về mức lương, kinh nghiệm, trình độ chuyên môn và tiêu chí đánh giá của Bộ Nhân lực Singapore (MOM).

Tương tự, nếu cổ đông của công ty đồng thời đảm nhiệm vai trò điều hành hoặc quản lý doanh nghiệp tại Singapore, Cá nhân này cũng có thể đăng ký Employment Pass để sinh sống và làm việc hợp pháp tại Singapore, thay vì chỉ nhập cảnh với mục đích công tác ngắn hạn.

S Pass là loại giấy phép lao động dành cho lao động nước ngoài có tay nghề trung cấp muốn làm việc tại Singapore.

Quy định của MOM đối với Giấy phép lao động S Pass (Nguồn: Bộ Nhân Lực Singapore (MOM))

Loại giấy phép này thường phù hợp với các vị trí kỹ thuật hoặc chuyên môn yêu cầu kinh nghiệm và kỹ năng nhất định nhưng chưa thuộc nhóm chuyên gia hoặc quản lý cấp cao.

Để đủ điều kiện đăng ký S Pass, người lao động cần có:

• Thư mời làm việc từ một doanh nghiệp tại Singapore;
• Đáp ứng mức lương tối thiểu theo quy định của Bộ Nhân lực Singapore (MOM).

Yêu cầu về mức lương tối thiểu là 3.150 SGD/tháng đối với hầu hết các ngành nghề và 3.650 SGD/tháng đối với lĩnh vực dịch vụ tài chính.

Ví dụ: Một kỹ thuật viên 25 tuổi làm việc trong ngành sản xuất, có bằng cao đẳng kỹ thuật, được công ty Singapore trả lương cố định 3,300 SGD/tháng, mức này đã đủ điều kiện đăng ký S Pass.

Ngược lại, nếu ứng viên đó đã 40 tuổi, mức lương yêu cầu có thể lên tới 4,800 SGD/tháng để đáp ứng tiêu chuẩn của MOM

Work Permit là giấy phép lao động phổ thông dành cho người nước ngoài có kỹ năng phổ thông muốn làm việc tại các ngành công nghiệp tại Singapore.

Quy định của MOM đối với Giấy phép lao động Work Permit (Nguồn: Bộ Nhân Lực Singapore (MOM))

Loại giấy phép này chủ yếu phục vụ cho các ngành sản xuất, xây dựng, dịch vụ nhà hàng và khách sạn.

Người lao động đăng ký giấy phép Work Permit chỉ được làm việc cho doanh nghiệp và vị trí được ghi nhận trên giấy phép.

Doanh nghiệp tuyển dụng lao động có giấy phép Work Permit phải thực hiện nhiều nghĩa vụ bổ sung như:

• Mua bảo hiểm y tế bắt buộc;
• Bố trí nơi ở phù hợp;
• Đóng tiền ký quỹ đối với một số nhóm lao động;
• Chi trả chi phí hồi hương khi hợp đồng lao động kết thúc.

Ví dụ: Một Cửa hàng kinh doanh F&B tại Singapore tuyển 5 nhân viên từ Ấn Độ theo diện Work Permit.

Ngoài việc trả lương, cửa hàng phải:

• Mua bảo hiểm y tế cho từng lao động;
• Bố trí ký túc xá đạt chuẩnquy định của MOM;
• Đóng tiền ký quỹ cho mỗi lao động (thường áp dụng với lao động một số quốc gia/ngành nhất định);
• Chi trả chi phí vé máy bay hồi hương khi hợp đồng kết thúc hoặc bị chấm dứt.

Thương hiệu Cara Club Việt Nam mở cửa hàng tại Singapore

ONE Pass là loại giấy phép lao động cao cấp tại Singapore, dành cho nhân tài xuất sắc trên toàn cầu trong các lĩnh vực kinh doanh, khoa học công nghệ, nghiên cứu học thuật, nghệ thuật và thể thao.

Quy định của MOM đối với Giấy phép ONE Pass (Nguồn: Bộ Nhân Lực Singapore (MOM))

Khác với các loại giấy phép khác, ONE Pass không gắn với một doanh nghiệp cụ thể mà cấp cho Cá nhân, cho phép người sở hữu:

• Làm việc đồng thời cho nhiều công ty tại Singapore;
• Tự thành lập, điều hành hoặc đầu tư vào doanh nghiệp riêng;
• Chuyển đổi công việc mà không cần đăng ký cấp phép lao động mới;
• Không bị giới hạn bởi hạn ngạch (quota) hay phải đóng thuế lao động (levy).

Giấy phép có thời hạn lên đến 5 năm và có thể gia hạn.

Để đủ điều kiện đăng ký, ứng viên cần đáp ứng một trong hai tiêu chí:

• Tiêu chí về mức lương: Mức lương cố định tối thiểu 30.000 SGD/tháng trong 12 tháng liên tục gần nhất, làm việc cho công ty có vốn hóa thị trường từ 500 triệu USD hoặc doanh thu hàng năm từ 200 triệu USD trở lên;
• Tiêu chí về thành tích nổi bật: Có đóng góp xuất sắc, được công nhận rộng rãi trong các lĩnh vực nghệ thuật, thể thao, khoa học công nghệ hoặc nghiên cứu học thuật, không cần đáp ứng yêu cầu về lương.

Ví dụ: Một Giám đốc Công nghệ (CTO) người nước ngoài đang làm việc tại một tập đoàn công nghệ đa quốc gia với mức lương cố định 32.000 SGD/tháng, được một công ty tại Singapore mời về làm cố vấn chiến lược kiêm sáng lập startup riêng.

Với ONE Pass, Cá nhân này có thể vừa cố vấn cho công ty Singapore, vừa vận hành startup của mình, mà không cần xin thêm giấy phép lao động khác.

Để được cấp giấy phép lao động và làm việc hợp pháp tại Singapore, người lao động nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện tương ứng với từng loại giấy phép lao động theo quy định của Bộ Nhân lực Singapore (Ministry of Manpower ("MOM").

Một số điều kiện cơ bản bao gồm:

• Hộ chiếu còn hiệu lực;
• Thư mời làm việc từ doanh nghiệp tại Singapore;
• Đáp ứng yêu cầu về trình độ học vấn, chuyên môn hoặc tay nghề theo từng loại giấy phép lao động;
• Có kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí tuyển dụng;
• Đáp ứng yêu cầu về mức lương tối thiểu đối với Employment Pass (EP) hoặc S Pass;
• Đáp ứng các yêu cầu về sức khỏe theo quy định hiện hành;
• Không thuộc các trường hợp bị hạn chế hoặc cấm làm việc tại Singapore theo quy định.

Ngoài các điều kiện chung nêu trên, người lao động còn phải đáp ứng các yêu cầu riêng đối với từng loại giấy phép lao động:

Bên cạnh việc người lao động đáp ứng các điều kiện theo quy định, doanh nghiệp tuyển dụng cũng phải tuân thủ một số yêu cầu của Bộ Nhân lực Singapore (MOM) trước khi được phép sử dụng lao động nước ngoài.

Số lượng người nước ngoài đang làm việc tại Singapore theo từng loại Work Pass từ 2020 - 2025 (Nguồn: MOM)

Các điều kiện có thể khác nhau tùy thuộc vào loại giấy phép lao động mà doanh nghiệp đăng ký, tuy nhiên thường bao gồm:

Khi tuyển dụng lao động nước ngoài, Doanh nghiệp cần tuân thủ quy định về tỷ lệ trần phụ thuộc lao động nước ngoài (DRC) do Bộ Nhân lực Singapore (MOM) ban hành.

DRC là tỷ lệ tối đa lao động nước ngoài mà Doanh nghiệp được phép sử dụng trên tổng số lao động của công ty.

Tỷ lệ này được áp dụng khác nhau tùy thuộc vào từng ngành nghề và được MOM điều chỉnh định kỳ nhằm cân bằng giữa nhu cầu nhân lực quốc tế và việc làm cho lao động địa phương.

Dưới đây là số liệu thống kê chính thức từ MOM, tỷ lệ DRC phổ biến là

Hướng dẫn xác định hạn ngạch tuyển dụng lao động nước ngoài

Nếu tỷ lệ trần phụ thuộc lao động nước ngoài (DRC) đối với ngành dịch vụ là 35%.

Tổng số lao động nước ngoài giữ S Pass và Work Permit mà một Doanh nghiệp trong ngành dịch vụ được phép tuyển dụng sẽ không được vượt quá 35% tổng số nhân sự của doanh nghiệp.

Trong quá trình sử dụng lao động nước ngoài tại Singapore, Hợp đồng lao động không chỉ là văn bản thỏa thuận giữa hai bên mà còn là công cụ pháp lý cốt lõi để Doanh nghiệp đảm bảo tính tuân thủ đối với các quy định của Bộ Nhân lực (MOM).

Dưới đây là các nghĩa vụ chi tiết của Doanh nghiệp đối với hợp đồng lao động khi sử dụng nhân sự nước ngoài:

• Các điều khoản trong hợp đồng lao động phải đáp ứng hoặc cao hơn các tiêu chuẩn tối thiểu được quy định trong Luật Tuyển dụng (Employment Act);
• Doanh nghiệp phải cung cấp Các điều khoản tuyển dụng chính (Key Employment Terms (“KETs”)) cho người lao động;
• Hợp đồng cần quy định rõ vị trí công việc, trách nhiệm, mức lương, thời gian làm việc, thời gian thử việc, chế độ nghỉ phép, quyền lợi và các điều khoản liên quan khác;
• Doanh nghiệp phải trả lương đúng thời hạn và đúng mức lương đã cam kết trong hợp đồng cũng như hồ sơ đăng ký giấy phép lao động;
• Doanh nghiệp cần đảm bảo người lao động được hưởng các quyền lợi tối thiểu theo quy định của Singapore, bao gồm nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ lễ và các chế độ liên quan;
• Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu giữ hợp đồng lao động và các hồ sơ liên quan để phục vụ việc kiểm tra hoặc thanh tra khi cần thiết.

Khi chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thông báo chấm dứt hợp đồng, thanh toán các khoản lương còn tồn đọng và xử lý giấy phép lao động.

Doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện các nghĩa vụ về bảo hiểm theo quy định của Bộ Nhân lực Singapore (MOM). Các yêu cầu này được xây dựng nhằm đảm bảo quyền lợi, sức khỏe và an sinh cho người lao động trong suốt thời gian làm việc.

Nghĩa vụ của Doanh nghiệp đối với hợp đồng lao động

Tùy thuộc vào loại giấy phép lao động, doanh nghiệp cần đóng và duy trì một số loại bảo hiểm bắt buộc như sau:

• Bảo hiểm y tế (Medical Insurance);
• Bảo hiểm y tế (Medical Insurance);
• Bảo hiểm tai nạn lao động;
• Chi trả chi phí bảo hiểm.

Ngoài các nghĩa vụ về bảo hiểm, Doanh nghiệp còn có trách nhiệm đảm bảo người lao động nước ngoài được tiếp cận các chế độ phúc lợi và hỗ trợ y tế theo quy định của Singapore trong suốt thời gian làm việc.

Các quyền lợi về bảo hiểm, chăm sóc sức khỏe và phúc lợi liên quan cần được thể hiện rõ trong hợp đồng lao động hoặc Các điều khoản tuyển dụng chính (KETs)

Các tiêu chuẩn tối thiểu doanh nghiệp và công ty bảo hiểm phải đáp ứng khi mua bảo hiểm y tế cho người lao động (S Pass)

Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ và quản lý hồ sơ lao động theo quy định của Luật Tuyển dụng (Employment Act) và Bộ Nhân lực Singapore (MOM).

Một số hồ sơ quan trọng doanh nghiệp cần lưu giữ bao gồm:

• Hồ sơ nhân sự của người lao động;
• Hợp đồng lao động và Điều khoản tuyển dụng chính (KETs);
• Phiếu lương (Pay Slips);
• Hồ sơ về thời gian làm việc, làm thêm giờ và nghỉ phép;
• Hồ sơ thu nhập và các tài liệu phục vụ nghĩa vụ khai báo thuế.

Đối với Điều khoản tuyển dụng chính (KETs), doanh nghiệp phải cung cấp cho người lao động dưới hình thức bản giấy hoặc bản điện tử trong vòng 14 ngày kể từ ngày bắt đầu làm việc.

Các biểu mẫu thu nhập của nhân viên phải được chuẩn bị trước ngày 01 tháng 03 hằng năm theo quy định hiện hành.

Đối với Chương trình tự động khai báo thu nhập (Auto-Inclusion Scheme ("AIS")), Doanh nghiệp có từ 07 nhân viên trở lên hoặc thuộc diện được IRAS yêu cầu phải thực hiện báo cáo thu nhập của nhân viên thông qua hệ thống điện tử.

Đây là một trong những vi phạm phổ biến và nghiêm trọng nhất.

Theo quy định của Bộ Nhân lực (MOM), toàn bộ chi phí liên quan đến việc tuyển dụng lao động nước ngoài, bao gồm:

• Thuế lao động (Foreign Worker Levy);
• Chi phí đăng ký giấy phép lao động.

Đây là trách nhiệm của doanh nghiệp sử dụng lao động cầm thực hiện khi bắt đầu tuyển dụng nhân sự nước ngoài tại Singapore

Nếu Doanh nghiệp khấu trừ các chi phí này vào lương của người lao động điều này có thể dẫn đến mức phạt lên đến 20.000 SGD và/hoặc các chế tài khác.

Nhiều doanh nghiệp thường hiểu lầm rằng DRC được tính theo số lượng lao động nước ngoài riêng lẻ, nhưng trong khi thực tế DRC được tính dựa trên tổng số lao động trong toàn bộ cơ cấu nhân sự của doanh nghiệp, bao gồm cả lao động địa phương đủ điều kiện.

Doanh nghiệp cũng cần cập nhật đúng mức giới hạn theo từng ngành để không vượt trần khi tuyển thêm nhân sự giữ S Pass hoặc Work Permi.

Đối với các loại giấy phép lao động như Employment Pass (EP) và S Pass, việc xác minh bằng cấp là một yêu cầu quan trọng trong quá trình nộp hồ sơ với Bộ Nhân lực Singapore (MOM).

• Employment Pass (EP): Bằng cấp của ứng viên phải được xác minh thông qua các đối tác được Bộ Nhân lực Singapore (MOM) công nhận trước khi nộp đơn;
• S Pass: Trong trường hợp cơ sở đào tạo không nằm trong danh sách được Bộ Nhân lực Singapore (MOM) công nhận, Doanh nghiệp cần cung cấp bằng chứng xác minh thông qua các nền tảng kiểm tra lý lịch được chấp thuận.

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa Hợp đồng lao động (Contract of Service) và Hợp đồng dịch vụ (Contract for Service).

Chỉ Hợp đồng lao động mới thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Tuyển dụng (Employment Act) và được bảo vệ theo quy định lao động.

Doanh nghiệp có nghĩa vụ cung cấp văn bản Điều khoản tuyển dụng chính (KETs) cho người lao động trong vòng 14 ngày kể từ ngày bắt đầu làm việc.

Nội dung của Điều khoản tuyển dụng chính (KETs) bao gồm các thông tin cơ bản như lương, giờ làm việc, phúc lợi và các điều kiện lao động chính.

Nhiều Doanh nghiệp chỉ tập trung vào việc hủy giấy phép lao động (EP, S Pass) khi nhân sự nghỉ việc mà quên rằng đây là hai thủ tục hoàn toàn độc lập:

• Hủy giấy phép lao động với MOM; và
• Thanh toán thuế (Tax Clearance) với Cơ quan Thuế Singapore (IRAS).

Theo quy định của IRAS, khi một nhân sự nước ngoài (không phải công dân Singapore):

• Thôi việc tại công ty;
• Không gia hạn giấy phép lao động (EP/S Pass) và về nước; hoặc
• Rời khỏi Singapore liên tục hơn 3 tháng (kể cả khi vẫn còn là nhân viên, ví dụ đi công tác/luân chuyển dài hạn);

Doanh nghiệp bắt buộc phải nộp Form IR21 cho IRAS ít nhất 1 tháng trước ngày làm việc cuối cùng hoặc ngày xuất cảnh (tùy thời điểm nào đến trước).

Quy định của MOM đối với thủ tục thanh toán thuế thu nhập (Tax Clearance) (Nguồn: MOM)

Hậu quả nếu bỏ qua bước này:

• Doanh nghiệp có thể bị phạt lên đến 5.000 SGD nếu nộp trễ hoặc không nộp Form IR21;
• Nếu doanh nghiệp đã giải ngân hết lương/thưởng cho người lao động trước khi có xác nhận từ IRAS, doanh nghiệp có thể phải chịu trách nhiệm thay cho khoản thuế chưa nộp của người lao động đó;
• Người lao động có thể gặp khó khăn khi xuất cảnh nếu nghĩa vụ thuế chưa được giải quyết dứt điểm.

Khi Doanh nghiệp đưa ra quyết định chấm dứt hợp đồng lao động đối với người lao động Doanh nghiệp cần thực hiện các nghĩa vụ sau:

• Hủy thẻ lao động đúng thời hạn: Doanh nghiệp phải thực hiện việc hủy giấy phép lao động trong vòng 01 tuần kể từ ngày làm việc cuối cùng của người lao động;
• Chi phí hồi hương: Nhà tuyển dụng có trách nhiệm chi trả toàn bộ chi phí đưa người lao động về nước, bao gồm vé máy bay và hành lý ký gửi.